確認紀錄應該告訴您的六件事
不是為了吵贏，而是為了避免爭吵。在極少數真的發生爭議的情況下，清楚的紀錄能讓對話很快結束。
誰確認的
做決定的人，要寫明姓名與職務，而不是「客戶」或「設計公司的某個人」。
何時確認的
為決定附上時間戳記，即使大家早已忘了那一週發生什麼事，事件的先後順序依然清清楚楚。
看的是哪個版本
確認當下連結上顯示的版本。這正是大多數電子郵件確認無法提供的欄位。
實際呈現了什麼
客戶審閱的規格與 3D 產品，與決定一起留存，而不是事後才描述。
附帶的條件
「確認，但條碼要移動 3 mm」和「確認」是不同的決定。附條件的確認，要把條件一併記錄下來。
拿得出來的紀錄
印件交貨六個月後遭到質疑時，您能立即調出並寄出的紀錄，不必再從郵件往來中拼湊。
讓確認悄悄失去意義的六種情況
每一種都很常見、出發點也是好的，而且這週就正在各家印刷廠上演。
- 轉寄的附件
- 採購把第二輪轉寄給同事，同事卻針對第一輪回覆「沒問題」，而沒有人注意到他們當時看的是哪個檔案。
- 口頭同意
- 在電話裡確認，只記在某人腦中，從來沒寫下來。再常見不過，卻完全無從證明。
- 模稜兩可的回覆
- 「看起來不錯」：這是直接確認，還是以週二討論的那項修改為前提的確認？雙方的記憶各不相同。
- 沉默的確認
- 期限一過，生產部門就當作客戶同意了，而客戶根本從沒打開那封電子郵件。
- 確認人不對
- 資淺的專案協調人員確認了品牌商還沒看過的品牌設計稿。交貨後，才由有決定權的人提出異議。
- 沒有紀錄的修改
- 最後一刻在電話中談定的修改上機印刷了，卻從未反映到打樣上，結果確認紀錄與印出來的印件對不上。
讓確認站得住腳的四個習慣
要求明確的決定
確認、附修改條件確認，或不予確認。絕不要把沉默、一個讚，或沒有抱怨當成確認。
讓客戶看產品，而不只是頁面
客戶旋轉過產品、看過背面，才算真正審閱過。這讓確認不只留有紀錄，也更公平。
事先講好誰能確認
在報價階段就確定這個客戶由誰負責確認設計稿，並把打樣寄給那個人。
確認時重申範圍
色彩依據、客戶提供的設計稿，以及確認後若要修改如何處理：都寫在 PDF 樣稿與打樣電子郵件中，讓客戶看得到。
若需要打樣連結以外的簽名紀錄，請使用免費的設計稿確認單範本。
最好的保障，是客戶真正看過
人們很容易把確認當成法律上的例行手續：拿到同意、歸檔、繼續下一件。這種心態留下的紀錄，形式上站得住腳，客戶卻覺得被擺了一道；對想在明年繼續合作的供應商來說，這樣得不償失。
更穩固的立場，是讓客戶在審閱時，合理來說不可能誤解。當一個人翻轉過產品、看過背面、看過燙金在光線下的表現，還放大看過法律文字，他的確認才有意義。這對客戶更公平，對您也更有保障，因為日後沒有什麼好爭論的。
這就是為什麼 Proofscene 把產品呈現在確認人眼前，而不只是把文書作業管得更嚴。把 3D 連結和打樣一起寄出，查看連結是否已開啟、開啟了幾次，並在客戶確認後標示為「已確認」：在您發布更新之前，連結會持續顯示客戶審閱的內容。
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記錄與捍衛確認結果的實用指南。
什麼是客戶設計稿確認？
客戶設計稿確認，是客戶正式接受打樣、授權依此生產的那一刻。確認要有價值，紀錄就必須顯示誰確認、何時確認，以及當時看的是哪個版本的設計稿。
為什麼電子郵件確認有風險？
電子郵件無法證明確認人當時開的是哪個檔案。郵件串會分岔、附件會一再轉寄，一封寫著「沒問題」的回覆，回的可能是更早的一輪。交貨的印件發生糾紛時，正是這種模糊讓您得負擔重印。
怎樣的確認紀錄才站得住腳？
四件事缺一不可：身分明確的確認人、時間戳記、對方看到的特定版本，以及明確的決定，而不是從沉默推斷出的結果。少了任何一項，您就只能仰賴彼此的善意，而善意通常都靠得住，直到某件印件例外為止。
電子確認和親筆簽名一樣有效嗎？
這取決於適用法律、您的合約，以及您的流程所保留的證據。至少要記錄確認人身分、時間戳記、特定版本與明確的決定，並針對您營業所在的司法管轄區，請人審閱您自己的條款與作業流程。
應該由誰確認設計稿？
有權代表客戶決定這筆支出的人。在報價階段就談好。很大一部分的事後異議，都來自有決定權的人在交貨後才第一次看到印件。
客戶確認後又想修改怎麼辦？
那就是新的一輪，也應該當作新的一輪處理：修改設計稿、重新生成打樣，再取得一次新的確認。確認後才套用的口頭修改，最容易讓確認的內容與印出來的成品脫節。
3D 確認涵蓋哪些範圍？
客戶在成品上看得到的一切：設計位置、正反兩面、材質、燙金、立體局部上光、表面處理與摺線，全都針對同一個確切版本確認。