Wat moet er op een drukproef staan?

Een drukproef moet alles bevatten wat de klant nodig heeft om de opdracht goed te keuren, en niets wat verwarring geeft: elk bedrukt oppervlak in de juiste verhoudingen, de fysieke specificaties, de inkt- en kleuropbouw, de afwerking, de oplage, een versie en datum, en een akkoordvak dat vastlegt wie de proef heeft goedgekeurd. Ontbreekt een van die onderdelen, dan is de goedkeuring zwakker dan ze lijkt.

Waarom de inhoud van de drukproef ertoe doet

Een drukproef doet twee dingen tegelijk. Ten eerste is het een communicatiemiddel: de drukproef moet het eindproduct begrijpelijk maken voor iemand die niet in de drukwerkbranche werkt. Ten tweede is het een vastlegging: als een opdracht misgaat, is de drukproef het document dat beide partijen opnieuw lezen. Een drukproef die alleen het eerste doet, is een mooie PDF. Een drukproef die allebei doet, beschermt je.

Ontwerp: elk oppervlak dat de klant te zien krijgt

• Voor- en achterkant: altijd allebei, ook als op de achterkant maar één regel juridische tekst staat. Ontbrekende achterkanten zijn een terugkerende oorzaak van herdrukken.
• Elk paneel, bij dozen, wikkels en mappen: alle buitenpanelen, plus de binnenpanelen als die bedrukt worden.
• Alle versies en varianten: formaten, smaken, talen, nummerreeksen. Delen acht SKU's één ontwerp, dan horen ze alle acht op de proef.
• Juiste verhoudingen: het ontwerp in de juiste beeldverhouding, met een schaalvermelding als het niet op 100% is weergegeven.
• Afloop en snijlijn aangegeven, zodat de klant begrijpt wat er wordt weggesneden.
• Stanstekening of hulplijn: weergegeven in een aparte kleur die niet wordt meegedrukt, en duidelijk als zodanig gemarkeerd.
• Het opgezette product: toon bij alles wat driedimensionaal is het product in elkaar gezet, niet alleen de platte uitslag.

Specificaties: de fysieke feiten

Dit is het blok dat klanten vluchtig doorlezen en waar ze later op terugvallen. Zet het in een tabel en houd het ondubbelzinnig.

Kleur en inkt: wat er echt wordt gedrukt

Benoem de kleuropbouw expliciet in plaats van die uit het ontwerp te laten afleiden. Vermeld de proceskleuren, elke steunkleur met de Pantone-referentie en de variant voor gestreken of ongestreken papier, en alle speciale inkten: metallic, fluorescerend, dekkend wit, beveiligingsinkt of UV-reactief. Wordt een merkkleur omgezet naar proceskleuren omdat de opdracht geen aparte plaat voor de steunkleur heeft, zet dat dan op de proef. Die ene regel voorkomt een hele reeks klachten.

Benoem ook hier elke kleur: de CMYK-opbouw of het Pantone-nummer van elke inkt, en het materiaal waarop gedrukt wordt, zodat de klant precies goedkeurt wat er gedrukt wordt.

Afwerking en veredeling

Bij de afwerking zijn platte proeven het zwakst, dus vermeld niet alleen dat een afwerking er is, maar ook precies waar.

• Laminaat of lak: glans, mat, soft-touch, krasbestendig, en op welke zijden.
• Spot-UV of partiële glanslak, met een duidelijk gemarkeerd dekkingsgebied, niet alleen een notitie.
• Foliedruk: foliereferentie en kleur, en precies welk gebied de folie krijgt.
• Preeg of verdiepte preeg: plaats, diepte en of die in register valt met het gedrukte ontwerp.
• Stansen, rillen, perforeren: aangegeven op de laag van de stanstekening.
• Speciale constructie: vensters, verlijming, magneten, linten, inzetstukken, velden voor personalisatie.

Omdat notities bij vlakke kleurstalen deze afwerkingen niet goed overbrengen, verdient een interactieve 3D-proef zich juist hier terug: de klant ziet waar de folie zit en hoe die zich gedraagt, in plaats van te lezen dat er folie is.

Opdrachtgegevens en versiebeheer

Elke drukproef heeft een kopblok nodig dat de proef onomstotelijk identificeert: ordernummer, klantnaam, naam van de opdracht, versie van de proef, datum van uitgifte en wie de proef heeft opgesteld. Versienummers gaan bij elke nieuwe uitgifte omhoog, worden nooit hergebruikt en staan op elke pagina. Zet de uiterste datum of de drukdatum erbij als de goedkeuring tijdgevoelig is: klanten reageren sneller op een deadline dan op een verzoek.

Productienotities die erbij horen

Neem de notities op die voor de klant relevant zijn: verpakking en leveringsvorm, afleveradres en leverdatum, en toleranties die het eindresultaat beïnvloeden (een opgegeven snijtolerantie, een toegestane kleurafwijking, een percentage meer- of minderlevering). Laat alles weg wat puur intern is: persplanning, inslag, aantal platen, calculatie, combinatiedruk.

Het akkoordvak

Het laatste onderdeel van de drukproef maakt er een vastlegging van. Het akkoordvak bevat de naam en functie van wie goedkeurt, het bedrijf, datum en tijd, de exacte versie van de proef die wordt goedgekeurd, en een duidelijke verklaring van wat de goedkeuring inhoudt. Meestal is dat: ontwerp, spelling, lay-out, specificaties en afwerking zijn gecontroleerd en de opdracht mag in productie. Geef de klant duidelijke keuzes: goedgekeurd, goedgekeurd met de aangegeven wijzigingen, of nieuwe proef nodig.

Gebeurt dit online, leg het dan automatisch vast, samen met de versie die de beoordelaar werkelijk heeft bekeken. Zo verdwijnt de zwakste schakel van een papieren proces: een ondertekend vel dat niemand aan een specifiek bestand kan koppelen.

Verder lezen

Loop de checklist voor het goedkeuren van drukproeven door voordat je een opdracht vrijgeeft, lees hoe je het akkoord van je klant vastlegt voor de administratieve kant, en hoe ontwerpgoedkeuring herdrukken voorkomt om te zien waarom het loont. De begrippen staan uitgelegd in de begrippenlijst.