El flujo de trabajo de las pruebas de impresión, fase por fase

Un flujo de trabajo de pruebas de impresión fiable lleva cada trabajo por seis fases: comprobación preliminar, generación de la prueba, revisión interna, revisión del cliente, registro de la aprobación y envío a producción, con un responsable claro y un control en cada paso. Lo interesante no son las fases, sino los controles. Un trabajo que pasa de una fase a otra por una suposición, y no por una condición cumplida, es la vía por la que un cambio sin aprobar o una versión obsoleta acaba en la máquina.

El flujo de trabajo de un vistazo

Fase 1: haz la comprobación preliminar del archivo

En la comprobación preliminar (preflight), el trabajo se deja listo para imprenta antes de que nadie mire una prueba. Se revisan el sangrado, la resolución, las fuentes, la composición del color, la sobreimpresión y el troquel, porque una prueba hecha a partir de un archivo defectuoso mostrará fielmente un producto defectuoso. El control es sencillo: el archivo supera la comprobación preliminar o no avanza. Detectar aquí que falta el sangrado cuesta un mensaje; detectarlo después de la aprobación cuesta una reimpresión.

Fase 2: genera la prueba

La generación de la prueba convierte el archivo listo para imprenta en algo que una persona puede revisar, y le pone un número de versión. La decisión importante en esta fase es la fidelidad con que la prueba representa el producto terminado. Una prueba plana es rápida, pero obliga al cliente a imaginar pliegues, acabados y forma; una prueba que muestra el objeto real elimina esas conjeturas. Uses la que uses, la marca de versión es lo que evita confusiones tres rondas después.

Fase 3: revisión interna antes de que la vea el cliente

La revisión interna consiste en que otra persona coteje el trabajo con las especificaciones y es el control de calidad más barato que tienes. A quien preparó el archivo le resulta más difícil detectar sus propias omisiones. Una revisión breve y estructurada para comprobar que el trabajo coincide con el pedido, hecha por alguien que no sea el autor del archivo, detecta los errores que de otro modo llegarían al cliente y costarían una ronda. Saltarse esta fase no ahorra tiempo: traslada el error a una fase posterior, donde cuesta más.

Fase 4: haz llegar la prueba a quien decide de verdad

La revisión del cliente solo funciona si la prueba llega a la persona que decide de verdad. El fallo más habitual del flujo de trabajo no es una mala prueba; es una buena prueba aprobada por alguien sin autoridad, cuyo superior reacciona después ante el producto terminado. Deja claro quién da el visto bueno y dale una prueba que pueda entender de verdad, porque la aprobación de alguien que no entendió lo que estaba aprobando es el eslabón más débil de la cadena.

Fase 5: deja constancia de la aprobación

Al registrar la aprobación, el visto bueno deja de ser un recuerdo y pasa a ser un registro. Ese registro debe responder más adelante a tres preguntas: quién aprobó, qué versión y cuándo. Una prueba revisada y aprobada en un sistema que guarda esos datos vale mucho más en una disputa que un “el PDF estaba en el correo”. Consulta cómo documentar el visto bueno del cliente para saber qué contiene un registro duradero.

Fase 6: envía a producción la versión aprobada

El envío a producción tiene un control en el que es fácil equivocarse: el archivo que va a máquina debe ser exactamente la versión aprobada. Los cambios “pequeños” de última hora, después del visto bueno, son la razón por la que un trabajo bien aprobado acaba saliendo mal. Si hace falta un cambio después de la aprobación, vuelve a entrar en el flujo de trabajo; no se cuela de camino a la máquina.

Dónde pierde tiempo y dinero el flujo de trabajo

Dos fugas causan la mayor parte del daño. La primera son las rondas que genera una prueba que no podía responder por sí sola a una pregunta, de modo que el cliente tuvo que preguntar y esperar. La segunda son los controles que se saltan por la presión de los plazos, que llevan los errores más adelante, donde salen más caros. Cuenta rondas, no días, mantén los controles y el flujo de trabajo se ajusta solo. La calculadora de costo de reimpresión pone cifra a lo que cuestan esas fugas.

Lecturas relacionadas

Para la parte del cliente en el mismo trabajo, consulta el proceso de aprobación de diseños; para la parte de preimpresión, las pruebas de preimpresión, explicadas. Complementa esta guía con la lista de comprobación para aprobar pruebas de impresión, cómo la aprobación del diseño evita reimpresiones y cómo reducir las reimpresiones. Sobre el producto, consulta software de aprobación de diseños y visto bueno del cliente al diseño. Crea una cuenta gratuita de Proofscene para agregar una prueba 3D a la fase de revisión del cliente.