Proses persetujuan desain, langkah demi langkah

Proses persetujuan desain adalah jalur yang disepakati untuk sebuah desain, dari proof cetak pertama hingga file yang sudah disetujui dan boleh dicetak oleh percetakan: satu pemberi persetujuan yang ditunjuk, proof lengkap dari satu versi tertentu, masukan yang dihimpun menjadi satu, keputusan yang tercatat, dan file yang sudah disetujui lalu dibekukan. Jika salah satunya tidak ada, pesanan memerlukan putaran revisi tambahan sebelum dicetak atau memicu sengketa sesudahnya.

Panduan ini membahas proses tersebut dari sudut pandang kedua pihak: pemesan cetak yang menyetujui desain, serta percetakan atau pemasok yang meminta persetujuan. Untuk tahap prepress internal percetakan, lihat alur kerja proofing cetak; untuk catatannya sendiri, lihat cara mendokumentasikan persetujuan pelanggan.

Apa saja langkah dalam proses persetujuan desain?

Delapan langkah ini mencakup hampir semua pekerjaan cetak, dari kartu nama hingga kotak karton lipat. Pesanan kecil bisa melewatinya dalam satu jam; kemasan yang rumit bisa memakan waktu seminggu, tetapi urutannya tidak berubah.

Siapa saja yang perlu terlibat dalam persetujuan desain?

Peninjau dan pemberi persetujuan adalah dua peran yang berbeda, dan proses ini baru berjalan jika perbedaan itu disepakati sebelum proof pertama. Rekan dari bagian merek, legal, produk, dan regulasi bisa ikut meninjau desain, tetapi satu orang yang ditunjuk memegang keputusan akhir dan berwenang mengonfirmasi pesanan. Di pihak pemasok, account manager bertanggung jawab atas pengiriman proof dan catatannya, sedangkan prepress bertanggung jawab atas akurasi file.

Kegagalan yang paling umum adalah persetujuan dari orang yang salah: koordinator pemasaran menyetujui, lalu brand manager melihat hasil cetaknya dan menolaknya. Menunjuk pemberi persetujuan sejak awal, lalu mengirim proof kepada orang itu, mencegah sebagian besar sengketa semacam ini.

Apa yang harus ditampilkan proof sebelum ada yang menyetujuinya?

Proof harus menjawab pertanyaan peninjau agar tidak perlu ditanyakan lagi lewat email. Dalam praktiknya, proof perlu memuat:

• setiap sisi atau panel produk, termasuk bagian belakang, dasar, dan dalam;
• ukuran jadi dan bentuknya, dengan dieline atau garis potong jika ada;
• bahan dan ketebalannya, serta posisi desain di atasnya;
• setiap finishing (hot print, spot UV, emboss, laminasi) dan posisinya secara persis;
• nomor pesanan, nomor versi, dan tanggal pada proof itu sendiri.

PDF datar bisa memuat semua ini, tetapi peninjau harus merakit produknya di kepala mereka sendiri. Proof 3D interaktif menampilkan produk jadi secara langsung, itulah sebabnya proof ini cenderung menghilangkan putaran revisi “sisi belakangnya seperti apa?”. Isi lengkap sebuah proof dibahas di apa saja yang harus ada di proof cetak.

Apa saja isi formulir persetujuan desain?

Formulir persetujuan desain mencatat keputusan atas satu versi yang pasti sehingga tidak ada yang bisa menyengketakan kesepakatannya di kemudian hari. Entah berupa formulir, PDF bertanda tangan, atau status persetujuan di tautan proof, isinya harus mencakup kolom berikut:

Versi siap pakai dengan kolom-kolom ini tersedia di template form persetujuan desain gratis, yang bisa Anda isi lalu cetak atau simpan sebagai PDF, atau unduh sebagai PDF siap isi atau file Word.

Daftar pemeriksaan yang bisa disalin untuk dijalankan sebelum rilis ada di checklist persetujuan proof cetak, dan versi interaktifnya ada di alat Checklist persetujuan proof yang gratis.

Bagaimana cara memangkas jumlah putaran revisi?

Sebagian besar putaran tambahan berasal dari pertanyaan yang tidak dijawab proof, masukan yang datang sepotong-sepotong, atau persetujuan dari orang yang salah. Atasi ketiganya, dan jumlah putaran akan turun dengan sendirinya:

• Jawab pertanyaan di dalam proof. Tampilkan sisi belakang, finishing, dan bentuk sebenarnya agar tidak ada yang perlu bertanya.
• Satukan masukan. Minta pemberi persetujuan mengirim satu daftar dari semua peninjau, sehingga satu putaran menghasilkan satu versi baru.
• Kirim satu versi terbaru. Satu tautan yang selalu menampilkan proof terbaru mencegah orang meninjau lampiran lama.
• Hitung putaran, bukan hari. Jumlah putaran per pesanan adalah angka yang perlu dipantau; berapa lama persetujuan proof seharusnya berlangsung menjelaskan alasannya, dan Kalkulator waktu persetujuan proof menunjukkan nilai dari berkurangnya satu putaran.

Apa yang terjadi setelah desain disetujui?

Versi yang disetujui dibekukan. Produksi hanya bekerja dari file itu, dan setiap perubahan sesudahnya, sekecil apa pun, menjadi versi baru dengan persetujuannya sendiri. Simpan proof dan catatan persetujuan bersama pesanannya: pesanan ulang sering diawali dengan “cetak sama seperti pesanan sebelumnya”, dan catatan itu menjadi acuan untuk permintaan tersebut maupun untuk menyelesaikan sengketa. Jika Anda menyetujui desain untuk karton dan kemasan, peninjauan panel demi panel di cara menyetujui desain kemasan secara online menambahkan pemeriksaan yang khusus untuk kemasan.

Posisi Proofscene

Proofscene adalah software persetujuan desain untuk langkah 3, 4, dan 7. Software ini mengubah proof PDF yang biasa Anda buat menjadi proof 3D interaktif dari produk jadinya dan memublikasikannya di tautan bermerek di namaperusahaan.proofscene.com. Pelanggan Anda membukanya di browser apa pun, membolak-balik produknya, lalu membalas dengan keputusannya; Anda bisa melihat bahwa tautan sudah dibuka dan menandainya sebagai Disetujui. Tautan yang sudah dipublikasikan tetap menampilkan persis versi yang dipublikasikan sampai Anda memublikasikan pembaruan. Anda bisa mulai gratis atau melihat cara kerjanya di demo 3D interaktif.