Link alle bozze con il tuo brand: invia ai clienti una bozza da esplorare davvero

Un link alla bozza con il tuo brand è un unico URL sul tuo sottodominio (yourcompany.proofscene.com/P26001234) che apre il lavoro del cliente come bozza 3D interattiva, nel browser, con il tuo nome. Nessun allegato, nessun account per il cliente, nessun «quale versione era?». Il link è il lavoro.

Il problema delle bozze inviate via email

Ogni tipografia ha vissuto questo scambio di email. Alleghi proof_v2_FINAL.pdf. Il cliente lo inoltra al suo responsabile, che lo inoltra al team del brand, che rimanda indietro uno screenshot con un commento. A un certo punto una v3 arriva a una persona e non alle altre due. Due settimane dopo qualcuno chiede quale sia stata approvata e ti ritrovi a leggere gli orari delle email per scoprirlo.

Gli allegati creano copie, e le copie si disallineano. Tolgono anche tutto ciò che vorresti che il revisore avesse: il numero di commessa, le specifiche, le note sulle finiture, il prodotto stesso e qualsiasi segnale che sia stato almeno aperto. Il PDF arriva come un file nudo in una cartella di download.

Peggio ancora, arriva anonimo. Un allegato generico da un'email generica non sembra un documento da firmare. È un dettaglio, ma cambia l'attenzione con cui le persone lo trattano.

Cosa cambia con un link alla bozza

Un link è un'unica fonte di verità. C'è un solo indirizzo per il lavoro. Quando una revisione è pronta, scegli tu il momento in cui quell'indirizzo passa alla nuova versione: un link pubblicato continua a mostrare esattamente la versione che hai pubblicato finché non selezioni «Pubblica l'aggiornamento». Chiunque riceva il link inoltrato dal cliente vede la stessa cosa, nello stesso momento, nello stesso stato.

E poiché è una pagina web e non un file, può portare con sé, attorno alla bozza, tutto il contesto del lavoro:

• Il prodotto 3D interattivo, che il revisore può ruotare, ingrandire ed esaminare sotto una luce reale.
• Il nome della tua azienda sulla bozza e il tuo numero di commessa nell'indirizzo, così il cliente sa di chi è la bozza e a quale lavoro si riferisce.
• Un'anteprima del link, così quando arriva in un'email o in una chat il link sembra una bozza e non un semplice URL.
• Il numero di visualizzazioni, così vedi se e quante volte la bozza è stata aperta prima di sollecitare.
• Lo stato Approvato, che imposti quando il cliente dà il visto si stampi, sul link che mostra la versione che ha esaminato.

Quest'ultimo punto è quello che interessa di più a chi lavora in produzione. Lo stato Approvato e la versione si trovano sullo stesso link: recuperarli è molto più semplice che cercarli nella casella di posta. Se dopo il visto si stampi pubblichi su quel link una versione corretta, il link mostra quella nuova, quindi chiedi al cliente di approvare di nuovo.

Deve avere l'aspetto della tua tipografia, non della nostra

Su questo punto abbiamo avuto le idee chiare fin dall'inizio. Il link alla bozza è uno spazio rivolto ai clienti della tua attività. Sta sul tuo sottodominio; la bozza indica che è stata preparata dalla tua azienda; il tuo logo e il colore del brand incorniciano la pagina di arrivo e la pagina della password del link. L'esperienza del tuo cliente è con la tua tipografia.

In pratica significa:

• Il tuo sottodominio: yourcompany.proofscene.com, con il tuo dominio disponibile tramite un'installazione in white label o on premise definita con il nostro team.
• Il tuo brand: il nome della tua azienda su ogni bozza, più il tuo logo e il colore del brand, impostati una volta sola nelle impostazioni dell'account, così il link è coerente con il resto della tua comunicazione con i clienti.
• La tua numerazione delle commesse: il percorso dell'URL è il tuo riferimento, non un codice incomprensibile. Se il tuo lavoro è P26001234, il link è /P26001234, quindi si può leggere al telefono e cercare nei tuoi sistemi.

Un link alla bozza che si legge come la tua scheda di lavorazione è un link che il tuo ufficio produzione può usare davvero.

Come crearne uno: trascina il PDF sul lavoro

Il flusso di lavoro che volevamo era quello che facevamo già in modo informale: prendere il PDF della bozza appena prodotto dalla prestampa e associarlo al numero di commessa. Ed è proprio così che funziona. Trascina il PDF nello Studio Bozze 3D, dai al link il tuo numero di commessa e pubblica: il link è pronto.

Dietro le quinte, Proofscene legge grafica, tracciato fustella e specifiche dalla bozza PDF e costruisce la bozza 3D; l'URL va online quando pubblichi. Quando arriva la terza revisione, il link continua a mostrare la versione che il cliente ha già finché non scegli «Pubblica l'aggiornamento», così nulla cambia sotto gli occhi di un revisore a metà revisione.

Nella tua prestampa non cambia nulla. Il file che carichi è la stessa bozza pronta per la stampa che avresti allegato a un'email. La differenza è dove arriva.

Accesso: aperto di default, protetto quando serve

La maggior parte delle bozze non ha bisogno di un accesso. Chiedere al cliente di creare un account per guardare il proprio lavoro è un ostacolo che ti costa tempo di approvazione, ed è il modo più rapido in assoluto per lasciare una bozza non aperta per tre giorni. Di default, il link deve semplicemente aprirsi.

Ma alcuni lavori sono davvero riservati: packaging non ancora lanciato, un rebranding sotto embargo, badge per il personale di un cliente, qualsiasi cosa coperta da NDA. Per questi, un link alla bozza può avere una password facoltativa, così l'URL da solo non basta. Invii il link in un messaggio e la password nel modo in cui la gestisci di solito.

Accanto alla password, ogni link Proofscene ti offre:

• Uno stato che controlli tu: Non pubblicato mentre lo prepari, Attivo mentre è in revisione, Approvato quando il cliente dà il visto si stampi.
• L'archiviazione, che mette il link offline quando il lavoro è finito o il link è stato inviato all'indirizzo sbagliato.
• Un codice personalizzato o casuale, così un lavoro riservato non deve portare un numero di commessa facile da indovinare.

Il principio è che la sicurezza si decide lavoro per lavoro, e non con una regola generale che rallenta il novanta per cento dei lavori che non ne hanno bisogno.

Cosa scrivere nell'email che accompagna il link

Visto che i dettagli sono nella bozza, l'email può essere breve. Ecco cosa funziona: il numero di commessa, una frase che dice cosa sta guardando il cliente, il link e un'istruzione chiara su cosa ti serve e per quando. Alle domande a cui prima rispondevi con lunghe email (com'è il retro, dove va la lamina) risponde la bozza stessa.

Un'abitudine pratica da adottare: invia il link alla persona che firma davvero, non solo al coordinatore che lo inoltra. Un link alla bozza si inoltra facilmente, ed è un punto di forza, ma se lo invii tu direttamente a chi firma, la decisione non resta mai in attesa di un inoltro.

Registra il visto si stampi

Quando il cliente risponde con la sua decisione, contrassegna il link come Approvato nella tua libreria delle bozze. Il link continua a mostrare la versione che ha esaminato finché non pubblichi un aggiornamento, il numero di visualizzazioni dice se e quante volte è stato aperto e la bozza mantiene il riferimento alla commessa: così, per rispondere a «quale versione ha approvato?» bastano pochi secondi invece di una ricerca nella posta. Se le tue bozze vivono ancora negli allegati email, è il primo cambiamento da fare.

Da leggere anche

I dettagli sono nella pagina dedicata ai link alle bozze con il tuo brand, e il visualizzatore di bozze 3D spiega cosa vede il cliente quando ne apre uno. Per un white label completo, vedi white label e grandi aziende (on premise). Sul fronte della documentazione, leggi come documentare il visto si stampi del cliente e visto si stampi del cliente. Articoli correlati: trasformare le bozze PDF 2D in bozze 3D interattive e dalla bozza alla foto prodotto. Crea un account gratuito e invia oggi il tuo primo link alla bozza.