Vorlage für das Druckfreigabe-Formular
Ein kostenloses Druckfreigabe-Formular, das Sie direkt auf dieser Seite ausfüllen und drucken oder als PDF speichern. Es hält den Auftrag, die genaue Proof-Version, die Spezifikation, alle Änderungen, die Entscheidung des Kunden und seine Unterschrift fest. Außerdem gibt es das Formular als leeres, ausfüllbares PDF und als Word-Datei.
Was ist ein Druckfreigabe-Formular?
Ein Druckfreigabe-Formular ist das einseitige Dokument, mit dem ein Kunde per Unterschrift bestätigt, dass ein bestimmter Proof stimmt und der Auftrag produziert werden kann. Es nennt den Auftrag und die Proof-Version, wiederholt die Spezifikation, der der Kunde zustimmt, listet alle Änderungen auf und endet mit einer Entscheidung, einem Namen, einer Funktion, einem Datum und einer Unterschrift. Wird eine Lieferung Wochen später beanstandet, beantwortet es die erste Frage, die alle stellen: Was genau wurde freigegeben?
Das Formular oben folgt dieser Reihenfolge. Füllen Sie es aus und drucken Sie es, oder speichern Sie es als PDF und senden Sie es per E-Mail. Sie können auch das leere ausfüllbare PDF oder die Word-Datei herunterladen (A4; Fassungen in US Letter: PDF, Word) und auf Ihr eigenes Briefpapier setzen. Welche Rolle das Formular im gesamten Auftrag spielt, vom Briefing bis zur Freigabe, lesen Sie unter Freigabeprozess.
So nutzen Sie das Formular mit einem Proof
- 01
Auftrag eintragen
Ihr Unternehmen, den Kunden, die Auftragsnummer und die Spezifikation aus Ihrem Angebot, bevor der Proof verschickt wird.
- 02
Mit dem Proof versenden
Speichern Sie das Formular als PDF und senden Sie es in derselben Nachricht wie den Proof oder den Link zum 3D-Proof.
- 03
Unterschrieben zurückerhalten
Die freigebende Person trägt Änderungen ein, kreuzt eine Entscheidung an, unterschreibt mit Datum und schickt das Formular vor der Produktion zurück.
- 04
Mit dem Proof ablegen
Notieren Sie, wann es zurückkam und wer den Auftrag in Produktion gegeben hat, und bewahren Sie das Formular mit genau dieser Proof-Version auf.
Welchen Streitfall klärt welches Feld?
Jedes Feld beantwortet eine Frage, die aufkommt, wenn ein gelieferter Auftrag beanstandet wird.
| Feld | Was es klärt |
|---|---|
| Ihr Unternehmen und der Kunde | Zwischen wem die Vereinbarung besteht. Das zählt, wenn ein Wiederverkäufer, eine Agentur oder ein zweiter Lieferant dazwischengeschaltet ist. |
| Auftragsnummer | Verknüpft die Unterschrift mit genau einem Auftrag in Ihrem System, damit sie nicht als Freigabe einer Nachbestellung oder eines Parallelauftrags gelesen werden kann. |
| Proof-Version und Datum | Meist die erste Frage in einem Streitfall: Welchen Proof hat der Kunde freigegeben? Version 3 vom 4. November ist nicht Version 2 vom 1. November. |
| Artikel, Auflage und Liefertermin | Was berechnet und geliefert wird, und der Termin, auf dem die Planung beruht. Eine Änderung nach der Freigabe kann diesen Termin verschieben, und das Formular zeigt, wann das vereinbart wurde. |
| Endformat | Das Endformat in Zahlen. Auf „Das ist kleiner, als ich dachte“ gibt es eine Antwort, wenn das Format auf der Seite steht, die der Kunde unterschrieben hat. |
| Bedruckstoff oder Material | Über Dicke und Material sagt ein flacher Proof am wenigsten. Steht „weißes PVC, 1,3 mm“ oder „350 g/m² Bilderdruck seidenmatt“ auf dem Formular, ist genau das Material festgehalten, dem der Kunde zugestimmt hat. |
| Farben | CMYK oder konkrete Pantone-Nummern. Das Formular hält genau fest, welche Farben vorgegeben wurden. |
| Veredelung | Folie, partieller UV-Lack, Kaschierung, ein Schlüsselring oder eine Prägung und die jeweilige Position. Veredelungen nachzuarbeiten ist teuer, und im Gedächtnis verschwimmen sie leicht. |
| 3D-Proof-Link | Verweist auf genau den Stand, den der Kunde am Bildschirm gedreht hat, damit Sie später wieder öffnen können, was er gesehen hat. |
| Änderungswünsche | Eine Änderung pro Zeile, notiert vor der Entscheidung. „Freigegeben mit Änderungen“ bedeutet dann genau diese Liste und nichts anderes. |
| Entscheidung | Drei Kästchen statt eines Satzes, den später jemand deuten muss. „Sieht gut aus, vielleicht etwas dunkler?“ ist weder Ja noch Nein. |
| Name, Funktion, Datum und Unterschrift der freigebenden Person | Zeigt, dass die Person zur Freigabe berechtigt war und wann sie freigegeben hat. Ein Sammelpostfach oder „der Kunde“ zeigt das nicht. |
| Interne Vermerke | Wann das unterschriebene Formular zurückkam, wer es geprüft hat und wann der Auftrag in Produktion ging. So steht der zeitliche Ablauf auf einer Seite, falls der Drucktermin infrage gestellt wird. |
Bevor das Formular verschickt wird, gehen Sie die Druckvorstufe mit der Checkliste für die Druckfreigabe durch: Das Formular hält die Entscheidung des Kunden fest, und die Checkliste stellt sicher, dass der Proof freigabereif ist.
Ausgefülltes Beispiel: 1.000 Schlüsselanhänger, Proof-Version 3
So sieht das Formular für einen kleinen Auftrag über PVC-Schlüsselanhänger aus, wenn es vom Kunden zurückkommt.
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Ihr Unternehmen / Kunde | Example Print Co. / Example Coffee Ltd |
| Auftragsnummer | 26-0418 |
| Artikel / Auflage / Lieferung | PVC-Schlüsselanhänger mit Loch für den Schlüsselring / 1.000 / 2026-11-27 |
| Endformat | 50,0 × 30,0 mm, Eckradius 2,0 mm |
| Bedruckstoff / Material | Weißes PVC, 1,3 mm |
| Farben / Veredelung | CMYK beidseitig / Hochglanz-Laminat beidseitig, silberner Schlüsselring |
| Proof | v3, 2026-11-04, ihrefirma.proofscene.com/P26000418 |
| Änderungswünsche | 1. Rückseite: „Täglich geöffnet 7-6“ muss „Täglich geöffnet 7-7“ lauten. 2. Vorderseite: Logo 1 mm nach rechts verschieben, mit Abstand zum Loch für den Schlüsselring. |
| Entscheidung | Freigegeben mit den oben aufgeführten Änderungen |
| Freigebende Person / Funktion / Datum | Die Marketingleitung des Kunden, mit Namen / Marketingleitung / 2026-11-05 |
| Interne Vermerke | Eingegangen am 2026-11-05, geprüft von der Druckvorstufe, in Produktion gegeben am 2026-11-06 |
Beide Änderungen sind klein und vollständig beschrieben. Die Druckerei kann sie also umsetzen und den Auftrag ohne vierten Proof in Produktion geben, aber nur, weil sie schriftlich vorliegen. Die zweite Änderung zeigt, warum die Liste wichtig ist: „Logo 1 mm nach rechts verschieben“ ist eine Layoutänderung, und manche Druckereien schicken bei jeder Layoutänderung einen neuen Proof und reservieren „Freigegeben mit Änderungen“ für Textkorrekturen. Legen Sie Ihre Regel einmal fest und schreiben Sie sie in den Freigabetext.
Format und Loch in diesem Beispiel stammen aus der kostenlosen Schlüsselanhänger-Vorlage. Sie zeigt, wo das Loch für den Schlüsselring sitzt und wie weit das Motiv über den Schnitt hinausläuft.
E-Mail-Antwort oder unterschriebenes Formular: Was sollten Sie verlangen?
Verlangen Sie das, was laut Ihren Geschäftsbedingungen zählt, und achten Sie darauf, dass in beiden Fällen dieselben Fakten festgehalten sind.
| Was der Nachweis zeigt | Eine E-Mail mit „Sieht gut aus“ | Ein unterschriebenes Freigabeformular |
|---|---|---|
| Welcher Proof freigegeben wurde | Oft „der neueste“ oder ein Anhang, der mehrere Antworten zurückliegt | Proof-Version, Datum und der geprüfte Link |
| Was vereinbart wurde | Selten noch einmal genannt | Format, Material, Farben, Veredelung und Auflage, auf der Seite, die der Kunde unterschreibt |
| Änderungen | In der Antwort verstreut, manchmal erst nach „Bitte drucken“ | Eine pro Zeile, vor der Entscheidung aufgeführt |
| Die Entscheidung | Ein Satz, der gedeutet werden muss | Ein Kreuz in einem von drei Kästchen |
| Wer und wann | Absenderadresse und Sendezeit | Name, Funktion, Datum und Unterschrift, dazu Ihr Eingangsdatum |
Eine praktikable Regel: Akzeptieren Sie bei Wiederholungsaufträgen eine E-Mail und verlangen Sie das unterschriebene Formular bei neuen Aufträgen, hohen Auflagen und allem mit teuren Veredelungen. Welche der beiden Formen als verbindliche Freigabe gilt, entscheiden Ihre Geschäftsbedingungen und das Recht dort, wo Sie geschäftlich tätig sind. Nennen Sie Ihr Verfahren deshalb in Ihren Geschäftsbedingungen. Wie Sie den Nachweis danach aufbewahren, lesen Sie unter Kundenfreigaben dokumentieren und Kundenfreigabe.
Warum das Formular ein Feld für den 3D-Proof-Link hat
Bei einem flachen Proof muss sich der Kunde das fertige Stück vorstellen: wo der Schlüsselring sitzt, wie die Folie das Licht fängt, wie die Rückseite aussieht, wenn man den Anhänger oder die Karte umdreht. Kunden beurteilen das besser, wenn sie das Produkt selbst drehen können, und die Freigabe auf dem Formular ist nur so viel wert wie das, was der Kunde beim Unterschreiben verstanden hat.
Proofscene verwandelt den PDF-Proof, den Sie ohnehin erstellen, in einen interaktiven 3D-Proof auf einem Link mit Ihrem Branding. Sie sehen, ob der Link geöffnet wurde, und markieren ihn in Ihrer Proof-Bibliothek als „Freigegeben“, sobald das unterschriebene Formular zurückkommt. Der Link zeigt den Stand, den der Kunde geprüft hat, bis Sie eine aktualisierte Fassung veröffentlichen. So verweist der Link auf dem Formular weiterhin auf das, was der Kunde gesehen hat.
Der Kunde gibt per Antwort oder auf diesem Formular frei, und Sie markieren den 3D-Proof-Link als „Freigegeben“. Sie können kostenlos starten: mit 5 kostenlosen 3D-Proofs und jeden Monat weiteren.
Druckfreigabe-Formulare: Fragen und Antworten
Kurze, klare Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden. Ist Ihre Frage nicht dabei? Fragen Sie uns.
Fragen Sie unsGibt es dieses Druckfreigabe-Formular auch als Word-Datei?
Ja. Laden Sie die .docx-Datei in A4 oder US Letter herunter. Sie hat dieselben Felder wie das PDF, und die drei Entscheidungsfelder sind Kontrollkästchen, die Sie in Word anklicken. Fügen Sie Ihr Logo ein, passen Sie den Freigabetext an Ihre Geschäftsbedingungen an und speichern Sie die Datei als eigene Vorlage.
Kann mein Kunde das PDF am Bildschirm ausfüllen?
Ja. Das leere PDF hat Formularfelder. Ihr Kunde kann es in Adobe Acrobat Reader oder im PDF-Viewer seines Browsers ausfüllen, eine Entscheidung ankreuzen und speichern. Unterschrieben wird von Hand nach dem Ausdrucken oder mit der Unterschriftsfunktion des PDF-Readers, dann geht das Formular an Sie zurück.
Was ist der Unterschied zwischen „Freigegeben ohne Änderungen“ und „Freigegeben mit Änderungen“?
„Freigegeben ohne Änderungen“ heißt: genau den Proof produzieren, der auf dem Formular steht. „Freigegeben mit Änderungen“ heißt: produzieren, sobald die aufgeführten Änderungen umgesetzt sind, ohne weiteren Proof. Nutzen Sie dieses Kästchen für kleine, vollständig beschriebene Korrekturen wie einen Tippfehler. Alles, was Layout, Format oder eine Farbe verändert, ist als „Nicht freigegeben: neuen Proof senden“ sicherer.
Werden meine Eingaben gespeichert oder irgendwohin gesendet?
Nichts, was Sie eintragen, wird an Proofscene gesendet. Ist „Eingaben in diesem Browser speichern“ angehakt, bleibt das Formular im Speicher dieses Browsers, damit es beim Neuladen nicht verloren geht. Entfernen Sie den Haken oder klicken Sie auf „Alles löschen“, und es wird entfernt.
Wie verfolgt Proofscene die Freigabe?
Bei einem Proof-Link von Proofscene sehen Sie, ob und wie oft der Kunde ihn geöffnet hat, und sobald er freigibt, markieren Sie den Link in Ihrer Proof-Bibliothek als „Freigegeben“. Der Kunde antwortet oder unterschreibt ein Formular wie dieses, und das Formular ist der Nachweis, den Sie aufbewahren.
Brauche ich für jede Korrekturschleife ein neues Formular?
Ja. Füllen Sie pro Proof-Version ein Formular aus. Eine Unterschrift unter Version 2 sagt nichts über Version 3. Deshalb stehen Proof-Version und Datum weit oben auf dem Formular.
Mehr zum Thema: der Freigabeprozess Schritt für Schritt, der Ratgeber Checkliste für die Proof-Freigabe, die interaktive Checkliste für die Druckfreigabe, Kundenfreigabe und Kundenfreigaben dokumentieren.
Wie nützlich war dieses Tool?
Setzen Sie einen Proof zum Drehen aufs Formular
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, laden Sie einen PDF-Proof hoch und senden Sie Ihrem Kunden noch heute einen interaktiven 3D-Proof unter Ihrem eigenen Link mit Ihrem Branding.
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