校了まで、本来どれくらいの時間をかけるべきか？

校正の承認にかかるべき期間について、信頼できる業界の基準はありません。出回っている具体的な数字（「約8日、校正3回」など）をたどると、調査ではなく、個別のブログ記事に行き着きます。いずれにしても、作られた平均値を追いかけるのは、目標として間違っています。役に立つ指標は、承認に何日かかるかではなく、何回やり取りしたかです。やり取りの回数こそ実際にコントロールでき、しかもその大半は避けられるからです。

「日数」の目安が当てにならない理由

承認にかかる時間は、基準では一定にできない要素に左右されます。何人の関係者が確認するか、クライアントの反応の速さ、案件の複雑さ、そして校正が自ら質問に答えられたかどうかです。オーナー1人が承認するグリーティングカードと、委員会が承認する規制対象の医薬品の化粧箱は、同じ仕事ではありません。両者をまとめた「平均」は、自社の案件には何の意味もありません。出典となる調査が示されていないのに、もっともらしい所要日数を見かけたら、測定ではなく宣伝として扱いましょう。

実際のデータが示していること

根拠のある知見は、日数ではなく、やり取りの回数についてのものです。出典が明示された業界調査の1つでは、57%のチームが、プロジェクトには通常3⁠～⁠5回の修正が必要だと答え、半数近くがフィードバックの催促だけで月に5時間以上を費やしていました（⁠Ziflow、State of Creative Workflow Report, 2023）。これらの数字は、暦の上の日数ではなく確認作業の手間についてのものです。そして、それこそ注目すべき点です。余分なやり取りは、どれも減らせる手間だからです。

日数ではなく、やり取りの回数を数える

直近の10件の案件を選び、それぞれ校了までに何回やり取りしたかを数えてみましょう。次に、2回目以降のやり取りが何によって生じたかを見ます。同じ原因が何度も見つかるはずです。校正では答えられなかった質問、遅れて見た人からの変更依頼、版の取り違えです。日数は直接コントロールできない結果ですが、やり取りの回数はコントロールできる要因です。回数を減らせば、日数もついてきます。

余分なやり取りはどこから生まれるか

• 校正では答えられなかった質問。校正で裏面を見せられなければ、「裏面はどうなっていますか？」は1回分のやり取りになります。これが、校正メールで本当に問われている5つの質問です。
• 最初の確認者が適切でない。権限のない人から承認をもらっても、本当の決定権者が意見を出した時点で、2回目のやり取りが生まれます。
• 版の混乱。先週のファイルへのコメントで、やり取りがふり出しに戻ります。オンライン校正とメールの違いが本当に問題にしているのは、この点です。
• 色のあいまいさ。色の基準を明示しないと、最初に一文で示しておけば防げたやり取りが生まれます。

最も効く手段：自ら答える校正

避けられるやり取りの大半は、校正が何かを伝えきれなかったことから生まれます。だから最も効果の大きい変化は、お客様が1人で隅々まで確かめられる校正です。確認者が製品を回し、裏面を確認し、加工を見られれば、やり取りを生む質問には、聞かれる前に答えが出ます。だからこそ、わかりやすい校正は承認を早めます。誰かが速く読めるようになるからではなく、問い合わせが不要になるからです。校正の流れでは確認の関門をどこに置くかを、リモートでの校正承認では同じ場所にいない人から校了をもらう方法を解説しています。

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