Template voor een akkoordformulier
Een gratis akkoordformulier dat je op deze pagina invult en print of als PDF opslaat. Erop staan de opdracht, de exacte proefversie, de specificaties, de gevraagde wijzigingen, de beslissing van de klant en de handtekening. Het is er ook als lege invulbare PDF en als Word-bestand.
Wat is een akkoordformulier voor drukproeven?
Een akkoordformulier is het document van één pagina waarmee een klant met een handtekening bevestigt dat een bepaalde proef klopt en de opdracht geproduceerd kan worden. Het noemt de opdracht en de proefversie, herhaalt de specificaties waarmee de klant akkoord gaat, somt de gevraagde wijzigingen op en sluit af met een beslissing, een naam, een functie, een datum en een handtekening. Wordt een levering weken later ter discussie gesteld, dan beantwoordt het de vraag die iedereen als eerste stelt: wat heeft de klant precies goedgekeurd?
Het formulier hierboven volgt die volgorde. Vul het in en print het, of sla het op als PDF en mail het. Of download de lege invulbare PDF of het Word-bestand (A4; versies in US Letter: PDF, Word) en zet het op je eigen briefpapier. Waar het formulier past in de hele opdracht, van briefing tot vrijgave, lees je in het proces van ontwerpgoedkeuring.
Zo gebruik je het met een proef
- 01
Vul de opdracht in
Je bedrijf, de klant, het ordernummer en de specificaties uit je offerte, voordat de proef de deur uitgaat.
- 02
Stuur het mee met de proef
Sla het formulier op als PDF en stuur het in hetzelfde bericht mee met de proef of de 3D-proeflink.
- 03
Ontvang het ondertekend terug
De goedkeurder noteert de gewenste wijzigingen, vinkt één beslissing aan, ondertekent en dateert het formulier en stuurt het terug voordat de productie begint.
- 04
Archiveer het bij de proef
Noteer wanneer het terugkwam en wie de opdracht heeft vrijgegeven, en bewaar het formulier bij precies die proefversie.
Welke discussie beslecht elk veld?
Elk veld beantwoordt een vraag die opkomt als er discussie is over een geleverde opdracht.
| Veld | Wat het beslecht |
|---|---|
| Je bedrijf en de klant | Tussen wie de afspraak is. Dat is belangrijk als er een wederverkoper, een bureau of een tweede leverancier tussen zit. |
| Ordernummer | Koppelt de handtekening aan één order in je systeem, zodat die niet gelezen kan worden als goedkeuring van een nabestelling of een verwante opdracht. |
| Proefversie en datum | Meestal de eerste vraag bij een geschil: welke proef is er goedgekeurd? Versie 3 van 4 november is niet versie 2 van 1 november. |
| Artikel, oplage en leverdatum | Wat er gefactureerd en verzonden wordt, en de datum waarop de planning is gebaseerd. Een wijziging na het akkoord kan die datum verschuiven, en het formulier laat zien wanneer die is afgesproken. |
| Eindformaat | Het eindformaat, in cijfers. Op “Het is kleiner uitgevallen dan ik had verwacht” heb je een antwoord als het formaat op de ondertekende pagina staat. |
| Papiersoort of materiaal | Over dikte en materiaal zegt een platte proef het minst. Met “wit PVC, 1,3 mm” of “350 grams silk” op het formulier leg je precies vast met welk materiaal de klant akkoord ging. |
| Kleuren | CMYK of de exacte Pantone-nummers. Het formulier legt precies vast welke kleuren zijn opgegeven. |
| Afwerkingen | Folie, spot-UV, laminaat, een sleutelring of een preeg, en waar ze precies komen. Afwerkingen zijn duur om over te doen en makkelijk verkeerd te onthouden. |
| 3D-proeflink | Verwijst naar precies de versie die de klant op het scherm heeft rondgedraaid, zodat je later opnieuw kunt openen wat de klant zag. |
| Gevraagde wijzigingen | Eén wijziging per regel, genoteerd vóór de beslissing. “Goedgekeurd met wijzigingen” betekent dan precies deze lijst en niets anders. |
| Beslissing | Drie vakjes in plaats van een zin die iemand later moet interpreteren. “Ziet er goed uit, misschien iets donkerder?” is ja noch nee. |
| Naam, functie, datum en handtekening van de goedkeurder | Laat zien dat de persoon bevoegd was om goed te keuren, en wanneer dat gebeurde. Een gedeelde mailbox of “de klant” doet dat niet. |
| Voor de drukkerij | Wanneer het ondertekende formulier terugkwam, wie het controleerde en wanneer de opdracht werd vrijgegeven, zodat de tijdlijn op één pagina staat als de drukdatum ter discussie staat. |
Loop de prepresskant na met de checklist voor drukproeven voordat het formulier de deur uitgaat: het formulier legt de beslissing van de klant vast, en de checklist zorgt dat de proef klaar is voor goedkeuring.
Uitgewerkt voorbeeld: 1.000 sleutelhangers, proefversie 3
Zo ziet het formulier eruit, ingevuld voor een kleine order PVC-sleutelhangers, zoals het van de klant terugkomt.
| Veld | Ingevuld |
|---|---|
| Je bedrijf / klant | Example Print Co. / Example Coffee Ltd |
| Ordernummer | 26-0418 |
| Artikel / oplage / levering | PVC-sleutelhanger met gat voor sleutelring / 1.000 / 27-11-2026 |
| Eindformaat | 50,0 x 30,0 mm, afgeronde hoeken van 2,0 mm |
| Papiersoort / materiaal | Wit PVC, 1,3 mm |
| Kleuren / afwerkingen | CMYK aan beide zijden / hoogglanslaminaat aan beide zijden, zilveren sleutelring |
| Drukproef | v3, 04-11-2026, jouwbedrijf.proofscene.com/P26000418 |
| Gevraagde wijzigingen | 1. Achterkant: “Dagelijks open 7-6” moet zijn “Dagelijks open 7-7”. 2. Voorkant: logo 1 mm naar rechts, vrij van het gat voor de sleutelring. |
| Beslissing | Goedgekeurd met de wijzigingen hierboven |
| Goedkeurder / functie / datum | De marketingmanager van de klant, met naam en toenaam / Marketingmanager / 05-11-2026 |
| Voor de drukkerij | Ontvangen 05-11-2026, gecontroleerd door prepress, vrijgegeven 06-11-2026 |
Beide wijzigingen zijn klein en volledig beschreven, dus de drukkerij kan ze doorvoeren en de opdracht vrijgeven zonder vierde proef, maar alleen omdat ze op papier staan. De tweede wijziging laat zien waarom de lijst ertoe doet: “logo 1 mm naar rechts” is een wijziging in de lay-out, en sommige drukkerijen sturen bij elke lay-outwijziging een nieuwe proef en houden “goedgekeurd met wijzigingen” voor tekstcorrecties. Bepaal je regel één keer en neem hem op in de akkoordverklaring.
Het formaat en het gat in dit voorbeeld komen uit het gratis template voor sleutelhangers, dat laat zien waar het gat voor de sleutelring zit en hoe ver het ontwerp voorbij de snijlijn doorloopt.
Akkoord per e-mail of ondertekend formulier: waar vraag je om?
Vraag om wat volgens je verkoopvoorwaarden telt, en zorg dat er in beide gevallen dezelfde gegevens in staan.
| Wat er vastligt | Een e-mail met “ziet er goed uit” | Een ondertekend akkoordformulier |
|---|---|---|
| Welke proef is goedgekeurd | Vaak “de laatste”, of een bijlage een paar e-mails terug | Proefversie en datum, en de link die de klant heeft beoordeeld |
| Wat er is afgesproken | Zelden herhaald | Formaat, materiaal, kleuren, afwerkingen en oplage, op de pagina die de klant ondertekent |
| Wijzigingen | Verspreid door het antwoord, soms na “ga je gang” | Eén per regel, vóór de beslissing |
| De beslissing | Een zin die je moet interpreteren | Eén aangevinkt vakje van de drie |
| Wie en wanneer | Het adres van de afzender en het verzendtijdstip | Naam, functie, datum en handtekening, plus de datum waarop je het ontving |
Een werkbare regel: accepteer een e-mail bij herhaalopdrachten, en vraag om het ondertekende formulier bij nieuwe opdrachten, grote oplages en alles met dure afwerkingen. Welke van de twee als bindende goedkeuring geldt, bepalen je voorwaarden en het recht in het land waar je zaken doet, dus leg in je voorwaarden vast welke werkwijze je hanteert. Hoe je het akkoord bewaart als je het eenmaal hebt, lees je in zo leg je het akkoord van je klant vast en klantakkoord op het ontwerp.
Waarom het formulier een veld voor de 3D-proeflink heeft
Bij een platte proef moet de klant zich het eindproduct voorstellen: waar de sleutelring zit, hoe folie het licht vangt, hoe de achterkant eruitziet als de sleutelhanger of kaart wordt omgedraaid. Klanten beoordelen dat beter als ze het product zelf kunnen omdraaien, en de goedkeuring op het formulier is maar zo goed als wat de klant begreep bij het ondertekenen.
Proofscene zet de PDF-drukproef die je al maakt om in een interactieve 3D-proef op een link met je eigen merk. Je ziet of de link is geopend en markeert hem in je proefbibliotheek als Goedgekeurd zodra het ondertekende formulier terug is. De link blijft de versie tonen die de klant heeft beoordeeld tot je een update publiceert, dus de link op het formulier blijft wijzen naar wat de klant zag.
De klant geeft akkoord met een antwoord of op dit formulier, en jij markeert de 3D-proeflink als Goedgekeurd. Je start gratis met 5 gratis 3D-proeven, en elke maand meer.
Vragen over akkoordformulieren
Korte, duidelijke antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Staat je vraag er niet bij? Vraag het ons.
Vraag het ons gerustIs er een Word-versie van dit akkoordformulier?
Ja. Download het .docx-bestand in A4 of US Letter. Het heeft dezelfde velden als de PDF, en de drie beslissingsvakjes zijn selectievakjes die je in Word aanklikt. Voeg je logo toe, stem de akkoordverklaring af op je verkoopvoorwaarden en sla het op als je eigen template.
Kan mijn klant de PDF op het scherm invullen?
Ja. De lege PDF heeft formuliervelden, dus de klant kan erin typen in Adobe Acrobat Reader of in de PDF-viewer van een browser, één beslissing aanvinken en het bestand opslaan. De klant ondertekent met de hand na het printen, of met de ondertekenfunctie van de PDF-lezer, en stuurt het formulier terug.
Wat is het verschil tussen “goedgekeurd zonder wijzigingen” en “goedgekeurd met wijzigingen”?
“Goedgekeurd zonder wijzigingen” betekent: produceer precies de proef die op het formulier staat. “Goedgekeurd met wijzigingen” betekent: produceer hem zodra de genoteerde wijzigingen zijn doorgevoerd, zonder nieuwe proef. Gebruik dat vakje voor kleine, volledig beschreven correcties zoals een typefout; alles wat de lay-out, het formaat of een kleur verandert, handel je beter af met “niet goedgekeurd: stuur een nieuwe proef”.
Wordt wat ik typ ergens opgeslagen of naartoe gestuurd?
Niets van wat je typt, gaat naar Proofscene. Als “Gegevens onthouden in deze browser” is aangevinkt, wordt het formulier bewaard in de eigen opslag van deze browser, zodat je het niet kwijtraakt als je de pagina vernieuwt. Vink het uit of gebruik “Alles wissen”, en het wordt verwijderd.
Hoe houdt Proofscene de goedkeuring bij?
Op een proeflink van Proofscene zie je of en hoe vaak de klant hem heeft geopend, en je markeert de link in je proefbibliotheek als Goedgekeurd zodra de klant akkoord geeft. De klant antwoordt, of ondertekent een formulier zoals dit, en dat formulier is de vastlegging die je bewaart.
Heb ik voor elke correctieronde een nieuw formulier nodig?
Ja. Vul per proefversie één formulier in. Een handtekening op versie 2 zegt niets over versie 3. Daarom staan de proefversie en de datum bovenaan het formulier.
Gerelateerd: het proces van ontwerpgoedkeuring, stap voor stap, de gids checklist voor het goedkeuren van drukproeven, de interactieve checklist voor drukproeven, klantakkoord op het ontwerp en zo leg je het akkoord van je klant vast.
Hoe nuttig was deze tool?
Zet een proef die je klant kan omdraaien op het formulier
Maak vandaag nog een gratis account aan, upload een drukproef en stuur je klant een interactieve 3D-proef via een link met je eigen merk.
Gratis account · Geen creditcard nodig · Gemaakt door drukkers