お客様の校了を記録に残す方法

お客様の校了をきちんと記録するには、次の5つをまとめて押さえ、1つの記録として保管します。承認者の氏名と権限、承認された校正の正確な版、日時、承認が何を対象にするかを明記した範囲、そして回答そのものです。このうち1つでも欠けた記録は、決着のつかないトラブルの余地を残します。

強い校了の記録の条件

確かめ方は簡単です。6か月後、当時の担当者がいなくても、誰かが案件を開いて「お客様は正確には何に、いつ同意したのか」に、根拠を示して1分以内に答えられるでしょうか？　答えるのにメールボックスを探したり、同僚の記憶に頼ったりする必要があるなら、その記録は十分に強いとはいえません。

5つの要素

1. 誰が承認したか

「クライアント」や共有のメールアドレスではなく、特定の個人の氏名、役職、会社名を記録します。誰に承認の権限があるかは、取引や案件の開始時に決めて、顧客情報に記録しておきます。複数の関係者が確認する場合でも、最終的な承認の責任者は特定の1人で、ほかの人は確認者です。

2. 正確に何を承認したか

最も弱くなりがちなのが、この要素です。記録は、変更できない特定の版の校正を指していなければなりません。たとえば日付が入り、当時のままの状態で取り出せる「第3版」です。「あのデザイン」でも「送ったPDF」でもなく、その後共有フォルダーで上書きされたファイルでもありません。承認後に校正が変わりうるなら、その記録は何の裏付けにもなりません。

3. いつ承認したか

自動で記録される日時です。日付は、出来事の順序を確定するのに欠かせません。修正依頼が製造に回す前に届いたのか後に届いたのか、承認が印刷の予定枠に間に合ったのか、あとの指示が前の指示を置き換えたのか、といった点です。

4. 承認の対象範囲

承認の範囲は、校正の承認欄の上に、わかりやすい言葉で明記します。一般的には、デザイン、文言、レイアウト、仕様、加工、数量を確認済みで、製造を進めてよいという内容です。あとから書いた範囲は言い分にすぎず、校正に書かれた範囲こそが記録になります。

5. 回答そのもの

お客様の実際の判断を、決まった形式（校了、記載した修正を条件とする責了、再校のいずれか）で、添えられたコメントと一緒に記録します。自由記述のメール返信は、あとで誰かが意図を解釈しなければならないため、最も弱い形です。

完全な記録の例

実務での記録の残し方

1. 正式な校正を1つだけ送ります。やり取りのたびに増えていく添付ファイルではなく、間違いなく最新だとわかるリンクを1つ送ります。
2. 送る時点で確認者を特定します。校正を承認者本人あてに送り、誰が判断したかを後から推測するのではなく、判断の前に確定させます。
3. 校正に範囲の記載を入れます。承認の操作のすぐ上、承認する前に必ず目を通す位置に置きます。
4. 決まった形式の回答を用意します。校了、責了、再校の依頼から選べるようにし、コメント欄はその代わりではなく、それに加えて設けます。
5. 自動で記録します。誰が、どの版を、いつ承認したかをシステムが記録するので、誰かが忘れずに保存するかどうかに記録が左右されません。
6. 承認された版を固定します。変更せずに保管し、その後の編集はすべて新しい版として、改めて承認を受けます。
7. お客様に確認を返します。何がいつ承認されたかを改めて記載した確認メールを送れば、双方が同じ記録を持てます。
8. 案件にひも付けます。案件と一緒に保管し、再注文や苦情に対応する人が誰でも見られるようにします。

よくある弱点

• 電話での承認。電話で承認を受けたら、その日のうちに書面で確認を送り、お客様に確認してもらいます。
• 職位の低い担当者による承認。あらかじめ合意した承認者なら問題ありませんが、請求書の送り先が校正を一度も見ていない人なら危険です。
• 上書きされた校正ファイル。承認後に編集できる版では、記録の価値がなくなります。
• 「責了」の常態化。実際には誰も確認していない版が生まれます。責了は、内容のはっきりした単独の修正だけに使いましょう。
• 1人のメールボックスにある記録。その人が退職したり休暇を取ったりすると、記録は事実上なくなります。
• 返事がないことを承認とみなす。期限を過ぎたら自動で承認とする方法は、商売上は魅力的でも、裏付けとしては弱いものです。代わりに催促しましょう。

記録を上手に活用する

よく整った校了の記録には、トラブル対策以上の価値があります。再注文のときには「前回は何を印刷したか」に答えられ、承認が滞る場所がわかるのでボトルネックを解消でき、社内の誰もが人に聞かずに案件の状況を把握できます。言い争いのためだけに作った記録はおろそかにされますが、日々の仕事を楽にする記録は正確に保たれます。

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