Custo de um software de prova de impressão: planilha do comprador

O custo de um software de prova de impressão é a assinatura mais a implantação, o uso e a mão de obra necessária para transformar a arte em uma prova pronta para revisão. Uma licença mais barata pode sair mais cara no total se cada trabalho exigir muita preparação manual. Compare as ferramentas com a mesma carga mensal de trabalho e o mesmo processo de aprovação exigido; depois, valide a estimativa de tempo com os seus próprios arquivos.

A página de preços do Proofscene começa com uma conta grátis e depois traz o Creator, o Starter, o Pro e o Business, com preços fixos mensais e anuais, além do Enterprise, com orçamento sob medida para a sua gráfica. Esta planilha ajuda a gráfica a avaliar orçamentos por escrito com os próprios números.

Quais custos entram na comparação entre fornecedores?

Inclua todas as cobranças necessárias para operar o fluxo de trabalho que você pretende adotar, inclusive os itens que só aparecem nos limites do plano ou nas condições de implantação. Peça aos fornecedores que orcem o mesmo número de usuários internos, revisores externos, trabalhos por mês e arquivos armazenados. Um escopo comparável importa mais do que o fato de um preço de vitrine ser apresentado como acessível.

Como calcular o custo operacional mensal?

Calcule as cobranças recorrentes do software somadas à mão de obra usada para preparar e administrar as provas. Separe o tempo de espera pela resposta do cliente do tempo de trabalho dos funcionários. Um cliente que leva dois dias para responder não consumiu necessariamente dois dias de trabalho da equipe, então uma métrica de tempo decorrido, sozinha, não sustenta um cálculo de economia.

Custo operacional mensal = cobranças recorrentes + (provas por mês × minutos da equipe por prova ÷ 60 × custo-hora com encargos). Ao comparar o primeiro ano, some à parte a implantação, que é um custo único. Se você distribuir a implantação ao longo de doze meses para fins de planejamento, identifique esse rateio e não some o mesmo custo de implantação uma segunda vez.

Como fica uma comparação de custos na prática?

Use um cenário transparente para ver como o tempo de preparação muda o orçamento e depois troque as premissas por valores observados. Neste exemplo hipotético, uma gráfica faz 60 provas por mês, gasta 12 minutos da equipe em cada uma e calcula esse tempo a US$ 40 por hora. O custo resultante de mão de obra na preparação das provas é de US$ 480 por mês.

A conta é 60 × 12 ÷ 60 = 12 horas e, depois, 12 × 40 = US$ 480. Se, em vez disso, um piloto medido levar 7 minutos por prova, a mesma carga de trabalho usa 7 horas, que valem US$ 280. A diferença é de 5 horas de capacidade, que valem US$ 200, antes dos custos de assinatura ou implantação.

Trate estes dados como exemplos e troque pelos seus. Uma despesa recorrente adicional de US$ 200 consumiria todo o valor de mão de obra modelado neste cenário. Se o tempo liberado não reduzir uma despesa nem permitir trabalho útil, ele não deve ser apresentado como economia de caixa.

Como comparar ferramentas de visualização e de aprovação?

Compare ferramentas que resolvem o mesmo problema ou inclua de forma explícita no orçamento a combinação de que você precisa. Gerar uma prova 3D do produto e gerenciar um processo de aprovação com vários revisores são capacidades diferentes. Um mesmo produto pode cobrir as duas, mas o fato de ele estar em uma categoria ampla de provas não comprova que atende a todos os requisitos.

Use o comparativo entre prova 3D e prova de impressão online para definir o escopo. Para a visualização 3D, cronometre uma prova em PDF real, do envio ao link publicado, antes de estimar o tempo de preparação. Um preço baixo por renderização não é atraente se os arquivos que você recebe precisam de muita reconstrução.

Que evidências reunir antes de comprar?

Reúna o orçamento, o escopo de recursos testado e um registro curto do tempo real da equipe em trabalhos representativos. Guarde as anotações de falhas, além dos tempos dos testes bem-sucedidos. Uma ferramenta que resolve rápido um cartão simples, mas tem dificuldade com o seu trabalho habitual de gravação, exige um orçamento diferente do de uma ferramenta que dá conta da sua carga de trabalho com consistência.

Faça o piloto de provas com cinco trabalhos e use a calculadora de custo de reimpressão para montar o cenário de retrabalho em uma linha à parte. Não some reimpressões hipoteticamente evitadas às economias garantidas. Para avaliar o Proofscene, crie uma conta grátis e cronometre por conta própria uma prova em PDF típica; para uma configuração com vários usuários, fale com a gente sobre o acesso para equipes, com o seu volume de trabalhos e o fluxo exigido, para que o orçamento parta de um escopo concreto.