签样记录应能告诉您的六件事
目的不是赢得争论，而是避免争论。即使偶尔出现分歧，清晰的记录也能让沟通很快结束。
谁确认的
作出决定的那个人，写明姓名和职务，而不是“客户”或“设计公司的某个人”。
何时确认的
决定附有时间戳，即使很久以后大家都忘了那一周发生了什么，事情的先后顺序依然一清二楚。
看到的是哪个版本
确认那一刻链接上显示的修改版本。这正是大多数邮件确认拿不出来的信息。
实际展示了什么
客户审阅过的规格和 3D 产品，与决定保存在一起，而不是事后再去描述。
附加了哪些条件
“确认，但条形码移动 3 mm”和“确认”是两个不同的决定。对于附条件的确认，应把所附条件明确记录下来。
随时拿得出来的记录
交付的订单在六个月后受到质疑时，您能直接调出并发送的记录，不必再去拼凑邮件往来。
签样悄然失效的六种情况
每一种都再平常不过，出发点也都是好的，而且这周就在各家印刷厂里发生。
- 被转发的附件
- 采购方把第二轮转发给同事，同事却对第一轮回复了“可以”，谁也没注意到对方当时看的是哪个文件。
- 口头答应
- 电话里给了确认，有人记在脑子里，却从未落笔。再常见不过，却完全无从查证。
- 含糊的回复
- “看着不错”：这算确认，还是以周二讨论的修改为前提的确认？双方的记忆各不相同。
- 沉默即确认
- 截止时间一过，生产部门就默认客户同意了，而客户根本没打开过那封邮件。
- 签字人不对
- 一名初级协调员确认了品牌方还没看过的品牌设计稿。交货之后，真正有决定权的人才提出异议。
- 未记录的修改
- 电话里谈定的临时修改上机印刷了，却从未反映到样稿上，于是确认记录和印好的订单对不上了。
让签样站得住脚的四个习惯
要求明确的决定
确认、附修改意见确认，或不确认。永远不要把沉默、一个点赞表情或没有提出异议当作签样。
展示产品，而不是页面
客户转动过产品、看过背面，才算真正审阅过。这样的确认既有记录可查，也对双方公平。
提前明确决定权
在报价阶段就明确谁有权代表客户确认设计稿，然后把样稿发给这个人。
签样时重申确认范围
颜色基准、客户自供的设计稿，以及确认后的修改如何处理：都写在 PDF 样稿和样稿邮件里，写在客户会读到的地方。
如需在样稿链接之外留一份签字记录，可以使用免费的设计稿确认单模板。
最好的保障，是客户真正看过
人们很容易把签样当作一道法律手续：拿到确认，归档，继续下一单。这种心态换来的记录，形式上站得住脚，客户却会觉得被摆了一道。对一家明年还想留住这个客户的供应商来说，这样做并不划算。
更稳固的立场，是一次客户几乎不可能误读的审阅。当对方翻看过产品、看过背面、见过烫金的效果、放大看过法律文字，他们的确认才真正有分量。这对客户更公平，对您也稳妥得多，因为日后没有什么可争的。
所以，Proofscene 把产品呈现在确认人面前，而不只是把相关书面手续做得更严密。随样稿一起发送 3D 链接，查看它是否被打开、打开了多少次，客户签样后把链接标记为“已确认”：在您发布更新之前，链接会一直显示客户审阅过的内容。
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关于如何记录确认结果、让确认在争议中站得住脚的实用指南。
什么是客户签样？
客户签样，是客户正式认可样稿、并授权按样稿投产的那一刻。只有记录能说明谁确认的、何时确认的、看的是设计稿的哪个版本，签样才有价值。
为什么邮件确认有风险？
邮件无法证实确认人当时打开的是哪个文件。邮件往来会分叉，附件会被转发，一句“可以”回复的可能是更早的一轮。交付的订单出现纠纷时，正是这种含糊让您为重印买单。
什么样的签样记录站得住脚？
四项缺一不可：身份明确的确认人、时间戳、对方看到的具体版本，以及明确的决定，而不是从沉默中推断出的结论。少了任何一项，您就只能依赖对方的善意，而善意通常管用，直到某个订单不再管用为止。
电子签样和亲笔签字一样有效吗？
这取决于适用法律、您的合同以及您的流程所保留的证据。至少要记录确认人身份、时间戳、具体版本和明确的决定，并针对您开展业务的司法辖区，审核自己的条款和工作流程。
设计稿应该由谁签样？
由有权代表客户决定这笔开支的人签样。在报价阶段就把这一点谈定。很多迟来的异议，都来自有决定权的人在交货后才第一次看到订单。
客户确认后又想修改怎么办？
那就是新的一轮，应该按新一轮来处理：修改设计稿，重新生成样稿，再取得一次新的确认。签样后按口头修改直接改动，是让确认内容与印刷成品脱节的最快方式。
3D 签样涵盖哪些内容？
客户在成品上能看到的一切：图案位置、正反面、材质、烫金、立体 UV、层压和折叠，全部针对一个确切的版本签样。