So dokumentieren Sie die Kundenfreigabe

Um eine Kundenfreigabe richtig zu dokumentieren, erfassen Sie fünf Dinge zusammen und speichern sie als einen einzigen Nachweis: den namentlich benannten Freigeber und seine Befugnis, die genaue freigegebene Proof-Version, einen Zeitstempel, den ausdrücklich benannten Umfang der Freigabe und die Antwort selbst. Fehlt einem Nachweis einer dieser fünf Bestandteile, bleibt Raum für einen Streit, den Sie nicht beilegen können.

Was einen Freigabenachweis belastbar macht

Der Test ist einfach. Könnte in sechs Monaten, wenn keiner der damals Beteiligten mehr greifbar ist, jemand den Auftrag aufrufen und die Frage „Was genau hat der Kunde wann freigegeben?“ in weniger als einer Minute mit Belegen beantworten? Muss dafür jemand ein Postfach durchsuchen oder Kollegen fragen, woran sie sich erinnern, ist der Nachweis nicht belastbar genug.

Die fünf Bestandteile

1. Wer freigegeben hat

Erfassen Sie eine namentlich benannte Person mit ihrer Funktion und ihrem Unternehmen, nicht „den Kunden“ und kein Sammelpostfach. Legen Sie zu Beginn der Geschäftsbeziehung oder des Auftrags fest, wer freigeben darf, und hinterlegen Sie das in den Kundenstammdaten. Prüfen mehrere Beteiligte, liegt die endgültige Freigabe trotzdem bei einer namentlich benannten Person; die anderen sind Prüfer.

2. Was genau freigegeben wurde

Hier liegt die häufigste Schwachstelle. Der Nachweis muss auf eine bestimmte, unveränderliche Proof-Version verweisen: Version 3, datiert und genau so abrufbar, wie sie damals aussah. Nicht „die Druckdaten“, nicht „das PDF, das ich geschickt habe“, keine Datei, die inzwischen in einem gemeinsamen Ordner überschrieben wurde. Kann sich der Proof nach der Freigabe noch ändern, belegt der Nachweis nichts.

3. Wann

Ein Zeitstempel, automatisch erfasst. Zeitpunkte sind wichtig, um die Reihenfolge zu belegen: ob ein Änderungswunsch vor oder nach der Produktionsfreigabe einging, ob eine Freigabe rechtzeitig für den Drucktermin vorlag, ob eine spätere Anweisung eine frühere ersetzt hat.

4. Was die Freigabe umfasste

Nennen Sie den Umfang auf dem Proof, über dem Freigabefeld, in klaren Worten: in der Regel, dass Motiv, Text, Layout, Spezifikation, Veredelung und Auflage geprüft wurden und der Auftrag in Produktion gehen darf. Ein nachträglich formulierter Umfang ist eine Behauptung, ein auf dem Proof festgehaltener Umfang ist ein Nachweis.

5. Die Antwort selbst

Erfassen Sie die tatsächliche Entscheidung des Kunden in strukturierter Form (freigegeben, freigegeben mit den aufgeführten Änderungen oder neuer Proof erforderlich), zusammen mit allen Kommentaren, die er beigefügt hat. E-Mail-Antworten als Freitext sind die schwächste Variante, weil später jemand deuten muss, was gemeint war.

So sieht ein vollständiger Nachweis aus

So erfassen Sie die Freigabe in der Praxis

1. Einen maßgeblichen Proof senden. Ein einziger Link, der unverkennbar aktuell ist, statt Anhängen, die sich im E-Mail-Verlauf vervielfachen.
2. Den Prüfer beim Versand benennen. Adressieren Sie den Proof an den namentlich benannten Freigeber, damit die Identität vor der Entscheidung feststeht und nicht hinterher erschlossen werden muss.
3. Den Freigabeumfang auf den Proof schreiben. Direkt über der Stelle, an der freigegeben wird: Wer freigeben will, kommt daran nicht vorbei.
4. Strukturierte Antworten anbieten. „Freigeben“, „Mit Änderungen freigeben“ oder „Neuen Proof anfordern“, zusätzlich zu einem Kommentarfeld und nicht an seiner Stelle.
5. Automatisch erfassen. Identität, Version und Zeitstempel hält das System fest, damit der Nachweis nicht davon abhängt, dass jemand an die Ablage denkt.
6. Die freigegebene Version einfrieren. Bewahren Sie sie unverändert auf; jede spätere Änderung erzeugt eine neue Version, die eine neue Freigabe braucht.
7. Dem Kunden die Freigabe bestätigen. Eine Bestätigungs-E-Mail, die noch einmal nennt, was wann freigegeben wurde, gibt beiden Seiten denselben Nachweis.
8. Beim Auftrag ablegen. Gespeichert beim Auftrag, sichtbar für alle, die die Nachbestellung oder die Reklamation bearbeiten.

Typische Schwachstellen

• Telefonische Freigabe. Kommt das vor, fassen Sie noch am selben Tag schriftlich nach und lassen Sie sich die Freigabe vom Kunden bestätigen.
• Freigabe durch einen nachgeordneten Ansprechpartner. In Ordnung, wenn er der vereinbarte Freigeber ist; riskant, wenn die Rechnung an jemanden geht, der den Proof nie gesehen hat.
• Überschriebene Proof-Dateien. Eine Version, die sich nach der Freigabe noch bearbeiten lässt, macht den Nachweis wertlos.
• „Freigegeben mit Änderungen“ als Regelfall. So entsteht eine Version, die nie wirklich geprüft wurde. Nutzen Sie diese Option nur für einzelne, eindeutige Korrekturen.
• Nachweise im Postfach einer einzelnen Person. Verlässt sie das Unternehmen oder ist sie im Urlaub, ist der Nachweis praktisch weg.
• Schweigen als Freigabe. Eine automatische Freigabe nach Fristablauf ist geschäftlich verlockend, als Nachweis aber schwach. Fassen Sie lieber nach.

Den Nachweis richtig nutzen

Ein gutes Freigabearchiv ist mehr wert als ein Schutz im Streitfall. Bei einer Nachbestellung beantwortet es die Frage „Was haben wir beim letzten Mal gedruckt?“, es zeigt, wo Freigaben ins Stocken geraten, damit Sie den Engpass beheben können, und es lässt jeden in der Druckerei den Stand eines Auftrags sehen, ohne nachzufragen. Eine Dokumentation, die nur für Streitfälle angelegt ist, wird vernachlässigt; eine Dokumentation, die die tägliche Arbeit erleichtert, bleibt korrekt.

Mehr zum Thema

Lesen Sie zur wirtschaftlichen Seite, wie die Druckfreigabe Nachdrucke verhindert, und zur rechtlichen Seite, wer haftet, wenn ein freigegebener Proof einen Fehler enthält. Die Prüfungen vor der Freigabe stehen in der Checkliste für die Druckfreigabe, das Freigabefeld selbst im Ratgeber Was ein PDF-Proof enthalten sollte. Zum Produkt: Kundenfreigabe und Proof-Links mit Branding.