校正承認の流れを、ステップごとに
校正承認の流れとは、デザインが最初の校正から、印刷会社が製造してよい校了済みのファイルになるまでの、合意された道筋です。指名された1人の承認者、特定のバージョンを示す必要な情報がそろった校正、まとめられたフィードバック、記録された決定、固定された承認済みファイルで成り立ちます。どれかが欠けると、印刷前には余計な校正のやり取りが増え、印刷後にはトラブルになります。
このガイドでは、校正を承認する印刷の発注者と、承認を求める印刷会社やサプライヤーの両方の視点から、この流れを解説します。印刷会社の社内のプリプレス工程については印刷校正の流れを、記録そのものについてはお客様の校了を記録に残す方法をご覧ください。
校正承認の流れには、どんなステップがありますか？
名刺から化粧箱まで、ほとんどの印刷の仕事は8つのステップでカバーできます。小さな仕事なら1時間で終わり、複雑なパッケージなら1週間かかることもありますが、順番は変わりません。
| ステップ | 担当者 | 成果物 |
|---|---|---|
| 1. 依頼内容と | 営業担当と | 仕様と、 |
| 2. デザインデータを | プリプレス | サイズ、 |
| 3. 完全な | プリプレス | すべての |
| 4. 最新版を | 営業担当 | お客様が |
| 5. フィードバックを | お客様側の | 全確認者の |
| 6. 修正して | プリプレス | 新しい |
| 7. 決定を | 営業担当 | 承認者、 |
| 8. 固定して | 製造 | ロックして |
校正の承認には誰が関わるべきですか？
確認者と承認者は別の役割で、最初の校正の前にその違いを合意しておいてはじめて、流れがうまく機能します。ブランド、法務、製品、規制対応の担当者が全員でデザインを確認することはあっても、最終判断に責任を持ち、注文を確定する権限があるのは、指名された1人です。サプライヤー側では、営業担当が校正の送付と記録に責任を持ち、プリプレスがファイルの正確さに責任を持ちます。
よくある失敗は、承認すべきでない人の承認です。マーケティングのコーディネーターが承認し、印刷された仕上がりを見たブランドマネージャーが差し戻す、といったケースです。承認者を最初に指名し、その人に校正を送れば、こうしたトラブルのほとんどを防げます。
承認の前に、校正で何を見せるべきですか？
校正は、確認者がメールで聞いてくるはずの質問に、先回りして答えなければなりません。具体的には、次のとおりです。
- 背面、
底面、 内側を 含む、 製品の すべての 面 - 仕上がり
サイズと 形 （展開図や カットラインが あれば それも） - 素材と
厚み、そして その 上での デザインの 配置 - 各加工
（箔押し、 スポットUV、 エンボス加工、 ラミネート）と、 その 正確な 位置 - 校正
その ものに 記載した 受注番号、 バージョン番号、 日付
平面のPDFでもこれらをすべて載せられますが、確認者は頭の中で製品を組み立てなければなりません。インタラクティブな3D校正なら完成品を直接見せられるので、「裏面はどうなっているの？」というやり取りがなくなりやすいのです。校正に載せるべき内容の全体は、印刷の校正PDFに載せるべき内容をご覧ください。
校了確認書には何を載せますか？
校了確認書は、特定のバージョンに対する決定を記録し、何が合意されたのかを後から誰も争えないようにします。書式でも、署名入りのPDFでも、校正リンクの承認ステータスでも、次の項目を含めるべきです。
| 項目 | 重要な |
|---|---|
| 受注番号と | 決定を |
| 承認者の | その |
| 日時 | 後から |
| 判断 | 校了、 |
| 承認の | 承認が |
| 校正 | 変更せずに |
これらの項目を備えた無料の校了確認書のテンプレートを用意しています。入力して印刷したりPDFで保存したりできるほか、記入できるPDFやWordファイルとしてダウンロードすることもできます。
製造に回す前に行うチェックは、コピーして使えるリストとして印刷校正の承認チェックリストにまとめています。操作しながら使えるのは、無料の校正チェックリストツールです。
校正回数を減らすには？
余計な校正回数のほとんどは、校正が答えていなかった質問、ばらばらに届いたフィードバック、承認すべきでない人の承認から生まれます。この3つを直せば、校正回数は自然に減ります。
- 質問には
校正の 裏面、中で 答える。 加工、 実際の 形を 見せて、 誰も 質問しなくて 済むようにします。 - フィードバックを
まとめる。 全確認者の意見を 1つの リストに まとめて もらうよう 承認者に 依頼し、 1回の やり取りで 新しい バージョンが 1つできるようにします。 - 最新版を
1つだけ 常に送る。 最新の 校正を 表示する 1つの リンクなら、 古い 添付ファイルを 確認してしまうことがなくなります。 - 日数ではなく、
校正回数を 注目すべき数える。 数字は、 案件あたりの 校正回数です。 その 理由は校正の 承認に でかけるべき 時間 解説しており、校了までの 日数 では、シミュレーター 校正が 1回減ると どれだけの 価値が あるかが わかります。
デザインが承認されたら、どうなりますか？
承認されたバージョンは固定されます。製造はそのファイルだけを使い、後からの変更は、どんなに小さくても、改めて承認が必要な新しいバージョンになります。校正と承認の記録は、案件と一緒に保存してください。リピート注文は「前回と同じように印刷して」から始まることが多く、記録があれば、その依頼にもトラブルにも答えられます。化粧箱やパッケージのデザインを承認するなら、パッケージのデザインをオンラインで承認する方法で紹介している面ごとの確認が、パッケージ特有のチェックを補います。
Proofsceneの役割
Proofsceneは、ステップ3、4、7を担う校正・承認ソフトです。いつもの校正PDFを完成品のインタラクティブな3D校正に変え、yourcompany.proofscene.comの自社ブランドのリンクで公開します。お客様はどのブラウザーでもそれを開き、製品を裏返して確認し、判断を返信します。リンクが開かれたことを確認したら、リンクを「承認済み」にします。公開したリンクは、更新を公開するまで、公開した版をそのまま表示し続けます。無料で始めることも、実際に動く3Dデモで動作を確かめることもできます。
校正承認の流れとは？
デザインが最初の校正から、印刷会社が製造してよい校了済みのファイルになるまでの、合意された手順です。誰が、どの順番で確認し、各確認者が何をチェックし、修正指示がどう戻ってきて、最終的な決定を特定のバージョンにひもづけてどう記録するかを定めます。
校正回数は何回が適切ですか？
案件が許す限り少なくすべきです。1回ごとに日数が増えるので、目指すのは、それだけで確認者の疑問に答えられる最初の校正です。仕様が正しく、すべての面と加工を確認でき、決定者が1人に定まっていることが重要です。案件ごとの校正回数を数えれば、どこで回数が増えているかがわかります。
デザインは誰が承認すべきですか？
注文を確定する権限を持つ、指名された1人です。最初の校正を送る前に合意しておきます。ほかの人は確認やコメントはできますが、校了するのは指名された承認者だけです。その権限のない人による承認は、トラブルになる案件のいちばん多い原因です。
校了確認書には何を含めるべきですか？
受注番号とバージョン番号、承認者の名前と役職、日付、決定（校了、記載した修正を反映して校了する責了、または再校）、承認の対象範囲、そして校正そのもの、またはそのバージョンを正確に表示し続けるリンクです。
デザインの承認後はどうなりますか？
承認されたバージョンは固定されます。後からの変更は、どんなに小さくても、改めて承認が必要な新しいバージョンになります。製造は承認済みのファイルだけを使い、承認の記録は、リピート注文や問い合わせに備えて案件と一緒に保存します。
メールの返信だけで、デザインの承認として十分ですか？
記録の一部にはなりますが、バージョンが明記されていなかったり、複数の添付ファイルがあるスレッドに埋もれていたりすると、裏付けとしては弱くなります。承認者には、番号の付いた特定の校正を承認してもらい、その校正は変更せずに保管してください。