印刷校正の流れを、段階ごとに

信頼できる印刷校正の流れでは、案件がプリフライト、校正の作成、社内確認、お客様の確認、承認の記録、本番への送り出しの6段階を進み、各段階にはっきりした担当者と関門があります。大切なのは段階そのものではなく、関門です。条件を満たしたかどうかを確認せず、思い込みで案件を次の段階へ進めると、未承認の変更や古い版が印刷機にかかってしまいます。

流れの全体像

第1段階：ファイルのプリフライト

プリフライトは、誰かが校正を見る前に、案件を入稿用として整える段階です。塗り足し、解像度、フォント、色の構成、オーバープリント、展開図を確認します。不備のあるファイルから作った校正は、不備のある製品を忠実に映し出してしまうからです。関門は単純で、ファイルがプリフライトを通過しなければ先に進みません。塗り足しの不足をここで見つければメッセージ1通で済みますが、承認後に見つければ刷り直しになります。

第2段階：校正の作成

校正の作成では、入稿用データを人が確認できる形にし、版数を明記します。この段階で重要なのは、校正が完成品をどれだけ忠実に再現するかという判断です。平面の校正は早く作れますが、折り、加工、形をお客様に想像してもらう必要があります。実物を見せる校正なら、その推測は不要になります。どちらを使う場合も、3回やり取りしたあとの混乱を防ぐのは、版数の明記です。

第3段階：お客様に見せる前の社内確認

社内確認は、別の人が仕様と照らし合わせて確認する工程であり、もっとも低コストで品質を確かめられる関門です。ファイルを作った本人は、自分の見落としにいちばん気づきにくい立場にいます。ファイルの作成者以外の人が、注文内容と照らし合わせて決まった手順で手短に確認すれば、そのままお客様に届いてやり取りを1回増やしていたはずのミスを見つけられます。この段階を省いても時間の節約にはならず、ミスを後工程に持ち越して、対処のコストを増やすだけです。

第4段階：本当の決裁者に校正を届ける

お客様の確認がうまくいくのは、実際に決める人に校正が届いたときだけです。流れの中でもっとも多い失敗は、出来の悪い校正ではありません。出来のよい校正を権限のない人が承認し、その上司が完成品を見て初めて反応する、というケースです。誰が校了するのかをはっきりさせ、その人が本当に理解できる校正を渡してください。何を承認しているのかを理解しないまま出された承認は、流れの中でもっとも弱い部分だからです。

第5段階：承認を記録として残す

承認の記録は、校了を記憶ではなく記録にする段階です。記録は、あとで3つの問いに答えられるものでなければなりません。誰が、どの版を、いつ承認したかです。これらの事実を記録するシステムで確認・承認された校正は、トラブルになったとき、「⁠PDFはメールで送りました」よりはるかに大きな価値を持ちます。長く残る記録に何を含めるべきかは、お客様の校了を記録に残す方法をご覧ください。

第6段階：承認された版を本番に送る

本番への送り出しには、間違えやすい関門が1つあります。印刷に回すファイルは、承認された版とまったく同じでなければなりません。正しく承認された案件でも、校了後の「ちょっとした」変更のせいで、仕上がりに問題が出ます。承認後に変更が必要になったら、その変更は流れに乗せ直します。印刷機に向かう途中でこっそり紛れ込ませてはいけません。

時間とお金が漏れる場所

損失の大半は、2つの漏れから生じます。1つ目は、校正が自ら疑問に答えられず、お客様が質問して待たなければならなかったために増えたやり取りです。2つ目は、締め切りに追われて省いた関門で、ミスをもっとも高くつく下流へ送ってしまいます。日数ではなくやり取りの回数を数え、関門を守れば、流れは自然と引き締まります。刷り直しコスト計算なら、こうした漏れの損失を金額で示せます。

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同じ仕事をお客様の側から見るなら校正承認の流れを、プリプレスの側から見るならプリプレスでの校正を解説をご覧ください。印刷校正の承認チェックリスト、校正の承認で刷り直しを防ぐ方法、刷り直しを減らす方法もあわせてどうぞ。製品について詳しくは、校正・承認ソフトとお客様の校了をご覧ください。Proofsceneの無料アカウントを作成すれば、お客様の確認の段階に3D校正（印刷物の仕上がりを3Dで確認できる校正）を加えられます。