Checkliste für die Proof-Freigabe

Bevor ein Druckauftrag in Produktion geht, prüfen Sie der Reihe nach sechs Dinge: Auftragsangaben und Proof-Version, Motiv und Text, die technische Druckvorstufe, die Farbspezifikation, Veredelung und Konstruktion und zuletzt den Freigabenachweis. Gehen Sie sie genau in dieser Reihenfolge durch: Jeder Abschnitt setzt voraus, dass der vorherige geklärt ist, und Texte auf einem Proof zu prüfen, der sich als falsche Version herausstellt, ist vergeudete Mühe.

1. Auftrag und Version

1. Auftragsnummer und Kundenname stimmen mit der Bestellung überein.
2. Die Proof-Version ist die aktuelle, und jede frühere Version ist klar als überholt gekennzeichnet.
3. Die Menge auf dem Proof entspricht der bestellten Menge, einschließlich einer vereinbarten Mehr- oder Minderlieferung.
4. Alle Bestandteile eines mehrteiligen Auftrags sind vorhanden: jede Artikelnummer, Größe, Sprache und Variante.
5. Liefertermin und Lieferadresse stimmen, und der Termin ist ab diesem Freigabezeitpunkt einhaltbar.

2. Motiv und Text

1. Jede bedruckte Fläche ist zu sehen: Vorderseite, Rückseite, alle Seitenflächen und die Innenflächen, sofern sie bedruckt werden.
2. Der Text wurde vollständig mit der freigegebenen Vorlage abgeglichen, und zwar von jemandem, der ihn nicht gesetzt hat.
3. Namen, Berufsbezeichnungen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail- und Webadressen sind aktuell.
4. Preise, Datumsangaben, Größen, Gewichte und Füllmengen sind korrekt und auf allen Seitenflächen einheitlich.
5. Logos sind die aktuell freigegebenen Versionen, mit korrekter Schutzzone und Mindestgröße.
6. Rechtliche, behördliche und Zertifizierungstexte sind vorhanden, vollständig und an der vorgeschriebenen Stelle.
7. Barcodes und QR-Codes sind korrekt und scannbar, mit ausreichender Ruhezone und genug Kontrast.
8. Variable oder personalisierte Felder sind als Platzhalter dargestellt, und die Datenquelle ist bestätigt.

3. Technische Druckvorstufe

1. Alle Bilder haben in der endgültigen Wiedergabegröße eine ausreichende Auflösung.
2. An jeder Schnittkante ist Beschnitt im geforderten Umfang vorhanden.
3. Kein Text und kein wichtiges Element liegt im Sicherheitsabstand.
4. Schriften sind eingebettet oder in Pfade umgewandelt; es wurden keine Schriften ersetzt.
5. Der Farbraum passt zum Druckverfahren: keine unbeabsichtigten RGB-Elemente, keine ungewollten Sonderfarbkanäle.
6. Tiefschwarz und die Passermarkenfarbe sind richtig eingesetzt; kleine Schrift ist nicht vierfarbig aufgebaut.
7. Überdrucken und Aussparen sind bewusst eingestellt, besonders bei weißen und hellen Elementen.
8. Die Überfüllung passt zu Druckverfahren und Bedruckstoff.
9. Der Gesamtfarbauftrag liegt innerhalb der Grenzwerte für Material und Druckmaschine.
10. Stanzkontur, Rill- und Perforationslinien sind korrekt, liegen auf eigenen Ebenen und sind als nicht druckend eingestellt.

4. Farbe

1. Der Farbaufbau ist ausdrücklich angegeben: Prozessfarben, Sonderfarben mit Pantone-Referenz einschließlich der Variante für gestrichenes oder ungestrichenes Papier und alle Spezialfarben.
2. Sonderfarben, die in Prozessfarben umgewandelt werden sollen, sind gekennzeichnet, und der Kunde ist informiert.
3. Wo es auf die exakte Markenfarbe ankommt, liegt ein Kontraktproof oder ein physisches Muster vor und ist unterschrieben.
4. Jede Farbe auf dem Proof ist mit ihrem CMYK-Aufbau oder ihrer Pantone-Nummer benannt, und für jede markenkritische Farbabstimmung ist ein Kontraktproof beauftragt.
5. Wie Bedruckstoff und Druckverfahren jede Farbe wiedergeben, ist vor der Freigabe auf dem Proof vermerkt.

5. Veredelung und Konstruktion

1. Bedruckstoff, Grammatur und Laufrichtung sind bestätigt und verfügbar.
2. Die Art der Lackierung oder Kaschierung und die zu beschichtenden Seiten sind festgelegt.
3. Flächen für partiellen UV-Lack, Folie, Hoch- und Tiefprägung sind mit ihrer genauen Ausdehnung dargestellt, nicht nur vermerkt.
4. Der Passer zwischen Druck und Veredelung ist geprüft, wo beide zusammentreffen.
5. Falzen, Kleben und Zusammenbau wurden an einer aufgebauten Ansicht geprüft, nicht nur an der flachen Abwicklung.
6. Besondere Merkmale sind bestätigt: Fenster, Einleger, Bänder, Magnete, Perforationen, Siegel.
7. Verpackung und Lieferform sind vereinbart.

6. Der Freigabenachweis

1. Eine namentlich genannte, befugte Person hat freigegeben, nicht ein anonymes „der Kunde“.
2. Die Freigabe bezieht sich auf eine bestimmte, abrufbare, unveränderte Proof-Version.
3. Die Freigabe trägt einen Zeitstempel.
4. Der Umfang der Freigabe ist angegeben: was sie abdeckt und ausdrücklich auch, was nicht.
5. Alle angeforderten Änderungen wurden entweder umgesetzt und in einem neuen Proof geprüft oder förmlich zurückgezogen.
6. Der Nachweis ist beim Auftrag abgelegt, wo ihn jeder findet, der ihn braucht.

Die letzte Kontrolle vor der Produktionsfreigabe

Ein letzter Schritt, und genau den überspringen Druckereien unter Termindruck am häufigsten: Bestätigen Sie, dass die Datei, die zur Plattenbelichtung, an die Druckmaschine oder in die Ausgabe geht, genau die freigegebene Datei ist. Prüfen Sie den Dateinamen, den Zeitstempel der letzten Änderung und die Versionskennzeichnung. Wurde nach der Freigabe noch etwas bearbeitet (selbst eine „winzige“ Änderung), erstellen Sie entweder einen neuen Proof oder halten Sie ausdrücklich fest, dass der Kunde genau diese Änderung freigegeben hat. Jede Prüfung oben hängt davon ab, dass dieser Punkt stimmt.

So nutzen Sie diese Checkliste in der Druckerei

Teilen Sie sie nach Rollen auf, statt sie von einer einzigen Person von vorn bis hinten abarbeiten zu lassen. Die Druckvorstufe ist für die Abschnitte 3 und 5 zuständig, der Kundenservice für 1 und 6 und der Kunde für 2 und die Farbentscheidungen in 4. Lassen Sie dann eine Person die letzte Kontrolle vor der Produktionsfreigabe als eigenen, bewussten Schritt durchführen, nicht als Teil der Datenvorbereitung. „Vorbereiten“ von „Freigeben“ zu trennen, ist eine kleine strukturelle Änderung, die überraschend viele späte Fehler abfängt.

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Nutzen Sie die Checkliste zusammen mit den Ratgebern Was ein PDF-Proof enthalten sollte, Verpackungsdesign online freigeben und Kundenfreigaben dokumentieren. Die Gründe dafür erklärt der Ratgeber Wie die Druckfreigabe Nachdrucke verhindert.