如何记录客户签样

要妥善记录客户签样，就要同时记下五项内容，并作为一份记录保存：具名的确认人及其权限、所确认的确切样稿版本、时间戳、写明的确认范围，以及回复本身。任何一份记录缺了其中一项，都会给纠纷留下无法了结的余地。

怎样的签样记录才可靠

检验方法很简单。六个月后，当初经手的人都已不在，有人打开这个订单，能否在一分钟内有凭有据地回答“客户究竟同意了什么，是什么时候同意的？”如果要靠翻邮箱或问同事还记得什么才能回答，这份记录就不够可靠。

五个要素

1. 由谁确认

记录具名的个人、其职务和所属公司，而不是笼统的“客户”，也不是一个共用邮箱。在建立客户关系或订单开始时，就明确谁有权确认，并把它记在客户资料里。如果有多位相关人员参与审阅，最终确认仍由一位指定的人负责，其他人都是审阅人。

2. 确认的究竟是什么

这一要素最常出问题。记录必须指向一个具体且不可更改的样稿版本：第 3 版，注明日期，并能按当时的原样调取。不是笼统的“设计稿”，不是“我发的那个 PDF”，也不是共享文件夹中后来已被覆盖的文件。如果样稿在确认后还能改动，这份记录就说明不了任何问题。

3. 何时确认

自动记录的时间戳。日期对于确定先后顺序很重要：修改要求是在放行投产之前还是之后到达的，确认是否赶上了排定的印刷档期，后来的指示是否取代了之前的指示。

4. 确认涵盖哪些内容

在样稿上、签样栏上方，用通俗的语言写明确认范围：通常写明设计稿、文字、版式、规格、后道工艺和数量均已核对，订单可以继续进行。事后补写的范围只是一面之词；写在样稿上的范围才是记录。

5. 回复本身

以结构化的形式记录客户的实际决定（已确认、按所列修改确认，或需要新样稿），连同客户附上的所有意见。自由文本形式的邮件回复是最薄弱的形式，因为日后总得有人去揣测当时的意图。

完整的记录是什么样的

实际操作中如何记录

1. 只发送一份权威样稿。用一个明确无误的最新链接，而不是在邮件往来中越积越多的附件。
2. 发送时就明确审阅人。把样稿直接发给指定的确认人，让身份在决定之前就已确定，而不是事后推断。
3. 把范围声明写在样稿上。紧挨确认操作的上方，让确认人在操作前就能看到。
4. 提供结构化的回复选项。确认、附修改意见确认，或要求重新出样稿，同时附带意见栏，而不是用选项取代意见栏。
5. 自动记录。身份、版本和时间戳都由系统记录，这样记录就不必依赖某个人记得去归档。
6. 锁定已确认的版本。保持原样不变；之后的任何修改都会生成一个需要重新确认的新版本。
7. 向客户回发确认。发一封确认邮件，重申确认的内容和时间，让双方掌握同样的记录。
8. 与订单关联。与订单保存在一起，处理返单或投诉的人都能看到。

常见薄弱环节

• 电话确认。如果确实是电话确认的，当天就要以书面形式跟进，并让客户确认。
• 由级别较低的联系人确认。如果对方是约定的确认人，没问题；但如果发票寄给了一个从未见过样稿的人，就有风险。
• 样稿文件被覆盖。确认后还能编辑的版本，会让记录失去价值。
• 习惯性地“附修改意见确认”。这会产生一个从未真正审阅过的版本。只在单处、毫无歧义的更正时使用。
• 记录只存在某一个人的邮箱里。这个人一旦离职或休假，记录实际上就没了。
• 把沉默当作确认。到期自动视为确认，在商业上很诱人，作为凭据却很薄弱。应该主动催问。

用好这份记录

一份好的签样存档，价值远不止于应对纠纷。返单时，它能回答“我们上次印的是什么？”；它能显示确认在哪里卡住，让您解决瓶颈；它还能让厂里的任何人不用询问就了解订单的状态。只为争执而建的记录会被冷落；让日常工作更轻松的记录才能保持准确。

延伸阅读

商业层面参见设计稿确认如何避免重印，法律层面参见已确认的样稿出错时由谁承担责任，签样前要做的检查参见样稿确认清单，签样栏本身参见 PDF 样稿应包含哪些内容。产品方面，参见客户签样和品牌专属样稿链接。