Template form persetujuan desain
Formulir persetujuan desain gratis yang bisa Anda isi di halaman ini, lalu cetak atau simpan sebagai PDF. Formulir ini mencatat pesanan, versi proof yang tepat, spesifikasi, setiap perubahan, keputusan pelanggan, dan tanda tangannya, serta tersedia juga sebagai PDF kosong yang bisa diisi dan file Word.
Apa itu formulir persetujuan desain?
Formulir persetujuan desain adalah catatan satu halaman yang ditandatangani pelanggan untuk menyatakan bahwa proof tertentu sudah benar dan pesanan bisa diproduksi. Formulir ini menyebutkan pesanan dan versi proof, mengulang spesifikasi yang disetujui pelanggan, mencantumkan setiap perubahan, dan diakhiri dengan keputusan, nama, jabatan, tanggal, serta tanda tangan. Saat sebuah pengiriman dipersoalkan berminggu-minggu kemudian, formulir ini menjawab pertanyaan pertama yang diajukan semua orang: apa persisnya yang mereka setujui?
Formulir di atas mengikuti urutan itu. Isi lalu cetak, atau simpan sebagai PDF dan kirim lewat email; atau unduh PDF kosong yang bisa diisi atau file Word (A4; versi US Letter: PDF, Word) dan pasang di kop surat Anda sendiri. Untuk posisi formulir ini dalam keseluruhan pesanan, dari brief sampai diteruskan ke produksi, lihat proses persetujuan desain.
Cara memakainya bersama proof
- 01
Isi data pesanan
Perusahaan Anda, pelanggan, nomor pesanan, dan spesifikasi sesuai penawaran harga Anda, sebelum proof dikirim.
- 02
Kirim bersama proof
Simpan formulir sebagai PDF dan kirim bersama proof, atau tautan proof 3D, dalam pesan yang sama.
- 03
Terima formulir yang sudah ditandatangani
Pemberi persetujuan menulis setiap perubahan, mencentang satu keputusan, menandatangani dan memberi tanggal, lalu mengembalikannya sebelum produksi.
- 04
Arsipkan bersama proof
Catat kapan formulir kembali dan siapa yang meneruskan pesanan ke produksi, lalu simpan formulir bersama versi proof yang sama persis.
Sengketa apa yang diselesaikan oleh setiap kolom?
Setiap kolom menjawab pertanyaan yang muncul saat pesanan yang sudah dikirim dipersoalkan.
| Kolom | Yang dipastikan |
|---|---|
| Perusahaan Anda dan pelanggan | Siapa saja pihak dalam kesepakatan, yang penting ketika ada reseller, agensi, atau pemasok kedua di tengah pesanan. |
| Nomor pesanan | Mengaitkan tanda tangan dengan satu pesanan di sistem Anda, sehingga tidak bisa dianggap menyetujui pesanan ulang atau pesanan lain yang terkait. |
| Versi dan tanggal proof | Biasanya pertanyaan pertama dalam sengketa: proof mana yang mereka setujui? Versi 3 tanggal 4 November berbeda dengan versi 2 tanggal 1 November. |
| Barang, jumlah, dan tanggal pengiriman | Apa yang ditagih dan dikirim, serta tanggal yang menjadi dasar jadwal. Perubahan setelah persetujuan bisa menggeser tanggal itu, dan formulir menunjukkan kapan tanggal tersebut disepakati. |
| Ukuran jadi | Ukuran jadi, ditulis dalam angka. Keluhan “Hasilnya lebih kecil dari yang saya bayangkan” punya jawaban jika ukurannya tercantum di halaman yang mereka tandatangani. |
| Bahan atau material | Ketebalan dan bahan adalah hal yang paling sedikit terlihat dari proof datar. Menulis “PVC putih, 1,3 mm” atau “kertas silk 350 gsm” di formulir mencatat bahan persis yang disetujui pelanggan. |
| Warna | CMYK atau nomor Pantone tertentu. Formulir mencatat persis warna mana yang ditetapkan. |
| Finishing | Hot print, spot UV, laminasi, ring kunci, atau emboss, beserta posisi masing-masing. Finishing mahal untuk dikerjakan ulang dan mudah salah diingat. |
| Tautan proof 3D | Menunjuk ke versi persis yang dibolak-balik pelanggan di layar, sehingga Anda bisa membuka lagi apa yang mereka lihat di kemudian hari. |
| Permintaan perubahan | Satu perubahan per baris, ditulis sebelum keputusan. Dengan begitu, “disetujui dengan perubahan” berarti daftar ini dan tidak ada yang lain. |
| Keputusan | Tiga kotak, bukan kalimat yang harus ditafsirkan seseorang di kemudian hari. “Kelihatannya oke, mungkin sedikit lebih gelap?” bukan ya, bukan juga tidak. |
| Nama, jabatan, tanggal, dan tanda tangan pemberi persetujuan | Menunjukkan bahwa orang tersebut berwenang memberi persetujuan dan kapan persetujuan itu diberikan. Kotak email bersama atau sebutan “klien” tidak menunjukkan hal itu. |
| Diisi oleh percetakan | Kapan formulir bertanda tangan kembali, siapa yang memeriksanya, dan kapan pesanan diteruskan ke produksi, sehingga seluruh urutan waktunya ada di satu halaman jika tanggal cetak dipersoalkan. |
Sebelum formulir dikirim, jalankan pemeriksaan prepress dengan Checklist persetujuan proof: formulir mencatat keputusan pelanggan, dan checklist memastikan proof itu memang layak diajukan.
Contoh pengisian: 1.000 gantungan kunci, versi proof 3
Berikut formulir yang sudah diisi untuk pesanan kecil gantungan kunci PVC, seperti saat dikembalikan oleh pelanggan.
| Kolom | Isian |
|---|---|
| Perusahaan Anda/pelanggan | CV Contoh Cetak/PT Contoh Kopi |
| Nomor pesanan | 26-0418 |
| Barang/jumlah/pengiriman | Gantungan kunci PVC dengan lubang ring kunci/1.000/2026-11-27 |
| Ukuran jadi | 50,0 × 30,0 mm, sudut membulat 2,0 mm |
| Bahan/material | PVC putih, 1,3 mm |
| Warna/finishing | CMYK dua sisi/laminasi dengan kilap tinggi di kedua sisi, ring kunci perak |
| Proof | v3, 2026-11-04, namaperusahaan.proofscene.com/P26000418 |
| Permintaan perubahan | 1. Belakang: “Buka setiap hari 7–6” seharusnya “Buka setiap hari 7–7”. 2. Depan: geser logo 1 mm ke kanan, menjauhi lubang ring kunci. |
| Keputusan | Disetujui dengan perubahan yang tercantum di atas |
| Pemberi persetujuan/jabatan/tanggal | Nama manajer pemasaran pelanggan/Manajer pemasaran/2026-11-05 |
| Diisi oleh percetakan | Diterima 2026-11-05, diperiksa oleh prepress, diteruskan ke produksi 2026-11-06 |
Kedua perubahan itu kecil dan dijelaskan lengkap, sehingga percetakan bisa mengerjakannya dan meneruskan pesanan ke produksi tanpa proof keempat, tetapi hanya karena perubahan itu tertulis. Perubahan kedua menunjukkan mengapa daftar ini penting: “geser logo 1 mm ke kanan” adalah perubahan tata letak, dan sebagian percetakan mengirim proof baru untuk setiap perubahan tata letak serta memakai “disetujui dengan perubahan” khusus untuk koreksi teks. Tentukan aturan Anda sekali, lalu tuliskan di teks persetujuan.
Ukuran dan lubang dalam contoh ini diambil dari Template gantungan kunci gratis, yang menunjukkan posisi lubang ring kunci dan seberapa jauh desain melewati garis potong.
Balasan email atau formulir bertanda tangan: mana yang sebaiknya Anda minta?
Minta yang dinyatakan berlaku dalam ketentuan penjualan Anda, dan pastikan fakta yang tercatat tetap sama, apa pun bentuknya.
| Yang ditunjukkan catatan | Email “sudah oke” | Formulir persetujuan bertanda tangan |
|---|---|---|
| Proof mana yang disetujui | Sering kali “yang terbaru”, atau lampiran beberapa balasan sebelumnya | Versi dan tanggal proof, serta tautan yang mereka tinjau |
| Apa yang disepakati | Jarang ditulis ulang | Ukuran, bahan, warna, finishing, dan jumlah, di halaman yang mereka tandatangani |
| Perubahan | Bercampur di dalam balasan, kadang setelah “lanjutkan” | Ditulis satu per baris, sebelum keputusan |
| Keputusannya | Kalimat yang harus ditafsirkan | Satu dari tiga kotak yang dicentang |
| Siapa dan kapan | Alamat pengirim dan waktu pengiriman | Nama, jabatan, tanggal, dan tanda tangan, ditambah tanggal Anda menerimanya |
Aturan yang praktis: terima email untuk pesanan ulang, dan minta formulir bertanda tangan untuk pesanan baru, jumlah besar, dan apa pun dengan finishing yang mahal. Ketentuan Anda dan hukum di tempat Anda berusaha menentukan mana yang dianggap sebagai persetujuan yang mengikat, jadi sebutkan metode Anda dalam ketentuan Anda. Untuk menyimpan catatannya setelah Anda menerimanya, lihat cara mendokumentasikan persetujuan pelanggan dan persetujuan desain oleh pelanggan.
Mengapa formulir ini punya kolom tautan proof 3D
Proof datar meminta pelanggan membayangkan produk jadinya: posisi ring kunci, cara hot print menangkap cahaya, dan tampilan sisi belakang saat gantungan kunci atau kartu dibalik. Pelanggan menilai hal-hal itu dengan lebih baik saat mereka bisa membolak-balik produknya sendiri. Mutu persetujuan di formulir bergantung pada seberapa baik mereka memahami produk saat menandatanganinya.
Proofscene mengubah proof PDF yang biasa Anda buat menjadi proof 3D interaktif di tautan bermerek. Anda bisa melihat apakah tautan sudah dibuka, menandainya sebagai Disetujui di pustaka proof saat formulir bertanda tangan kembali, dan tautan itu tetap menampilkan versi yang ditinjau pelanggan sampai Anda memublikasikan pembaruan, sehingga tautan yang tertulis di formulir tetap mengarah ke apa yang mereka lihat.
Pelanggan memberi persetujuan dengan membalas atau lewat formulir ini, lalu Anda menandai tautan proof 3D sebagai Disetujui. Anda bisa mulai gratis dengan 5 proof 3D gratis, lalu tambahan setiap bulan.
Tanya jawab seputar formulir persetujuan desain
Jawaban singkat dan lugas untuk pertanyaan yang paling sering kami terima. Jika pertanyaan Anda tidak ada di sini, tanyakan kepada kami.
Ajukan pertanyaan AndaApakah ada versi Word dari formulir persetujuan desain ini?
Ya. Unduh file .docx dalam ukuran A4 atau US Letter. Kolomnya sama dengan PDF, dan tiga kotak keputusannya adalah kotak centang yang bisa Anda klik di Word. Tambahkan logo Anda, sesuaikan teks persetujuan dengan ketentuan penjualan Anda, lalu simpan sebagai template Anda sendiri.
Apakah pelanggan saya bisa mengisi PDF ini langsung di layar?
Bisa. PDF kosong ini memiliki kolom isian, sehingga pelanggan bisa mengetik langsung di Adobe Acrobat Reader atau penampil PDF di browser, mencentang satu keputusan, lalu menyimpannya. Mereka menandatangani dengan tangan setelah mencetak, atau dengan fitur tanda tangan di aplikasi pembaca PDF mereka, lalu mengirimkannya kembali.
Apa bedanya “disetujui apa adanya” dan “disetujui dengan perubahan”?
“Disetujui apa adanya” berarti produksi persis sesuai proof yang disebutkan di formulir. “Disetujui dengan perubahan” berarti produksi dilakukan setelah perubahan yang tercantum dikerjakan, tanpa proof lagi. Gunakan kotak itu untuk koreksi kecil yang dijelaskan lengkap, seperti salah ketik; apa pun yang mengubah tata letak, ukuran, atau warna lebih aman dengan “tidak disetujui: kirim proof baru”.
Apakah yang saya ketik disimpan atau dikirim ke suatu tempat?
Apa pun yang Anda ketik tidak dikirim ke Proofscene. Jika “Ingat isian di browser ini” dicentang, formulir disimpan di penyimpanan browser ini sendiri sehingga tidak hilang saat halaman dimuat ulang; hapus centangnya, atau gunakan “Hapus semua”, dan isian akan dihapus.
Bagaimana Proofscene melacak persetujuan?
Di tautan proof Proofscene, Anda bisa melihat apakah dan seberapa sering pelanggan membukanya, dan Anda menandai tautan sebagai Disetujui di pustaka proof saat pelanggan memberi persetujuan. Pelanggan membalas, atau menandatangani formulir seperti ini, dan formulir itulah catatan yang Anda simpan.
Apakah saya perlu formulir baru untuk setiap putaran proof?
Perlu. Isi satu formulir untuk setiap versi proof. Tanda tangan pada versi 2 tidak berlaku untuk versi 3, itulah sebabnya versi dan tanggal proof ada di dekat bagian atas formulir.
Terkait: proses persetujuan desain, langkah demi langkah, panduan checklist persetujuan proof cetak, Checklist persetujuan proof interaktif, persetujuan desain oleh pelanggan, dan cara mendokumentasikan persetujuan pelanggan.
Seberapa bermanfaat alat ini?
Cantumkan proof yang bisa mereka bolak-balik di formulir
Buat akun gratis, unggah proof PDF, lalu kirim proof 3D interaktif kepada pelanggan Anda hari ini juga, lewat tautan bermerek milik Anda sendiri.
Akun gratis · Tanpa kartu kredit · Dibuat praktisi cetak