Wzór formularza akceptacji projektu
Darmowy formularz akceptacji projektu, który wypełniasz na tej stronie, a potem drukujesz lub zapisujesz jako PDF. Odnotowuje zlecenie, dokładną wersję proofu, specyfikację, ewentualne zmiany, decyzję klienta i jego podpis, a do tego jest dostępny jako pusty PDF do wypełnienia i plik Word.
Czym jest formularz akceptacji projektu?
Formularz akceptacji projektu to jednostronicowy dokument, który klient podpisuje, aby potwierdzić, że konkretny proof jest prawidłowy i zlecenie może trafić do produkcji. Wskazuje zlecenie i wersję proofu, powtarza specyfikację, na którą zgadza się klient, wymienia ewentualne zmiany i kończy się decyzją, imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem, datą i podpisem. Gdy po kilku tygodniach ktoś zakwestionuje dostawę, formularz odpowiada na pierwsze pytanie, jakie wszyscy zadają: co dokładnie zaakceptował klient?
Formularz powyżej ma ten sam układ. Wypełnij go i wydrukuj albo zapisz jako PDF i wyślij e-mailem; możesz też pobrać pusty PDF do wypełnienia lub plik Word (A4; wersje US Letter: PDF, Word) i umieścić go na własnym papierze firmowym. Miejsce formularza w całym zleceniu, od briefu do przekazania do produkcji, opisuje proces akceptacji projektu.
Jak używać go z proofem
- 01
Wypełnij dane zlecenia
Twoja firma, klient, numer zlecenia i specyfikacja z oferty, zanim wyślesz proof.
- 02
Wyślij go z proofem
Zapisz formularz jako PDF i wyślij go razem z proofem lub linkiem do proofu 3D w tej samej wiadomości.
- 03
Odbierz podpisany formularz
Osoba akceptująca wypisuje ewentualne zmiany, zaznacza jedną decyzję, podpisuje i datuje formularz, a potem odsyła go przed produkcją.
- 04
Zarchiwizuj go razem z proofem
Zanotuj, kiedy formularz wrócił i kto przekazał zlecenie do produkcji, a potem przechowuj go razem z tą właśnie wersją proofu.
Jaki spór rozstrzyga każde pole?
Każde pole odpowiada na pytanie, które pojawia się, gdy dostarczone zlecenie staje się przedmiotem sporu.
| Pole | Co rozstrzyga |
|---|---|
| Twoja firma i klient | Między kim zawarto porozumienie, co ma znaczenie, gdy w zleceniu pośredniczy sprzedawca, agencja lub drugi dostawca. |
| Numer zlecenia | Wiąże podpis z jednym zamówieniem w Twoim systemie, więc nie można go odczytać jako akceptacji ponownego zamówienia ani pokrewnego zlecenia. |
| Wersja i data proofu | Zwykle pierwsze pytanie w sporze: który proof klient zaakceptował? Wersja 3 z 4 listopada to nie wersja 2 z 1 listopada. |
| Pozycja, nakład i termin dostawy | Co jest fakturowane i wysyłane oraz data, na której oparto harmonogram. Zmiana po akceptacji może przesunąć ten termin, a formularz pokazuje, kiedy ją uzgodniono. |
| Format netto | Format netto zapisany liczbami. Na zarzut „wyszło mniejsze, niż miało być” jest odpowiedź, gdy wymiar widnieje na stronie, którą klient podpisał. |
| Podłoże lub materiał | O grubości i materiale płaski proof mówi najmniej. Wpis „białe PVC, 1,3 mm” albo „kreda silk 350 g/m²” w formularzu utrwala dokładnie to podłoże, na które zgodził się klient. |
| Kolory | CMYK lub konkretne numery Pantone. Formularz utrwala, jakie dokładnie kolory zostały określone. |
| Uszlachetnienia | Złocenie, lakier wybiórczy UV, laminat, kółko do kluczy lub tłoczenie oraz miejsce każdego z nich. Uszlachetnienia drogo się poprawia i łatwo je źle zapamiętać. |
| Link do proofu 3D | Wskazuje dokładnie tę wersję, którą klient obracał na ekranie, więc później możesz ponownie otworzyć to, co widział. |
| Prośby o zmiany | Jedna zmiana w wierszu, zapisana przed decyzją. „Zaakceptowany ze zmianami” oznacza wtedy tę listę i nic więcej. |
| Decyzja | Trzy pola zamiast zdania, które ktoś musi potem interpretować. „Wygląda dobrze, może trochę ciemniej?” to ani tak, ani nie. |
| Imię i nazwisko, stanowisko, data i podpis osoby akceptującej | Pokazuje, że osoba miała uprawnienia do akceptacji i kiedy z nich skorzystała. Wspólna skrzynka e-mail czy „klient” tego nie pokazują. |
| Wypełnia drukarnia | Kiedy wrócił podpisany formularz, kto go sprawdził i kiedy zlecenie przekazano do produkcji, więc cała oś czasu jest na jednej stronie, jeśli ktoś zakwestionuje datę druku. |
Zanim wyślesz formularz, sprawdź stronę prepressową z checklistą akceptacji proofu: formularz utrwala decyzję klienta, a checklista dba o to, by proof na nią zasługiwał.
Przykład: 1 000 breloków, wersja proofu 3
Oto formularz wypełniony dla małego zamówienia breloków PVC, w takiej postaci, w jakiej wraca od klienta.
| Pole | Wpis |
|---|---|
| Twoja firma / klient | Drukarnia Przykładowa sp. z o.o. / Kawiarnia Przykładowa sp. z o.o. |
| Numer zlecenia | 26-0418 |
| Pozycja / nakład / dostawa | Brelok PVC z otworem na kółko / 1 000 / 2026-11-27 |
| Format netto | 50,0 × 30,0 mm, narożniki o promieniu 2,0 mm |
| Podłoże / materiał | Białe PVC, 1,3 mm |
| Kolory / uszlachetnienia | CMYK z obu stron / laminat o wysokim połysku z obu stron, srebrne kółko do kluczy |
| Proof | v3, 2026-11-04, twojafirma.proofscene.com/P26000418 |
| Prośby o zmiany | 1. Tył: „Czynne codziennie 7-6” powinno brzmieć „Czynne codziennie 7-7”. 2. Przód: przesuń logo o 1 mm w prawo, z dala od otworu na kółko. |
| Decyzja | Zaakceptowany ze zmianami wymienionymi powyżej |
| Osoba akceptująca / stanowisko / data | Imię i nazwisko kierownika marketingu klienta / Kierownik marketingu / 2026-11-05 |
| Wypełnia drukarnia | Otrzymano 2026-11-05, sprawdził dział prepress, przekazano do produkcji 2026-11-06 |
Obie zmiany są drobne i dokładnie opisane, więc drukarnia może je wprowadzić i przekazać zlecenie do produkcji bez czwartego proofu, ale tylko dlatego, że zostały zapisane. Druga zmiana pokazuje, dlaczego lista ma znaczenie: „przesuń logo o 1 mm w prawo” to zmiana układu, a niektóre drukarnie przy każdej zmianie układu wysyłają nowy proof, a opcję „zaakceptowany ze zmianami” zostawiają dla poprawek tekstu. Ustal swoją zasadę raz i wpisz ją do treści akceptacji.
Wymiar i otwór w tym przykładzie pochodzą z darmowego narzędzia Szablon breloka, które pokazuje, gdzie jest otwór na kółko i jak daleko projekt wychodzi poza linię cięcia.
Odpowiedź e-mailem czy podpisany formularz: o co prosić?
Proś o tę formę akceptacji, którą uznają Twoje warunki sprzedaży, i dopilnuj, by w obu przypadkach zawierała te same informacje.
| Co pokazuje zapis | E-mail „wygląda dobrze” | Podpisany formularz akceptacji |
|---|---|---|
| Który proof zaakceptowano | Często „ten najnowszy” albo załącznik kilka odpowiedzi wcześniej | Wersja i data proofu oraz link, który klient sprawdzał |
| Co uzgodniono | Rzadko powtarzane | Wymiary, podłoże, kolory, uszlachetnienia i nakład na stronie, którą klient podpisuje |
| Zmiany | Wmieszane w odpowiedź, czasem po „można drukować” | Wypisane po jednej w wierszu, przed decyzją |
| Decyzja | Zdanie do interpretacji | Jedno zaznaczone pole z trzech |
| Kto i kiedy | Adres nadawcy i godzina wysłania | Imię i nazwisko, stanowisko, data i podpis, a do tego data otrzymania |
Praktyczna zasada: przy powtarzalnych zleceniach przyjmuj e-mail, a przy nowych zleceniach, dużych nakładach i wszystkim z kosztownymi uszlachetnieniami proś o podpisany formularz. To Twoje warunki i prawo obowiązujące tam, gdzie prowadzisz działalność, rozstrzygają, co liczy się jako wiążąca akceptacja, więc wskaż swoją metodę w warunkach. Jak przechowywać ten zapis, dowiesz się z poradnika Jak dokumentować akceptację projektu przez klienta i ze strony Akceptacja projektu przez klienta.
Dlaczego formularz ma pole na link do proofu 3D
Płaski proof każe klientowi wyobrazić sobie gotowy produkt: gdzie jest kółko do kluczy, jak złocenie łapie światło, jak wygląda tył po odwróceniu breloka lub karty. Klienci lepiej oceniają te rzeczy, gdy mogą sami obrócić produkt, a akceptacja w formularzu jest warta tyle, ile klient zrozumiał w chwili podpisu.
Proofscene zamienia proof PDF, który już przygotowujesz, w interaktywny proof 3D pod linkiem z Twoją marką. Widzisz, czy link został otwarty, a gdy wróci podpisany formularz, oznaczasz link jako Zaakceptowany w bibliotece proofów. Link pokazuje wersję sprawdzoną przez klienta, dopóki nie opublikujesz aktualizacji, więc link wpisany w formularz nadal prowadzi do tego, co klient widział.
Klient akceptuje projekt, odpowiadając na wiadomość lub na tym formularzu, a Ty oznaczasz link do proofu 3D jako Zaakceptowany. Możesz zacząć za darmo z 5 darmowymi proofami 3D i kolejnymi co miesiąc.
Formularze akceptacji projektu: pytania i odpowiedzi
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które słyszymy najczęściej. Nie ma tu Twojego pytania? Zadaj je nam.
Zadaj nam pytanieCzy ten formularz akceptacji projektu jest dostępny w wersji Word?
Tak. Pobierz plik .docx w formacie A4 lub US Letter. Ma te same pola co PDF, a trzy pola decyzji to pola wyboru, które zaznaczasz kliknięciem w Wordzie. Dodaj swoje logo, dostosuj treść akceptacji do swoich warunków sprzedaży i zapisz plik jako własny szablon.
Czy mój klient może wypełnić PDF na ekranie?
Tak. Pusty PDF ma pola formularza, więc klient może je wypełnić w Adobe Acrobat Reader lub w czytniku PDF w przeglądarce, zaznaczyć jedną decyzję i zapisać plik. Podpisuje odręcznie po wydrukowaniu albo narzędziem do podpisu w swoim czytniku i odsyła formularz.
Czym różni się „zaakceptowany bez zmian” od „zaakceptowany ze zmianami”?
„Zaakceptowany bez zmian” oznacza: wyprodukuj zgodnie z proofem wskazanym w formularzu. „Zaakceptowany ze zmianami” oznacza: rozpocznij produkcję po wprowadzeniu wymienionych zmian, bez kolejnego proofu. Tę opcję zostaw na drobne, w pełni opisane poprawki, takie jak literówka; wszystko, co zmienia układ, wymiar lub kolor, bezpieczniej oznaczyć jako „niezaakceptowany: wymagany nowy proof”.
Czy to, co wpisuję, jest gdzieś zapisywane lub wysyłane?
Nic, co wpiszesz, nie trafia do Proofscene. Gdy zaznaczysz „Zapamiętaj wpisy w tej przeglądarce”, formularz zostaje w pamięci tej przeglądarki, więc odświeżenie strony go nie usunie; odznacz tę opcję albo użyj „Wyczyść wszystko”, a formularz zostanie usunięty.
Jak Proofscene śledzi akceptację?
Przy linku do proofu Proofscene widzisz, czy i jak często klient go otwierał, a gdy klient zaakceptuje projekt, oznaczasz link jako Zaakceptowany w bibliotece proofów. Klient odpowiada na wiadomość albo podpisuje formularz taki jak ten, a formularz jest zapisem, który przechowujesz.
Czy potrzebuję nowego formularza przy każdej turze proofów?
Tak. Wypełnij jeden formularz na każdą wersję proofu. Podpis na wersji 2 nic nie mówi o wersji 3, dlatego wersja i data proofu są na górze formularza.
Zobacz też: proces akceptacji projektu krok po kroku, poradnik o checkliście akceptacji proofu do druku, interaktywną checklistę akceptacji proofu, stronę Akceptacja projektu przez klienta i poradnik Jak dokumentować akceptację projektu przez klienta.
Jak oceniasz przydatność tego narzędzia?
Dodaj do formularza proof, który klient może obrócić
Załóż darmowe konto, prześlij proof PDF i jeszcze dziś wyślij klientowi interaktywny proof 3D pod linkiem z Twoją marką.
Darmowe konto · Bez karty kredytowej · Stworzone przez drukarzy