お客様の校了
校了の
校了の記録で明らかにすべき6つのこと
言い
誰が承認したか
「クライアント」や「制作会社の誰か」ではなく、判断した人の氏名と役職。
いつ承認したか
判断に日時を記録しておけば、その週のことを誰もが忘れたずっと後でも、出来事の順序がはっきりわかります。
どの版を見たか
承認した時点でリンクに公開されていた版。メールでの承認の多くでは示せない項目です。
実際に何を見せたか
お客様が確認した仕様と3Dの製品。後から説明するのではなく、判断と一緒に保管します。
付いていた条件
「承認、でもバーコードを3mm動かして」は、「承認」とは別の判断です。条件付きの承認では、その条件も記録します。
すぐに提示できること
納品から6か月後に問題を指摘されても、メールのやり取りを掘り起こさずに、すぐに取り出して送れる記録。
校了がいつの間にか意味を失う6つのパターン
どれも
- 転送された
添付ファイル - 発注者が
再校を 同僚に 転送し、 その 同僚が 初校に 「問題ありません」と 返信します。 どの ファイルを 見ていたのか、 誰も 気づきません。 - 口頭での
OK - 電話で
承認を もらい、 誰かの 頭の 中にだけ 残って、 書き留められないまま。 よく ある ことですが、 あとから 裏付ける すべが まったく ありません。 - あいまいな
返信 - 「いいですね」は
承認なのか、 それとも 火曜日に 話した 修正を 前提に した 承認なのか。 双方の 記憶が 食い 違います。 - 沈黙に
よる 承認 - 締め切りが
過ぎ、 製造側は 同意した ものとみなします。 ところが お客様は、 そもそも メールを 開いていませんでした。 - 承認者の
間違い - ブランド
オーナーが まだ 見ていない ブランドの デザインを、 若手の 担当者が 承認してしまいます。 異議は 納品後に、 権限の ある 人から 届きます。 - 記録されない
変更 - 電話で
合意した 直前の 修正が、 印刷には 反映されても 校正には 反映されません。 承認の 記録と 刷り 上がりが 一致しなくなります。
校了を確かなものにする4つの習慣
明確な判断を求める
「承認」「修正条件付き承認」「不承認」のいずれかを明示します。沈黙や「いいね」の絵文字、苦情がないことを、校了とみなしてはいけません。
ページではなく、製品を見せる
製品を回して背面まで見たお客様は、本当に確認したと言えます。だからこそ、その承認は記録に残るだけでなく、公平なものになります。
承認の権限を一度確認する
見積もりの段階で、その取引先のデザインを承認できるのは誰かを決めておき、校正はその人に送ります。
校了の時点で範囲を改めて伝える
色の基準、お客様支給のデザインデータ、承認後の変更の扱い。これらを、お客様が読む校正PDFと校正メールに明記します。
校正リンクとは別に署名入りの記録を残すなら、無料の校了確認書のテンプレートをお使いください。
いちばんの備えは、お客様が本当に見ていること
校了を法的な形式として扱いたくなるものです。OKをもらい、保存して、次へ進む。そうした考え方では、記録としては有効でも、お客様は不意打ちを受けたと感じます。来年も取引を続けたいサプライヤーにとっては、割に合わない結果です。
より確かなのは、お客様が読み違えようのない確認です。製品を裏返し、背面を見て、箔の光り方を確かめ、法定表示を拡大して読んだ人の承認には意味があります。お客様にとってより公平で、自社にとってもはるかに確かです。後から争う余地がないからです。
だからこそProofsceneは、書類の手続きを厳しくするだけでなく、製品そのものを承認者の目の前に示します。校正と一緒に3Dのリンクを送り、開かれたかどうか、何回開かれたかを確認し、お客様が校了したら「承認済み」にします。更新を公開するまで、リンクにはお客様が確認した内容がそのまま表示されます。
関連ページ
承認を記録し、守るための実践的なガイド。
お客様の校了とは？
お客様の校了とは、お客様が校正を受け入れ、それに沿った製造を正式に承認する瞬間です。校了に価値があるのは、誰が、いつ、どの版のデザインを見て承認したかが記録に残っているときです。
メールでの承認はなぜ危ういのですか？
メールでは、承認者がどのファイルを開いていたかを示せません。スレッドは枝分かれし、添付ファイルは転送され、「問題ありません」という返信が前の回の校正への返事ということもあります。納品した案件でトラブルになったとき、刷り直しの負担につながるのは、このあいまいさです。
根拠として通用する校了の記録とは？
4つがそろっていることです。特定された承認者、日時、見せた具体的な版、そして沈黙からの推測ではない明確な判断。どれかが欠ければ、相手の善意に頼ることになります。善意はたいてい通用しますが、それも通用しない案件に当たるまでの話です。
電子的な校了は、署名と同じ効力がありますか？
判断の基準になるのは、適用される法律、契約、そして業務の流れの中で残している記録です。最低限、承認者、日時、具体的な版、明確な判断を特定し、事業を行う国や地域に合わせて、自社の規約と業務の流れを専門家に確認してもらいましょう。
デザインの校了は誰が行うべきですか？
お客様側で、その支出を決める権限を持つ人です。見積もりの段階で合意しておきましょう。後から出る異議の多くは、権限のある人が納品後にはじめて案件を目にしたことから生じます。
お客様が承認した後で変更を希望したら？
それは新しい校正の回であり、そのように扱うべきです。デザインを修正し、校正を作り直し、改めて承認をもらいます。校了後に口頭での修正を反映することは、承認した内容と印刷した内容のつながりを断ち切るいちばんの近道です。
3D校正での校了は、何を対象にしますか？
完成品でお客様が目にできるものすべてです。デザインの配置、両面、素材、箔、UV厚盛り、ラミネート、折りを、1つの正確な版に対して校了します。