Checklist de aprobación de pruebas de impresión

Antes de enviar cualquier trabajo a producción, verifica seis cosas por orden: la identificación del trabajo y la versión de la prueba, el diseño y los textos, la preparación técnica de preimpresión, la especificación del color, los acabados y la construcción, y el registro de aprobación. Revísalas en ese orden: cada fase da por resuelta la anterior, y revisar los textos de una prueba que resulta ser la versión equivocada es un esfuerzo perdido.

1. Identificación del trabajo y versión

1. El número de trabajo y el nombre del cliente coinciden con el pedido.
2. La versión de la prueba es la vigente, y queda claro que todas las versiones anteriores están sustituidas.
3. La cantidad de la prueba coincide con la cantidad pedida, incluida cualquier tirada de más o de menos acordada.
4. Están todos los componentes de un trabajo con varias partes: cada SKU, tamaño, idioma y variante.
5. La fecha y la dirección de entrega son correctas, y la entrega es viable si el trabajo sale ahora a producción.

2. Diseño y textos

1. Se muestran todas las superficies impresas: anverso, reverso, todos los paneles y las caras interiores si se imprimen.
2. Los textos se han leído enteros y cotejado con el original aprobado, y lo ha hecho alguien que no los maquetó.
3. Los nombres, cargos, direcciones, teléfonos, correos y direcciones web están actualizados.
4. Los precios, fechas, tamaños, pesos y volúmenes son correctos y coherentes entre paneles.
5. Los logos son las versiones aprobadas vigentes, con el área de respeto y el tamaño mínimo correctos.
6. Los textos legales, normativos y de certificación están presentes, completos y en la posición requerida.
7. Los códigos de barras y los códigos QR son correctos y se pueden escanear, con zona de silencio y contraste suficientes.
8. Los campos variables o personalizados aparecen como marcadores de posición y la fuente de datos está confirmada.

3. Preimpresión técnica

1. Todas las imágenes tienen resolución suficiente al tamaño final de reproducción.
2. Hay sangrado en todos los bordes de corte, con la medida requerida.
3. Ningún texto ni elemento crítico invade el margen de seguridad.
4. Las fuentes están incrustadas o convertidas a contornos, y no hay ninguna fuente sustituida.
5. El espacio de color es el correcto para el proceso: sin restos de RGB ni canales de tinta plana no previstos.
6. El negro enriquecido y el negro de registro se usan correctamente; el texto pequeño no va en cuatricromía.
7. Los ajustes de sobreimpresión y calado (knockout) son intencionados, sobre todo en los elementos blancos y claros.
8. El trapping (reventado) es adecuado para el proceso y el soporte.
9. La cobertura total de tinta está dentro de los límites del material y la máquina.
10. Las líneas de troquel, hendido y perforación son correctas, van en su propia capa y están configuradas para no imprimirse.

4. Color

1. La composición de tintas se indica de forma explícita: colores de cuatricromía, tintas planas con su referencia Pantone, incluida la variante C o U (estucado o no estucado), y cualquier tinta especial.
2. Las tintas planas que se van a convertir a cuatricromía están identificadas, y el cliente está informado.
3. Cuando el color exacto de marca importa, se ha entregado y firmado una prueba contractual o una muestra física.
4. Cada color de la prueba figura con sus valores CMYK o su número Pantone, y hay una prueba contractual programada para todo color de marca que deba coincidir con exactitud.
5. Antes de la aprobación, se ha anotado en la prueba cómo reproducen cada color el soporte y el proceso.

5. Acabados y construcción

1. El soporte, el gramaje y la dirección de la fibra están confirmados y disponibles.
2. El tipo de recubrimiento o laminado y las caras que lo llevan están especificados.
3. Las zonas de barniz UV selectivo, foil, relieve y bajorrelieve se muestran con su cobertura exacta, no solo anotadas.
4. El registro entre la impresión y los acabados especiales está comprobado allí donde se combinan.
5. El plegado, el pegado y el montaje están revisados en una vista montada, no solo en plano.
6. Los elementos especiales están confirmados: ventanas, insertos, cintas, imanes, perforaciones y precintos.
7. El embalaje y el formato de entrega están acordados.

6. El registro de aprobación

1. La aprobación es de una persona identificada y con autoridad, no de un “el cliente” anónimo.
2. La aprobación está vinculada a una versión concreta de la prueba, recuperable y sin cambios.
3. La aprobación tiene fecha y hora.
4. El alcance de la aprobación está indicado: lo que cubre y, de forma explícita, lo que no.
5. Todos los cambios solicitados se han aplicado con una prueba nueva o se han retirado formalmente.
6. El registro está guardado con el trabajo, donde cualquiera que lo necesite pueda encontrarlo.

El control final antes de producción

Queda un último paso, y es el que las imprentas más se saltan cuando aprieta el plazo: confirmar que el archivo que va a plancha, a máquina o a salida es exactamente el archivo aprobado. Comprueba el nombre del archivo, la fecha y hora de modificación y la marca de versión. Si se hizo algún cambio después del visto bueno (aunque sea “mínimo”), haz una prueba nueva o deja constancia explícita de que el cliente aprobó ese cambio concreto. Todas las comprobaciones anteriores dependen de que esta se cumpla.

Cómo usar esta lista de comprobación en una imprenta

Repártela por funciones en lugar de que una sola persona la recorra de principio a fin. El equipo de preimpresión se encarga de las secciones 3 y 5; atención al cliente, de la 1 y la 6; y el propio cliente, de la 2 y de las decisiones de color de la 4. Después, haz que una persona realice el control final antes de producción como un acto aparte y deliberado, no como parte de la preparación de los archivos. Separar “preparar” de “enviar a producción” es un pequeño cambio estructural que detecta una cantidad sorprendente de errores de última hora.

Lecturas relacionadas

Usa esta lista junto con qué debe incluir una hoja de prueba, cómo aprobar diseños de packaging online y cómo documentar el visto bueno del cliente. Para entender el porqué, consulta cómo la aprobación del diseño evita reimpresiones.