オンライン校正とメールの違い：どちらを選ぶべき？

メールでの承認は、校正を添付ファイルで送り、返信を校了とみなします。オンライン校正では、校正、コメント、版、承認を1か所にまとめて管理します。メールは手軽で誰でも使えるので、ほとんどの印刷会社はメールから始めます。ところが、確認者が複数いるとき、やり取りが何回も続くとき、実際に何が承認されたのかでトラブルになったときなど、まさにお金がかかる場面で破綻します。ここでは両者を率直に比べ、それぞれが向いている場面を紹介します。

メールでの承認の、気づきにくい落とし穴

メールの失敗は目立ちません。欠けているものが原因で、静かに失敗するのです。バージョン管理がないので、お客様が先週の添付ファイルに返信し、すでに修正したファイルを承認してしまうことがあります。記録が1か所にまとまらないので、フィードバックはスレッドのあちこちに散らばり、2人が同じ質問を別の言葉で尋ねます。そして「承認します」という返信が記録するのは、誰かが返信したという事実だけで、その人が何を理解し、どの版を見たのかではありません。仕上がりに問題が出るまでは、どれも問題になりません。問題が出たとたん、そのすべてが一度に問題になります。

オンライン校正とメールの比較

PDFをメールで送るので十分な場合

メールが間違っているわけではなく、使える範囲が狭いだけです。確認者が1人で、リスクが低く、デザインが変わりそうにない案件なら、PDFをメールで送るのが手早く、誰にでも伝わります。間違いは、いちばん単純なツールを、それでは手に負えなくなった案件に使うことです。面の多いパッケージ、関係者が何人もいる仕事、色やレイアウトでトラブルになれば高くつく案件などです。リスクに合わせてツールを選び、メールは本当にリスクの低い案件に使いましょう。

添付ファイルにはできない、3D校正リンクが加えるもの

比較はたいてい作業の流れの話で終わりますが、もう1つの差があります。どれほどきちんと整理されていても、メールで送るPDFは平面のファイルで、平面のファイルはお客様に完成品の想像を求めます。自社ブランドの校正リンクなら、製品そのものを見せられます。お客様は実際の形を回し、素材を見て、光の下で加工がどう見えるかを確かめたうえで、図面ではなく製品そのものを承認します。それが、クリックを記録するだけの承認と、理解を記録する承認の違いです。それが収益にどう響くかは、校正の承認で刷り直しを防ぐ方法をご覧ください。

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続けて、オンライン校正ツールの選び方、印刷校正の流れ、お客様の校了を記録に残す方法もお読みください。製品について詳しくは、オンライン校正ツールとお客様の校了をご覧ください。Proofsceneは、校正を添付ファイルではなく、自社ブランドのリンク1つで送ります。無料アカウントを作成して試してみてください。