Liens de BAT à votre marque pour imprimeurs

Un lien de BAT à votre marque est une URL unique, sur votre propre sous-domaine (yourcompany.proofscene.com/P26001234), qui ouvre dans le navigateur le travail du client en BAT 3D interactif, à votre nom. Pas de pièce jointe, pas de compte pour le client, pas de « c'était quelle version, déjà ? » Le lien, c'est le dossier.

Le problème des BAT envoyés par e-mail

Toutes les imprimeries ont vécu ce fil d'e-mails. Vous joignez proof_v2_FINAL.pdf. Le client le transfère à son responsable, qui le transfère à l'équipe de la marque, qui renvoie une capture d'écran avec un commentaire. Quelque part en route, une v3 part chez une personne et pas chez les deux autres. Deux semaines plus tard, quelqu'un demande laquelle a été validée : vous voilà à éplucher l'horodatage des e-mails pour le savoir.

Les pièces jointes multiplient les copies, qui finissent par diverger. Elles font aussi disparaître tout ce que vous voudriez que le relecteur ait sous les yeux : le numéro de dossier, les spécifications, les notes de finition, le produit lui-même et le moindre signe qu'il a bien été ouvert. Le PDF arrive en fichier nu dans un dossier de téléchargements.

Pire, il n'a l'air de rien quand il arrive. Une pièce jointe banale, dans un e-mail banal, ne donne pas l'impression d'un document qu'on signe. C'est un détail qui change pourtant le soin qu'on y apporte.

Ce que change un lien de BAT

Un lien, c'est une source de vérité unique. Le dossier a une seule adresse. Quand une correction est prête, c'est vous qui décidez du moment où cette adresse passe à la nouvelle version : un lien publié continue d'afficher exactement la version que vous avez publiée jusqu'à ce que vous choisissiez « Publier la mise à jour ». Toute personne à qui le client le transfère voit la même chose, au même moment, dans le même état.

Et comme il s'agit d'une page web et non d'un fichier, il peut réunir tout le contexte du dossier autour du BAT lui-même :

Le produit 3D interactif, que le relecteur peut faire tourner, agrandir et examiner sous un éclairage réel.
Le nom de votre entreprise sur le BAT et votre numéro de dossier dans l'adresse : le client sait de qui vient le BAT et à quel dossier il correspond.
Une vignette d'aperçu, pour que le lien ressemble à un BAT et non à une simple URL quand il arrive dans un e-mail ou une messagerie.
Un nombre de vues, pour savoir si le BAT a été ouvert, et combien de fois, avant de relancer.
Un statut Validé que vous attribuez quand le client donne son accord, sur le lien qui affiche la version qu'il a vérifiée.

C'est ce dernier point qui compte le plus pour la production. Le statut Validé et la version vérifiée sont sur le même lien, ce qui vaut bien mieux qu'une recherche dans une boîte de réception. Si vous publiez une version corrigée sur ce lien après la validation, c'est elle qui s'affiche : demandez alors au client de valider à nouveau.

À l'image de votre imprimerie, pas de la nôtre

Sur ce point, nous avons eu un parti pris dès le départ. Le lien de BAT est un espace tourné vers le client, au service de votre activité. Il se trouve sur votre sous-domaine et le BAT indique qu'il a été préparé par votre entreprise ; votre logo et votre couleur de marque encadrent les pages d'accueil et de mot de passe du lien. Pour votre client, l'expérience est celle de votre imprimerie.

Concrètement, cela signifie :

Votre sous-domaine : yourcompany.proofscene.com. Votre propre domaine est aussi possible avec une solution en marque blanche ou auto-hébergée, définie avec notre équipe.
Votre image de marque : le nom de votre entreprise sur chaque BAT, plus votre logo et votre couleur de marque, réglés une fois pour toutes dans les paramètres de votre compte, pour que le lien s'accorde avec le reste de votre communication client.
Votre numérotation de dossiers : le chemin de l'URL est votre référence, pas un identifiant opaque. Si votre dossier porte le numéro P26001234, le lien est /P26001234 : il se dicte au téléphone et se retrouve dans vos propres systèmes.

Un lien de BAT qui se lit comme votre fiche de fabrication, c'est un lien de BAT que votre service de production peut vraiment utiliser.

Créer un lien : glissez le PDF sur le dossier

Le circuit que nous voulions, c'était celui que nous suivions déjà de façon informelle : prendre le BAT PDF que le prépresse vient de produire et le rattacher au numéro de dossier. C'est donc exactement le geste à faire : déposez le PDF dans le Studio BAT 3D, donnez votre numéro de dossier au lien et publiez. Le lien est créé.

En coulisses, Proofscene lit le visuel, le tracé de découpe et les spécifications du BAT PDF, puis construit le BAT 3D ; l'URL est mise en ligne dès que vous publiez. Quand arrive la troisième version, le lien continue d'afficher la version que votre client a déjà jusqu'à ce que vous choisissiez « Publier la mise à jour » : rien ne change sous les yeux d'un relecteur en pleine vérification.

Rien ne change dans votre prépresse. Le fichier que vous importez est le même BAT prêt à imprimer que vous auriez joint à un e-mail. La différence, c'est l'endroit où il arrive.

Accès : ouvert par défaut, verrouillé quand il le faut

La plupart des BAT n'ont pas besoin d'identifiant. Obliger votre client à créer un compte pour consulter sa propre commande, c'est une friction qui vous coûte du temps de validation et le moyen le plus sûr pour qu'un BAT reste trois jours sans être ouvert. Par défaut, le lien doit tout simplement s'ouvrir.

Mais certains travaux sont vraiment confidentiels : un emballage pas encore lancé, un changement d'identité visuelle sous embargo, les badges du personnel d'un client, tout ce qui est couvert par un accord de confidentialité. Pour ceux-là, un lien de BAT peut recevoir un mot de passe facultatif : l'URL seule ne suffit plus. Vous envoyez le lien dans un message et le mot de passe par le moyen que vous utilisez d'habitude.

Des compléments de bon sens, que chaque lien Proofscene vous offre :

Un statut que vous gérez : Brouillon pendant que vous le préparez, Actif pendant la relecture, Validé dès que le client donne son accord.
L'archivage, qui met le lien hors ligne quand le travail est terminé ou que le lien est parti à la mauvaise adresse.
Un code personnalisé ou aléatoire, pour qu'un travail confidentiel n'ait pas à porter un numéro de dossier facile à deviner.

Le principe : la sécurité se décide dossier par dossier ; ce n'est pas une règle générale qui ralentit les neuf dossiers sur dix qui n'en ont pas besoin.

Que mettre dans l'e-mail autour du lien

Comme le BAT porte le détail, l'e-mail peut être court. Ce qui fonctionne : le numéro de dossier, une phrase qui dit au client ce qu'il regarde, le lien et une consigne claire sur ce que vous attendez de lui et pour quand. Les questions auxquelles vous répondiez dans de longs e-mails (à quoi ressemble le verso, où se trouve la dorure) trouvent leur réponse dans le BAT lui-même.

Une habitude pratique à prendre : envoyez le lien à la personne qui signe vraiment, pas uniquement au coordinateur qui le fait suivre. Un lien de BAT se transfère facilement, ce qui est un atout, et l'envoyer vous-même au signataire garantit que la décision n'attend jamais un transfert.

Enregistrer la validation

Quand le client répond avec sa décision, marquez le lien comme Validé dans votre bibliothèque de BAT. Le lien continue d'afficher la version vérifiée jusqu'à votre prochaine mise à jour ; son nombre de vues indique s'il a été ouvert, et combien de fois ; le BAT garde sa référence de dossier. La question « quelle version a été validée ? » trouve ainsi sa réponse en quelques secondes, sans fouiller une boîte de réception. Si vos BAT vivent encore dans des pièces jointes, c'est le premier changement à faire.

Liens de BAT à votre marque : envoyez à vos clients un BAT qu'ils peuvent vraiment explorer