Proof-Links mit Branding: Senden Sie Ihren Kunden einen Proof, den sie wirklich erkunden können

Ein Proof-Link mit Branding ist eine einzige URL auf Ihrer eigenen Subdomain (yourcompany.proofscene.com/P26001234), die den Auftrag Ihres Kunden als interaktiven 3D-Proof im Browser öffnet, und zwar unter Ihrem Namen. Kein Anhang, kein Konto für den Kunden, kein Rätseln, welche Version das war. Der Link ist der Auftrag.

Das Problem mit Proofs per E-Mail

Jede Druckerei kennt diesen E-Mail-Verlauf. Sie hängen proof_v2_FINAL.pdf an. Der Kunde leitet die Datei an seinen Vorgesetzten weiter, der sie an das Markenteam weitergibt, das wiederum einen Screenshot mit Kommentar zurückschickt. Irgendwo dazwischen geht eine v3 an eine Person, aber nicht an die anderen beiden. Zwei Wochen später fragt jemand, welche Version freigegeben wurde, und Sie lesen E-Mail-Zeitstempel, um es herauszufinden.

Anhänge erzeugen Kopien, und Kopien laufen auseinander. Außerdem geht dabei alles verloren, was der Prüfer haben sollte: die Auftragsnummer, die Spezifikation, die Hinweise zur Veredelung, das Produkt selbst und jedes Anzeichen dafür, ob die Datei überhaupt geöffnet wurde. Das PDF landet als nackte Datei in einem Download-Ordner.

Schlimmer noch: Es kommt völlig unscheinbar an. Ein beliebiger Anhang aus einer beliebigen E-Mail fühlt sich nicht wie ein Dokument an, das man unterschreibt. Das ist eine Kleinigkeit, und doch verändert sie, wie sorgfältig man damit umgeht.

Was ein Proof-Link verändert

Ein Link ist die einzige maßgebliche Quelle. Es gibt genau eine Adresse für den Auftrag. Wenn eine Überarbeitung fertig ist, bestimmen Sie, wann diese Adresse sie zeigt: Ein veröffentlichter Link zeigt genau den Stand, den Sie veröffentlicht haben, bis Sie „Aktualisierung veröffentlichen“ wählen. Jeder, an den der Kunde ihn weiterleitet, sieht dasselbe, zur selben Zeit, im selben Zustand.

Und weil es sich um eine Seite im Web handelt statt um eine Datei, kann der Link den gesamten Kontext des Auftrags rund um den Proof mitliefern:

• Das interaktive 3D-Produkt, das der Prüfer drehen, zoomen und unter echtem Licht genau ansehen kann.
• Ihr Firmenname auf dem Proof und Ihre Auftragsnummer in der Adresse, damit der Kunde weiß, von wem der Proof stammt und zu welchem Auftrag er gehört.
• Eine Linkvorschau, damit der Link in E-Mail oder Chat wie ein Proof aussieht und nicht wie eine nackte URL.
• Eine Aufrufzahl, damit Sie sehen, ob und wie oft der Proof geöffnet wurde, bevor Sie nachhaken.
• Ein Status „Freigegeben“, den Sie setzen, wenn der Kunde freigibt, direkt auf dem Link, der den geprüften Stand zeigt.

Auf diesen letzten Punkt legt die Produktion den größten Wert. Freigabestatus und Stand liegen auf demselben Link, und das ist eine weit bessere Ausgangslage als die Suche im Posteingang. Wenn Sie nach der Freigabe einen korrigierten Stand unter diesem Link veröffentlichen, zeigt er den neuen. Bitten Sie den Kunden dann um eine erneute Freigabe.

Der Link sollte nach Ihrer Druckerei aussehen, nicht nach uns

Hier hatten wir von Anfang an eine klare Haltung. Der Proof-Link ist das Gesicht Ihres Unternehmens gegenüber dem Kunden. Er liegt auf Ihrer Subdomain, der Proof nennt Ihr Unternehmen als Ersteller, und Ihr Logo und Ihre Markenfarbe rahmen die Landingpage und die Passwortseite des Links ein. Ihr Kunde erlebt dabei Ihre Druckerei.

Konkret heißt das:

• Ihre Subdomain: yourcompany.proofscene.com. Ihre eigene Domain ist über eine White-Label- oder selbst gehostete Installation möglich, die Sie mit unserem Team abstimmen.
• Ihr Branding: Ihr Firmenname auf jedem Proof, dazu Ihr Logo und Ihre Markenfarbe, einmal in den Kontoeinstellungen festgelegt, damit der Link zum Rest Ihrer Kundenkommunikation passt.
• Ihre Auftragsnummern: Der URL-Pfad ist Ihre Referenz, keine kryptische Zeichenfolge. Lautet Ihr Auftrag P26001234, ist der Link /P26001234. So lässt er sich am Telefon vorlesen und in Ihren eigenen Systemen suchen.

Ein Proof-Link, der sich wie Ihr Laufzettel liest, ist ein Proof-Link, mit dem Ihre Arbeitsvorbereitung wirklich arbeiten kann.

Einen Link erstellen: das PDF auf den Auftrag ziehen

Wir wollten genau den Ablauf, den wir ohnehin schon informell hatten: den PDF-Proof nehmen, den die Druckvorstufe gerade erstellt hat, und ihn der Auftragsnummer zuordnen. Genau so funktioniert es jetzt: das PDF im 3D-Proof-Studio ablegen, dem Link Ihre Auftragsnummer geben, veröffentlichen, und der Link steht.

Im Hintergrund liest Proofscene Motiv, Stanzkontur und Spezifikation aus dem PDF-Proof, baut den 3D-Proof, und die URL geht live, sobald Sie veröffentlichen. Kommt die dritte Überarbeitung, zeigt der Link weiter den Stand, den Ihr Kunde bereits kennt, bis Sie „Aktualisierung veröffentlichen“ wählen. So ändert sich nichts, während jemand mitten in der Prüfung steckt.

An Ihrer Druckvorstufe ändert sich nichts. Die Datei, die Sie hochladen, ist derselbe druckfertige Proof, den Sie sonst an eine E-Mail gehängt hätten. Der Unterschied liegt darin, wo sie ankommt.

Zugriff: standardmäßig offen, geschützt, wenn es darauf ankommt

Die meisten Proofs brauchen keine Anmeldung. Wenn Ihr Kunde erst ein Konto anlegen muss, um seinen eigenen Auftrag anzusehen, verlängert diese Hürde die Freigabedauer, und nichts sorgt schneller dafür, dass ein Proof drei Tage ungeöffnet liegen bleibt. Standard sollte sein, dass sich der Link einfach öffnet.

Manche Aufträge sind aber tatsächlich vertraulich: unveröffentlichte Verpackungen, ein Rebranding mit Sperrfrist, Ausweise für die Belegschaft eines Kunden, alles, was unter ein NDA fällt. Für solche Fälle kann ein Proof-Link ein optionales Passwort tragen, sodass die URL allein nicht genügt. Sie schicken den Link in einer Nachricht und das Passwort auf dem Weg, den Sie dafür sonst auch nutzen.

Dazu passen sinnvolle Ergänzungen, die jeder Proofscene-Link mitbringt:

• Ein Status, den Sie steuern: „Entwurf“, während Sie ihn vorbereiten, „Aktiv“, solange er zur Prüfung beim Kunden liegt, „Freigegeben“, sobald der Kunde freigibt.
• Archivieren, womit Sie den Link offline nehmen, wenn der Auftrag abgeschlossen ist oder der Link an die falsche Adresse ging.
• Ein selbst gewählter oder zufälliger Code, damit ein vertraulicher Auftrag keine erratbare Auftragsnummer tragen muss.

Das Prinzip: Sicherheit ist eine Entscheidung pro Auftrag, keine Pauschalregel, die die neunzig Prozent der Aufträge ausbremst, die sie nicht brauchen.

Was in die E-Mail zum Link gehört

Weil der Proof die Details liefert, kann die E-Mail kurz sein. Bewährt hat sich: die Auftragsnummer, ein Satz dazu, was der Kunde vor sich hat, der Link und eine klare Ansage, was Sie bis wann von ihm brauchen. Die Fragen, die Sie früher in langen E-Mails beantwortet haben (wie die Rückseite aussieht, wo die Folie sitzt), beantwortet der Proof selbst.

Eine Gewohnheit, die sich lohnt: Schicken Sie den Link an die Person, die tatsächlich freigibt, und nicht nur an den Koordinator, der ihn weiterleitet. Ein Proof-Link lässt sich leicht weiterleiten, und das ist eine Stärke. Wenn Sie ihn selbst an die Person schicken, die freigibt, muss die Entscheidung nie auf eine Weiterleitung warten.

Die Freigabe festhalten

Wenn der Kunde mit seiner Entscheidung antwortet, markieren Sie den Link in Ihrer Proof-Bibliothek als „Freigegeben“. Der Link zeigt weiter den geprüften Stand, bis Sie eine Aktualisierung veröffentlichen, seine Aufrufzahl zeigt, ob und wie oft er geöffnet wurde, und der Proof behält seine Auftragsnummer. So ist die Frage „Welche Version wurde freigegeben?“ in Sekunden beantwortet statt mit einer Suche im Posteingang. Wenn Ihre Proofs noch in E-Mail-Anhängen stecken, ist das die Änderung, mit der Sie anfangen sollten.

Mehr zum Thema

Alle Details finden Sie auf der Funktionsseite Proof-Links mit Branding, und die Seite 3D-Proof-Viewer zeigt, was der Kunde sieht, wenn er einen Link öffnet. Wie Sie den Link vollständig unter Ihrer eigenen Marke betreiben, lesen Sie unter White-Label und Enterprise (selbst gehostet). Rund um den Freigabenachweis lesen Sie, wie Sie die Kundenfreigabe dokumentieren, und mehr zur Kundenfreigabe. Weitere Beiträge: Flache PDF-Proofs in interaktive 3D-Proofs verwandeln und Vom Proof zum Produktfoto. Erstellen Sie ein kostenloses Konto und senden Sie noch heute Ihren ersten Proof-Link.