Linki do proofów z Twoją marką: wyślij klientom proof, który mogą naprawdę obejrzeć

Link do proofu z Twoją marką to jeden adres URL w Twojej własnej subdomenie (yourcompany.proofscene.com/P26001234), który otwiera zlecenie klienta jako interaktywny proof 3D w przeglądarce, z Twoją nazwą. Bez załączników, bez konta dla klienta, bez pytań „która to była wersja”. Link to zlecenie.

Problem z wysyłaniem proofów e-mailem

Każda drukarnia przerabiała ten wątek. Dołączasz proof_v2_FINAL.pdf. Klient przesyła go swojemu kierownikowi, który przesyła go zespołowi marki, który odsyła zrzut ekranu z komentarzem. Gdzieś po drodze wersja v3 trafia do jednej osoby, a do pozostałych dwóch już nie. Dwa tygodnie później ktoś pyta, która wersja została zaakceptowana, a Ty czytasz znaczniki czasu e-maili, żeby to ustalić.

Załączniki tworzą kopie, a kopie się rozjeżdżają. Odbierają też wszystko, co osoba sprawdzająca powinna mieć pod ręką: numer zlecenia, specyfikację, uwagi o uszlachetnieniach, sam produkt i jakikolwiek ślad tego, czy plik w ogóle został otwarty. PDF ląduje jako goły plik w folderze pobranych.

Co gorsza, przychodzi, nie wyglądając na nic szczególnego. Zwykły załącznik ze zwykłego e-maila nie sprawia wrażenia dokumentu, który się podpisuje. To drobiazg, ale zmienia to, jak starannie ludzie go traktują.

Co zmienia link do proofu

Link to jedno źródło prawdy. Zlecenie ma jeden adres. Gdy poprawka jest gotowa, to Ty wybierasz moment, w którym adres na nią przechodzi: opublikowany link pokazuje dokładnie opublikowaną wersję, dopóki nie wybierzesz „Opublikuj aktualizację”. Każdy, komu klient go przekaże, widzi to samo, w tym samym czasie i w tym samym stanie.

A ponieważ to strona internetowa, a nie plik, obok samego proofu może zawierać wszystko, co potrzebne do sprawdzenia zlecenia:

• Interaktywny produkt 3D, który osoba sprawdzająca może obracać, przybliżać i oglądać w realistycznym świetle.
• Nazwę Twojej firmy na proofie i numer zlecenia w adresie, aby klient wiedział, czyj to proof i którego zlecenia dotyczy.
• Kartę podglądu linku, aby link wyglądał jak proof, a nie goły adres URL, gdy trafi do e-maila lub komunikatora.
• Licznik wyświetleń, aby przed przypomnieniem się klientowi sprawdzić, czy i jak często proof był otwierany.
• Status Zaakceptowany, który ustawiasz, gdy klient zaakceptuje projekt, na linku pokazującym wersję, którą sprawdził.

Ten ostatni punkt najbardziej interesuje ludzi z produkcji. Status akceptacji i wersja są na tym samym linku, a to dużo lepsza sytuacja niż przeszukiwanie skrzynki. Jeśli po akceptacji opublikujesz pod tym linkiem poprawioną wersję, link pokaże nową, więc poproś klienta o ponowną akceptację.

Ma wyglądać jak Twoja drukarnia, a nie jak my

Od początku mieliśmy tu wyraźne zdanie. Link do proofu to część Twojej firmy, którą widzi klient. Działa w Twojej subdomenie, proof informuje, że przygotowała go Twoja firma, a Twoje logo i kolor marki obramowują stronę startową linku i stronę z hasłem. Klient ma do czynienia z Twoją drukarnią.

W praktyce oznacza to:

• Twoja subdomena: yourcompany.proofscene.com, a własna domena jest dostępna we wdrożeniu white label lub na własnych serwerach, którego zakres ustalasz z naszym zespołem.
• Twoja marka: nazwa Twojej firmy na każdym proofie, a do tego logo i kolor marki, ustawione raz w ustawieniach konta, aby link pasował do reszty Twojej komunikacji z klientami.
• Twoja numeracja zleceń: ścieżka adresu URL to Twój numer, a nie nieczytelny token. Jeśli Twoje zlecenie ma numer P26001234, link to /P26001234, więc da się go przeczytać przez telefon i wyszukać we własnych systemach.

Link do proofu, który czyta się jak Twoja karta zlecenia, to link, z którego Twoje biuro produkcji naprawdę skorzysta.

Jak go utworzyć: przeciągnij PDF na zlecenie

Chcieliśmy procesu, który i tak stosowaliśmy nieformalnie: wziąć proof PDF, który prepress właśnie przygotował, i przypisać go do numeru zlecenia. Tak to właśnie działa: upuszczasz PDF w Studiu proofów 3D, nadajesz linkowi numer zlecenia, publikujesz i link istnieje.

Za kulisami Proofscene odczytuje z proofu PDF projekt, wykrojnik i specyfikację, buduje proof 3D, a adres URL staje się aktywny, gdy publikujesz. Gdy przychodzi trzecia poprawka, link pokazuje wersję, którą klient już ma, dopóki nie wybierzesz „Opublikuj aktualizację”, więc nic nie zmienia się osobie sprawdzającej w trakcie sprawdzania.

W Twoim prepressie nic się nie zmienia. Plik, który przesyłasz, to ten sam gotowy do druku proof, który inaczej trafiłby jako załącznik do e-maila. Różnica polega na tym, gdzie trafia.

Dostęp: domyślnie otwarty, zamknięty, gdy to ważne

Większość proofów nie wymaga logowania. Zmuszanie klienta do zakładania konta, by obejrzeć własne zlecenie, utrudnia mu zadanie i wydłuża czas akceptacji. To najszybszy sposób, by proof przeleżał nieotwarty trzy dni. Domyślnie link powinien po prostu się otwierać.

Niektóre zlecenia są jednak naprawdę poufne: opakowania przed premierą, rebranding objęty embargiem, identyfikatory dla pracowników klienta, wszystko, co objęte NDA. Wtedy link do proofu może mieć opcjonalne hasło, więc sam adres URL nie wystarczy. Link wysyłasz w jednej wiadomości, a hasło tak, jak zwykle to robisz.

Rozsądne uzupełnienia, które daje każdy link Proofscene:

• Status, którym sterujesz: Szkic, gdy go przygotowujesz, Aktywny, gdy czeka na sprawdzenie, Zaakceptowany, gdy klient zaakceptuje projekt.
• Archiwizację, która wyłącza link, gdy zlecenie jest zakończone albo link trafił pod zły adres.
• Własny lub losowy kod, aby poufne zlecenie nie musiało mieć numeru, który łatwo zgadnąć.

Zasada jest taka, że bezpieczeństwo to decyzja podejmowana dla każdego zlecenia osobno, a nie ogólna polityka, która spowalnia dziewięćdziesiąt procent zleceń, które go nie potrzebują.

Co napisać w e-mailu z linkiem

Skoro szczegóły są na proofie, e-mail może być krótki. Wystarczą numer zlecenia, jedno zdanie o tym, co klient ogląda, link i jedna jasna instrukcja, czego od klienta potrzebujesz i do kiedy. Na pytania, na które kiedyś trzeba było odpowiadać w długich e-mailach (jak wygląda tył, gdzie jest złocenie), odpowiada teraz sam proof.

Warto przyjąć jeden praktyczny nawyk: wysyłaj link osobie, która faktycznie akceptuje projekt, a nie tylko koordynatorowi przekazującemu go dalej. Link do proofu łatwo przekazać, co jest jego zaletą. Gdy jednak wyślesz go bezpośrednio osobie decyzyjnej, akceptacja nie będzie czekać, aż ktoś przekaże jej wiadomość.

Zapisanie akceptacji

Gdy klient odpowie z decyzją, oznacz link jako Zaakceptowany w bibliotece proofów. Link pokazuje wersję, którą klient sprawdził, dopóki nie opublikujesz aktualizacji. Licznik wyświetleń pokazuje, czy i jak często był otwierany, a proof zachowuje numer zlecenia. Dzięki temu odpowiedź na pytanie „którą wersję zaakceptowali?” znajdziesz w kilka sekund, zamiast przeszukiwać skrzynkę. Jeśli Twoje proofy wciąż są w załącznikach e-maili, to zmiana, od której warto zacząć.

Czytaj także

Szczegóły znajdziesz na stronie funkcji linki do proofów z Twoją marką, a strona przeglądarka proofów 3D opisuje, co widzi klient, gdy otwiera link. O pełnym wdrożeniu w modelu white label przeczytasz na stronach white label i wdrożenia na własnych serwerach. O dokumentowaniu akceptacji przeczytaj poradnik Jak dokumentować akceptację projektu przez klienta i stronę akceptacja projektu przez klienta. Powiązane artykuły: jak zamienić płaskie proofy PDF w interaktywne proofy 3D i od proofu do zdjęcia produktowego. Załóż darmowe konto i wyślij swój pierwszy link do proofu jeszcze dziś.