Links de prova com a sua marca para gráficas

Um link de prova com a sua marca é uma única URL no seu próprio subdomínio (yourcompany.proofscene.com/P26001234) que abre o trabalho do cliente como uma prova 3D interativa, no navegador, com o seu nome. Sem anexo, sem conta para o cliente, sem aquele “qual era a versão mesmo”. O link é o próprio trabalho.

O problema de enviar provas por e-mail

Toda gráfica já viveu essa troca de e-mails. Você anexa proof_v2_FINAL.pdf. O cliente encaminha para o gerente, que encaminha para a equipe de marca, que devolve uma captura de tela com um comentário. No meio do caminho, uma v3 vai para uma pessoa e não para as outras duas. Duas semanas depois, alguém pergunta qual delas foi aprovada e você está conferindo a data e a hora dos e-mails para descobrir.

Anexos criam cópias, e as cópias se desencontram. Eles também tiram tudo o que você gostaria que o revisor tivesse: o número do pedido, a especificação, as observações de acabamento, o próprio produto e qualquer sinal de que o arquivo chegou a ser aberto. O PDF chega como um arquivo solto em uma pasta de downloads.

Pior: ele chega com cara de nada. Um anexo genérico em um e-mail genérico não parece um documento que se assina. É um detalhe, e muda o cuidado com que as pessoas tratam o arquivo.

O que muda com um link de prova

Um link é uma fonte única da verdade. Há um só endereço para o trabalho. Quando uma alteração fica pronta, você escolhe o momento em que esse endereço passa a mostrá-la: um link publicado continua mostrando exatamente a versão que você publicou até você selecionar Publicar atualização. Qualquer pessoa a quem o cliente encaminhe o link vê a mesma coisa, ao mesmo tempo e no mesmo estado.

E, como é uma página da web e não um arquivo, o link pode levar todo o contexto do trabalho junto com a própria prova:

O produto 3D interativo, que o revisor pode girar, dar zoom e examinar sob luz real.
O nome da sua empresa na prova e o seu número de pedido no endereço, para o cliente saber de quem é a prova e de qual trabalho se trata.
Uma prévia do link, para que ele pareça uma prova, e não uma URL solta, quando chegar por e-mail ou chat.
A contagem de visualizações, para você ver se a prova foi aberta, e quantas vezes, antes de cobrar uma resposta.
O status Aprovado, que você marca quando o cliente dá o OK, no link que mostra a versão que ele revisou.

Esse último ponto é o que mais importa para o pessoal da produção. O status Aprovado e a versão ficam no mesmo link, o que é muito melhor do que uma pesquisa na caixa de entrada. Se você publicar uma versão corrigida nesse link depois da aprovação, ele passa a mostrar a nova, então peça ao cliente que aprove de novo.

Deve ter a cara da sua gráfica, não da nossa

Desde o início, tivemos uma posição firme sobre esta parte. O link da prova é um ponto de contato da sua empresa com o cliente. Ele fica no seu subdomínio, a prova informa que foi preparada pela sua empresa, e o seu logo e a cor da sua marca emolduram a página de entrada e a página de senha do link. A experiência do cliente é com a sua gráfica.

Na prática, isso significa:

Seu subdomínio: yourcompany.proofscene.com, com domínio próprio disponível em uma configuração white label ou self-hosted (nos seus próprios servidores) definida com a nossa equipe.
Sua identidade visual: o nome da sua empresa em todas as provas, além do seu logo e da cor da sua marca, definidos uma vez nas configurações da conta, para que o link combine com o resto da comunicação com os seus clientes.
Sua numeração de pedidos: o caminho da URL é a sua referência, e não um código indecifrável. Se o pedido é o P26001234, o link é /P26001234, o que significa que dá para ditar o link por telefone e encontrá-lo pesquisando nos seus próprios sistemas.

Um link de prova que se lê como a sua ordem de serviço é um link de prova que a sua produção consegue usar de verdade.

Como criar: arraste o PDF para o trabalho

O fluxo que queríamos era o que já fazíamos de modo informal: pegar a prova em PDF que a pré-impressão acabou de gerar e vinculá-la ao número do pedido. Então a interação é exatamente essa: arraste o PDF para o Estúdio de Provas 3D, dê ao link o seu número de pedido, publique, e o link passa a existir.

Por trás disso: o Proofscene lê a arte, a faca de corte e vinco e a especificação da prova em PDF, cria a prova 3D, e a URL entra no ar quando você publica. Quando chega a terceira alteração, o link continua mostrando a versão que o cliente já tem até você escolher Publicar atualização, então nada muda debaixo dos olhos de quem está no meio da revisão.

Nada muda na sua pré-impressão. O arquivo que você envia é a mesma prova pronta para impressão que você anexaria a um e-mail. A diferença é onde ela chega.

Acesso: aberto por padrão, protegido quando importa

A maioria das provas não precisa de login. Exigir que o cliente crie uma conta para ver o próprio trabalho é um atrito que custa prazo de aprovação, e é o jeito mais rápido de fazer uma prova ficar três dias sem ser aberta. O padrão deve ser o link simplesmente abrir.

Mas alguns trabalhos são de fato confidenciais: uma embalagem ainda não lançada, um rebranding sob embargo, credenciais para os funcionários de um cliente, qualquer coisa sob acordo de confidencialidade (NDA). Para esses casos, o link de prova pode ter uma senha opcional, para que a URL sozinha não baste. Você envia o link em uma mensagem e a senha do jeito que costuma fazer.

Bons complementos para isso, que todo link do Proofscene oferece:

Um status que você controla: Rascunho enquanto você prepara, Ativo enquanto está em revisão, Aprovado quando o cliente dá o OK.
Arquivamento, que tira o link do ar quando o trabalho termina ou quando o link foi parar no endereço errado.
Um código personalizado ou aleatório, para que um trabalho confidencial não precise levar um número de pedido fácil de adivinhar.

O princípio é que a segurança é uma decisão de cada trabalho, e não uma política geral que atrasa os noventa por cento dos trabalhos que não precisam dela.

O que escrever no e-mail junto com o link

Como a prova traz os detalhes, o e-mail pode ser curto. O que funciona: o número do pedido, uma frase dizendo o que o cliente está vendo, o link e uma instrução clara sobre o que você precisa dele e até quando. As perguntas que você respondia em e-mails longos (como é o verso, onde fica o hot stamping) são respondidas pela própria prova.

Um hábito prático que vale adotar: envie o link para quem de fato aprova, e não só para o coordenador que vai encaminhá-lo. Um link de prova é fácil de encaminhar, o que é uma vantagem, e, quando você mesmo o envia a quem assina, a decisão nunca fica esperando um encaminhamento.

Como registrar a aprovação

Quando o cliente responder com a decisão, marque o link como Aprovado na sua biblioteca de provas. O link continua mostrando a versão que ele revisou até você publicar uma atualização, a contagem de visualizações mostra se ele foi aberto e quantas vezes, e a prova mantém a referência do pedido, então responder “qual versão ele aprovou?” leva segundos, em vez de exigir uma pesquisa na caixa de entrada. Se as suas provas ainda vivem em anexos de e-mail, esta é a primeira mudança que vale a pena fazer.

Links de prova com a sua marca: envie ao cliente uma prova 3D que ele pode explorar de verdade