自社ブランドの校正リンク：お客様が自分で確かめられる校正を送る

自社ブランドの校正リンクとは、自社のサブドメイン上の1つのURL（yourcompany.proofscene.com/P26001234）のことです。開くと、お客様の案件が、自社の名前入りのインタラクティブな3D校正（印刷物の仕上がりを3Dで確認できる校正）としてブラウザーに表示されます。添付ファイルも、クライアントのアカウントも、「どのバージョンだったっけ」もありません。リンクこそが案件です。

校正をメールで送ることの問題

どの印刷会社も、こんなメールのやり取りを経験しています。proof_v2_FINAL.pdfを添付して送ります。お客様はそれを上司に転送し、上司はブランドチームに転送し、ブランドチームはコメント付きのスクリーンショットを返してきます。その途中のどこかで、v3が1人にだけ送られ、残りの2人には届きません。2週間後、誰かがどれが承認されたのかと尋ね、それを調べるためにメールのタイムスタンプを読み返すことになります。

添付ファイルはコピーを生み、コピーは食い違っていきます。さらに、確認者に持っていてほしいものもすべて抜け落ちます。受注番号、仕様、加工の注記、製品そのもの、そして開かれたかどうかの手がかりさえもです。PDFは、ダウンロードフォルダーの中に、何も添えられていないファイルとして届きます。

さらに悪いことに、それは何の変哲もない姿で届きます。ありふれたメールに付いたありふれた添付ファイルは、署名する書類のようには感じられません。小さなことですが、人がそれをどれだけ丁寧に扱うかが変わります。

校正リンクで変わること

リンクは、唯一の信頼できる情報源です。案件のURLは1つだけです。修正版の準備ができたら、そのURLを修正版に切り替えるタイミングは自社で選べます。公開したリンクは、「更新を公開」を選ぶまで、公開した版をそのまま表示し続けます。お客様が転送した相手も全員、同じものを、同じタイミングで、同じ状態で見ます。

しかも、ファイルではなくウェブページなので、校正そのものの周りに、案件の情報をまとめて載せられます。

• 確認者が回したり、ズームしたり、リアルな光の下で確認したりできる、インタラクティブな3Dの製品。
• 校正に入る自社の会社名と、URLに入る受注番号。誰の校正で、どの案件なのかがお客様にわかります。
• リンクのプレビューカード。メールやチャットに届いたとき、ただのURLではなく、校正らしく見えます。
• 閲覧数。催促する前に、校正が開かれたかどうか、何回開かれたかがわかります。
• お客様が校了したときに設定する「承認済み」のステータス。お客様が確認した版を表示するリンクに付きます。

最後の点は、製造の担当者がもっとも気にするところです。承認済みのステータスと版が同じリンクにあるので、受信トレイを検索するよりずっと確実です。校了後に修正した版をそのリンクに公開すると、新しい版が表示されるので、お客様に改めて承認を依頼してください。

見せるべきは、私たちではなく自社のブランド

これは、私たちが最初からこだわってきた部分です。校正リンクは、自社のビジネスがお客様に見せる顔です。自社のサブドメイン上にあり、校正には作成者として自社の名前が表示され、リンクのランディングページとパスワードページは、自社のロゴとブランドカラーで彩られます。お客様が体験するのは、自社とのやり取りです。

具体的には、次のとおりです。

• 自社のサブドメイン：yourcompany.proofscene.com。私たちと範囲を決めるホワイトラベルやセルフホストの導入なら、独自ドメインも使えます。
• 自社のブランディング：すべての校正に自社の会社名が入ります。さらに、アカウント設定で一度登録したロゴとブランドカラーで、リンクの見た目がお客様とのほかのやり取りと統一されます。
• 自社の受注番号：URLのパスは意味のわからない文字列ではなく、自社の管理番号です。受注番号がP26001234なら、リンクは/P26001234になるので、電話でも読み上げられ、自社のシステムでも検索できます。

作業伝票のように読める校正リンクなら、製造部門で実際に使える校正リンクになります。

作成方法：案件にPDFをドラッグ

私たちが目指したのは、すでに非公式にやっていた作業の流れでした。プリプレスが作ったばかりの校正PDFを、受注番号にひも付ける流れです。だから操作もそのとおりにしました。PDFを3D校正スタジオにドロップし、リンクに受注番号を付けて公開すれば、リンクができあがります。

その裏側では、Proofsceneが校正PDFからデザイン、抜き型の線、仕様を読み取って3D校正を作り、公開した時点でURLが有効になります。第3版が届いても、「更新を公開」を選ぶまで、リンクにはお客様がすでに見ている版が表示され続けるので、確認の途中で内容が変わることはありません。

プリプレスの作業は何も変わりません。アップロードするファイルは、これまでメールに添付していたのと同じ入稿用の校正です。違うのは、それが届く場所です。

アクセス：基本は公開、必要なときだけ保護

ほとんどの校正には、ログインは必要ありません。自分の案件を見るためにアカウントの作成をお客様に求めるのは、承認までの時間を奪う手間であり、校正を3日間開かれないまま放置させる、いちばんの近道です。リンクはただ開くだけ、を基本にするべきです。

ただ、本当に機密性の高い案件もあります。発売前のパッケージ、情報解禁前のリブランディング、クライアントの社員証、NDAの対象になるものなどです。そうした案件では、校正リンクに任意でパスワードを設定でき、URLだけでは開けないようにできます。リンクは1通のメッセージで送り、パスワードはいつもの方法で伝えます。

さらに、どのProofsceneのリンクにも、次の便利な機能が備わっています。

• 自社で管理するステータス。準備中は「下書き」、確認を依頼している間は「有効」、お客様が校了したら「承認済み」です。
• アーカイブ。案件が終わったときや、リンクを間違った宛先に送ってしまったときに、リンクを非公開にします。
• 自由に決められるコードやランダムなコード。機密性の高い案件でも、推測されやすい受注番号を使わずに済みます。

セキュリティは案件ごとに判断するものであり、必要のない9割の案件まで遅くしてしまう一律のルールではない、というのが基本の考え方です。

リンクを送るメールに書くこと

詳しい内容は校正が伝えるので、メールは短くて構いません。効果的なのは、受注番号、お客様が何を見ているのかを伝える1文、リンク、そして、いつまでに何をしてほしいのかという明確な依頼1つです。これまで長いメールで答えていた質問（裏面はどうなっているか、箔はどこに入るか）には、校正そのものが答えます。

取り入れたい実践的な習慣が1つあります。リンクは、転送する窓口の担当者だけでなく、実際に承認する人にも送ることです。校正リンクは転送しやすいのが長所ですが、承認者に自分で送っておけば、判断が転送待ちで止まることはありません。

校了を記録する

お客様から判断の返信が来たら、校正ライブラリーでリンクを「承認済み」にします。リンクは、更新を公開するまでお客様が確認した版を表示し続け、閲覧数で、開かれたかどうか、何回開かれたかがわかります。校正には受注番号も残るので、「どの版を承認したのか」には、受信トレイを検索しなくても数秒で答えられます。校正をまだメールの添付ファイルで管理しているなら、まずはここから変える価値があります。

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