Was sollte ein PDF-Proof enthalten?

Ein PDF-Proof sollte alles enthalten, was der Kunde für die Freigabe des Auftrags braucht, und nichts, was ihn verwirrt: jede bedruckte Fläche in den richtigen Proportionen, die physische Spezifikation, Druckfarben und Farbaufbau, die Veredelung, die Auflage, Version mit Datum und ein Freigabefeld, das festhält, wer freigegeben hat. Fehlt etwas davon, ist die Freigabe schwächer, als sie aussieht.

Warum der Inhalt des PDF-Proofs zählt

Ein PDF-Proof, klassisch Korrekturabzug genannt, erfüllt zwei Aufgaben zugleich. Erstens ist er ein Kommunikationsmittel: Er muss das fertige Produkt für jemanden verständlich machen, der nicht in der Druckbranche arbeitet. Zweitens ist er ein Nachweis: Geht bei einem Auftrag etwas schief, ist der PDF-Proof das Dokument, das beide Seiten noch einmal lesen. Ein Proof, der nur die erste Aufgabe erfüllt, ist ein hübsches PDF. Ein Proof, der beide erfüllt, ist eine Absicherung.

Motiv: jede Fläche, die der Kunde sieht

• Vorder- und Rückseite: immer beide, auch wenn auf der Rückseite nur eine Zeile Rechtstext steht. Fehlende Rückseiten sind eine wiederkehrende Ursache für Nachdrucke.
• Jede Fläche bei Faltschachteln, Banderolen und Mappen: alle Außenflächen, dazu die Innenflächen, wenn sie bedruckt werden.
• Alle Versionen und Varianten: Größen, Geschmacksrichtungen, Sprachen, Nummernkreise. Teilen sich acht Artikel ein Design, gehören alle acht auf den Proof.
• Richtige Proportionen: das Motiv im korrekten Seitenverhältnis, mit einem Hinweis zum Maßstab, wenn es nicht in Originalgröße (100 %) wiedergegeben ist.
• Beschnitt und Endformat markiert, damit der Kunde versteht, was weggeschnitten wird.
• Stanzkontur oder Hilfslinie: in einer eigenen, nicht druckenden Farbe dargestellt und klar als solche gekennzeichnet.
• Ansicht im aufgebauten Zustand: Zeigen Sie bei allem Dreidimensionalen das fertig aufgebaute Produkt, nicht nur die flache Abwicklung.

Spezifikation: die physischen Eckdaten

Diesen Block überfliegen Kunden zunächst und verlassen sich später darauf. Halten Sie ihn tabellarisch und eindeutig.

Farbe und Druckfarben: was tatsächlich gedruckt wird

Nennen Sie den Farbaufbau ausdrücklich, statt ihn nur aus dem Motiv erschließen zu lassen. Listen Sie die Prozessfarben auf, jede Sonderfarbe mit Pantone-Referenz und Variante (gestrichen oder ungestrichen) und alle Spezialfarben: Metallic, Leuchtfarbe, Deckweiß, Sicherheits- oder UV-reaktive Farben. Wird eine Markenfarbe in Prozessfarben umgesetzt, weil der Auftrag keine Sonderfarbplatte vorsieht, vermerken Sie das auf dem Proof. Diese eine Zeile verhindert eine ganze Reihe von Reklamationen.

Nennen Sie auch hier jede Farbe: den CMYK-Aufbau oder die Pantone-Nummer jeder Druckfarbe und den Bedruckstoff, damit der Kunde genau das freigibt, was gedruckt wird.

Weiterverarbeitung und Veredelung

Bei der Veredelung sind flache Proofs am schwächsten. Geben Sie deshalb nicht nur an, dass es eine Veredelung gibt, sondern auch genau, wo sie sitzt.

• Kaschierung oder Lack: glänzend, matt, Soft-Touch oder kratzfest und auf welchen Seiten.
• Partieller UV-Lack oder partieller Glanzlack, mit klar markierter Fläche, nicht nur als Notiz.
• Heißfolienprägung: Folienreferenz, Folienfarbe und die genaue Prägefläche.
• Hoch- oder Tiefprägung: Position, Tiefe und ob sie passgenau zum gedruckten Motiv sitzt.
• Stanzen, Rillen, Perforieren: auf der Ebene der Stanzkontur dargestellt.
• Sonderkonstruktionen: Fenster, Verklebungen, Magnete, Bänder, Einleger, Felder für die Personalisierung.

Weil sich all das als flache Farbfeld-Notiz schlecht vermitteln lässt, zahlt sich genau hier ein interaktiver 3D-Proof aus: Der Kunde sieht, wo die Folie sitzt und wie sie wirkt, statt nur zu lesen, dass es sie gibt.

Auftragsdaten und Versionskontrolle

Jeder PDF-Proof braucht einen Kopfbereich, der ihn zweifelsfrei identifiziert: Auftragsnummer, Kundenname, Auftragstitel, Proof-Version, Ausgabedatum und wer ihn erstellt hat. Die Versionsnummer sollte bei jeder Neuausgabe steigen, nie wiederverwendet werden und auf jeder Seite stehen. Ergänzen Sie die Frist für die Freigabe oder den Drucktermin, wenn die Freigabe zeitkritisch ist: Kunden reagieren auf eine Frist schneller als auf eine Bitte.

Produktionshinweise, die auf den Proof gehören

Nehmen Sie die auf, die für den Kunden relevant sind: Verpackung und Lieferform, Lieferadresse, Liefertermin und Toleranzen, die das Endergebnis betreffen (eine angegebene Schneidetoleranz, eine zulässige Farbabweichung, ein Prozentsatz für Mehr- oder Minderlieferung). Lassen Sie alles rein Interne weg: Maschinenbelegung, Ausschießen, Plattenzahl, Kalkulation, Sammelformdruck.

Das Freigabefeld

Das letzte Element auf dem PDF-Proof macht ihn zum Nachweis. Es sollte Name und Funktion der freigebenden Person erfassen, das Unternehmen, Datum und Uhrzeit, die genaue Proof-Version, die freigegeben wird, und eine klare Aussage, wozu die Freigabe berechtigt: in der Regel, dass Motiv, Rechtschreibung, Layout, Spezifikation und Veredelung geprüft sind und der Auftrag in die Produktion gehen darf. Geben Sie dem Kunden eindeutige Optionen: freigegeben (Gut zum Druck), freigegeben mit den markierten Änderungen oder neuer Proof erforderlich.

Läuft die Freigabe online, erfassen Sie sie automatisch zusammen mit der Version, die sich der Prüfer tatsächlich angesehen hat. Das beseitigt das schwächste Glied im Papierprozess: ein unterschriebenes Blatt, das niemand einer bestimmten Datei zuordnen kann.

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Arbeiten Sie die Checkliste für die Proof-Freigabe durch, bevor Sie einen Auftrag in die Produktion geben. Wie Sie die Freigabe nachweisbar festhalten, lesen Sie unter Kundenfreigaben dokumentieren, und warum sich das lohnt, unter Wie die Druckfreigabe Nachdrucke verhindert. Begriffe erklärt das Glossar.