Plantilla de formulario de aprobación de diseño
Un formulario de aprobación de diseño gratuito que completas en esta página y luego imprimes o guardas como PDF. Recoge el trabajo, la versión exacta de la prueba, las especificaciones, los cambios, la decisión del cliente y su firma, y también lo tienes como PDF editable en blanco y como archivo de Word.
¿Qué es un formulario de aprobación de diseño?
Un formulario de aprobación de diseño (también llamado formato de aprobación de diseño) es el registro de una página que firma el cliente para confirmar que una prueba concreta es correcta y que el trabajo se puede producir. Identifica el trabajo y la versión de la prueba, repite las especificaciones que el cliente acepta, enumera los cambios y termina con una decisión, un nombre, un cargo, una fecha y una firma. Cuando semanas después se cuestiona una entrega, responde a lo primero que todos preguntan: ¿qué aprobó exactamente?
El formulario de arriba sigue ese orden. Complétalo e imprímelo, o guárdalo como PDF y envíalo por correo; también puedes descargar el PDF editable en blanco o el archivo de Word (A4; versiones en tamaño carta: PDF, Word) y ponerle tu propio membrete. Para ver qué lugar ocupa el formulario en el conjunto del trabajo, del briefing al envío a producción, consulta el proceso de aprobación de diseños.
Cómo usarlo con una prueba
- 01
Completa los datos del trabajo
Tu empresa, el cliente, el número de trabajo y las especificaciones de tu presupuesto, antes de que salga la prueba.
- 02
Envíalo con la prueba
Guarda el formulario como PDF y envíalo con la prueba, o con el enlace a la prueba 3D, en el mismo mensaje.
- 03
Recíbelo firmado
Quien aprueba anota los cambios, marca una decisión, lo firma, le pone la fecha y lo devuelve antes de la producción.
- 04
Archívalo con la prueba
Anota cuándo lo recibes y quién envía el trabajo a producción, y guarda el formulario junto a esa versión exacta de la prueba.
¿Qué disputa resuelve cada campo?
Cada campo responde a una pregunta que surge cuando se discute un trabajo entregado.
| Campo | Qué resuelve |
|---|---|
| Tu empresa y el cliente | Entre quiénes es el acuerdo, algo importante cuando un revendedor, una agencia o un segundo proveedor está en medio del trabajo. |
| Número de trabajo | Vincula la firma a un pedido concreto de tu sistema, para que no pueda interpretarse como la aprobación de una repetición del pedido o de un trabajo relacionado. |
| Versión y fecha de la prueba | Suele ser la primera pregunta en una disputa: ¿qué prueba aprobó el cliente? La versión 3 del 4 de noviembre no es la versión 2 del 1 de noviembre. |
| Artículo, cantidad y fecha de entrega | Lo que se factura y se envía, y la fecha en la que se basa la planificación. Un cambio después del visto bueno puede mover esa fecha, y el formulario muestra cuándo se acordó. |
| Tamaño final | El tamaño final, escrito en cifras. “Es más pequeño de lo que esperaba” tiene respuesta cuando el tamaño figura en la página que firmó el cliente. |
| Soporte o material | El grosor y el material son lo que peor transmite una prueba plana. Escribir “PVC blanco, 1,3 mm” o “couché seda de 350 g/m²” en el formulario deja constancia del soporte exacto acordado con el cliente. |
| Colores | CMYK o referencias Pantone concretas. El formulario deja constancia exacta de los colores especificados. |
| Acabados | Foil, UV selectivo, laminado, un aro de llavero o un relieve, y dónde va cada uno. Los acabados son caros de rehacer y fáciles de recordar mal. |
| Enlace de prueba 3D | Apunta exactamente al modelo que el cliente giró en pantalla, para que más adelante puedas volver a abrir lo que vio. |
| Cambios solicitados | Un cambio por línea, anotado antes de la decisión. Así, “aprobado con cambios” significa esta lista y nada más. |
| Decisión | Tres casillas en lugar de una frase que alguien tendrá que interpretar después. “Está bien, ¿quizá un poco más oscuro?” no es ni un sí ni un no. |
| Nombre, cargo, fecha y firma de quien aprueba | Demuestra que la persona tenía autoridad para aprobar y cuándo lo hizo. Un buzón compartido o “el cliente” no lo demuestran. |
| Uso interno | Cuándo volvió el formulario firmado, quién lo revisó y cuándo se envió el trabajo a producción, para tener toda la cronología en una sola página si se cuestiona la fecha de impresión. |
Antes de enviar el formulario, repasa la parte de preimpresión con la lista de comprobación para aprobar pruebas: el formulario recoge la decisión del cliente, y la lista de comprobación garantiza que la prueba estaba lista para recibirla.
Un ejemplo práctico: 1.000 llaveros, versión 3 de la prueba
Así queda el formulario completado para un pedido pequeño de llaveros de PVC, tal como lo devuelve el cliente.
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Tu empresa / cliente | Example Print Co. / Example Coffee Ltd |
| Número de trabajo | 26-0418 |
| Artículo / cantidad / entrega | Llavero de PVC con orificio para el aro / 1.000 / 2026-11-27 |
| Tamaño final | 50,0 x 30,0 mm, esquinas redondeadas de 2,0 mm |
| Soporte / material | PVC blanco, 1,3 mm |
| Colores / acabados | CMYK por las dos caras / laminado de alto brillo por las dos caras, aro de llavero plateado |
| Prueba | v3, 2026-11-04, tuempresa.proofscene.com/P26000418 |
| Cambios solicitados | 1. Reverso: “Abierto todos los días 7-6” debe decir “Abierto todos los días 7-7”. 2. Anverso: mover el logo 1 mm a la derecha, lejos del orificio para el aro. |
| Decisión | Aprobado con los cambios indicados arriba |
| Quien aprueba / cargo / fecha | Nombre de la persona responsable de marketing del cliente / Responsable de marketing / 2026-11-05 |
| Uso interno | Recibido el 2026-11-05, revisado por preimpresión, enviado a producción el 2026-11-06 |
Los dos cambios son pequeños y están descritos con todo detalle, así que la imprenta puede hacerlos y enviar el trabajo a producción sin una cuarta prueba, pero solo porque están por escrito. El segundo cambio muestra por qué importa la lista: “mover el logo 1 mm a la derecha” es un cambio de maquetación, y algunas imprentas envían una prueba nueva ante cualquier cambio de maquetación y reservan “aprobado con cambios” para las correcciones de texto. Define tu criterio una vez y escríbelo en el texto de aprobación.
El tamaño y el orificio de este ejemplo son los de la plantilla de llaveros gratuita, que muestra dónde va el orificio para el aro y cuánto se extiende el diseño más allá del corte.
Respuesta por correo o formulario firmado: ¿cuál pedir?
Pide lo que tus condiciones de venta consideren válido y asegúrate de que, en cualquier caso, recoja los mismos datos.
| Lo que muestra el registro | Un correo de “todo bien” | Un formulario de aprobación firmado |
|---|---|---|
| Qué prueba se aprobó | A menudo “la última”, o un adjunto de varias respuestas atrás | Versión y fecha de la prueba, y el enlace revisado |
| Qué se acordó | Rara vez se repite | Tamaño, soporte, colores, acabados y cantidad, en la página que se firma |
| Cambios | Mezclados en la respuesta, a veces después de un “adelante” | Uno por línea, antes de la decisión |
| La decisión | Una frase que hay que interpretar | Una casilla marcada entre tres |
| Quién y cuándo | La dirección del remitente y la hora de envío | Nombre, cargo, fecha y firma, además de la fecha de recepción |
Una regla práctica: acepta un correo en los trabajos repetidos y pide el formulario firmado en los trabajos nuevos, las tiradas grandes y todo lo que lleve acabados caros. Tus condiciones y la legislación del lugar donde operas deciden cuál cuenta como aprobación vinculante, así que indica tu método en tus condiciones. Para conservar el registro una vez que lo tienes, consulta cómo documentar el visto bueno del cliente y el visto bueno del cliente al diseño.
Por qué el formulario tiene un campo para el enlace de la prueba 3D
Una prueba plana pide al cliente que imagine la pieza terminada: dónde va el aro, cómo refleja la luz el foil, cómo se ve el reverso cuando se da la vuelta al llavero o a la tarjeta. Los clientes valoran mejor esas cosas cuando pueden dar la vuelta al producto ellos mismos, y la aprobación del formulario vale lo que el cliente entendió al firmarlo.
Proofscene convierte la hoja de prueba en PDF que ya preparas en una prueba 3D interactiva, publicada en un enlace con tu marca. Puedes ver si se ha abierto el enlace y marcarlo como Aprobado en tu biblioteca de pruebas cuando vuelva el formulario firmado, y el enlace sigue mostrando el modelo que revisó el cliente hasta que publiques una actualización, así que el enlace anotado en el formulario siempre apunta a lo que vio.
El cliente da el visto bueno respondiendo o con este formulario, y tú marcas el enlace de la prueba 3D como Aprobado. Puedes empezar gratis con 5 pruebas 3D sin costo, y más cada mes.
Preguntas sobre los formularios de aprobación de diseño
Respuestas cortas y directas a lo que más nos preguntan. Si la tuya no está, pregúntanos.
Pregúntanos lo que quieras¿Hay una versión en Word de este formulario de aprobación de diseño?
Sí. Descarga el .docx en A4 o en tamaño carta. Tiene los mismos campos que el PDF, y sus tres casillas de decisión se marcan con un clic en Word. Agrega tu logo, adapta el texto de aprobación a tus condiciones de venta y guárdalo como tu propia plantilla.
¿Puede mi cliente completar el PDF en pantalla?
Sí. El PDF en blanco tiene campos de formulario, así que el cliente puede escribir en él con Adobe Acrobat Reader o con el visor de PDF del navegador, marcar una decisión y guardarlo. Lo firma a mano después de imprimirlo, o con la herramienta de firma de su lector de PDF, y te lo devuelve.
¿Qué diferencia hay entre “aprobado tal cual” y “aprobado con cambios”?
“Aprobado tal cual” significa producir exactamente la prueba indicada en el formulario. “Aprobado con cambios” significa producirla una vez hechos los cambios de la lista, sin otra prueba. Reserva esa casilla para correcciones pequeñas y bien descritas, como una errata; para cualquier cosa que cambie la maquetación, el tamaño o un color, es más seguro marcar “no aprobado: enviar una prueba nueva”.
¿Lo que escribo se guarda o se envía a algún sitio?
Nada de lo que escribes se envía a Proofscene. Con “Recordar los datos en este navegador” marcado, el formulario se guarda en el almacenamiento propio de este navegador para que no se pierda al recargar la página; si lo desmarcas o usas Borrar todo, se elimina.
¿Cómo hace Proofscene el seguimiento de la aprobación?
En un enlace de prueba de Proofscene ves si el cliente lo ha abierto y cuántas veces, y lo marcas como Aprobado en tu biblioteca de pruebas cuando da el visto bueno. El cliente responde, o firma un formulario como este, y el formulario es el registro que conservas.
¿Necesito un formulario nuevo para cada ronda de pruebas?
Sí. Completa un formulario por cada versión de la prueba. Una firma en la versión 2 no dice nada de la versión 3, y por eso la versión y la fecha de la prueba aparecen en la parte superior del formulario.
Contenido relacionado: el proceso de aprobación de diseños, paso a paso, la guía con la lista de comprobación para aprobar pruebas de impresión, la lista de comprobación interactiva para aprobar pruebas, el visto bueno del cliente al diseño y cómo documentar el visto bueno del cliente.
¿Te resulta útil esta herramienta?
Pon en el formulario una prueba que tu cliente pueda girar
Crea una cuenta gratuita, sube una hoja de prueba y envía hoy mismo a tu cliente una prueba 3D interactiva en tu propio enlace con tu marca.
Cuenta gratuita · Sin tarjeta de crédito · Hecho por gente de imprenta