O que uma prova de impressão em PDF deve conter?

A prova de impressão em PDF deve conter tudo de que o cliente precisa para aprovar o trabalho e nada que o confunda: cada superfície impressa na proporção real, a especificação física, a composição de tintas e cores, o acabamento, a quantidade, a versão com a data e um bloco de aprovação que registre quem aprovou. Se faltar qualquer um desses itens, a aprovação é mais frágil do que parece.

Por que o conteúdo da prova em PDF importa

A prova em PDF cumpre dois papéis ao mesmo tempo. Primeiro, é uma ferramenta de comunicação: precisa tornar o produto final compreensível para quem não trabalha com impressão. Segundo, é um registro: quando um trabalho dá errado, a prova em PDF é o documento que os dois lados releem. Uma prova que só cumpre o primeiro papel é um PDF bonito. Uma prova que cumpre os dois é proteção.

Arte: cada superfície que o cliente vai ver

• Frente e verso: sempre os dois, mesmo quando o verso tem só uma linha de texto legal. Verso esquecido é uma causa recorrente de reimpressão.
• Todos os painéis, em cartuchos, sleeves e pastas: todos os painéis externos e também os internos, se forem impressos.
• Todas as versões e variações: tamanhos, sabores, idiomas e faixas de numeração. Se oito SKUs compartilham um design, os oito entram na prova.
• Proporção real: a arte mostrada na proporção correta, com uma indicação de escala se não estiver em 100%.
• Sangria e corte indicados, para que o cliente entenda o que vai ser cortado fora.
• Faca ou linha-guia: mostrada em uma cor própria, que não é impressa, e claramente identificada como tal.
• Vista montada: em qualquer peça tridimensional, mostre o produto montado, e não só a planificação.

Especificação: os dados físicos

É o bloco que o cliente lê por cima e no qual se apoia depois. Organize em tabela, sem ambiguidades.

Cor e tinta: o que de fato vai para o papel

Informe a composição de cores de forma explícita, em vez de deixá-la implícita na arte. Liste as cores de quadricromia, cada cor especial pela referência Pantone e pela variante coated ou uncoated, e qualquer tinta especial: metálica, fluorescente, branco opaco, de segurança ou reativa a UV. Se uma cor da marca está sendo convertida para quadricromia porque o trabalho não tem chapa de cor especial, diga isso na prova. Essa única linha evita toda uma categoria de reclamações.

Identifique aqui também cada cor: a composição CMYK ou o número Pantone de cada tinta e o material em que ela é impressa, para que o cliente aprove exatamente o que vai ser impresso.

Acabamento e enobrecimento

O acabamento é o ponto mais fraco das provas 2D, então seja explícito sobre a posição, e não só sobre a presença.

• Laminação ou verniz: brilho, fosco, soft touch ou antirrisco, e em quais lados.
• Verniz UV localizado ou verniz brilho localizado, com a área de aplicação bem marcada, e não só uma observação.
• Hot stamping: referência e cor da película e a área exata de aplicação.
• Alto-relevo ou baixo-relevo: posição, profundidade e se o relevo fica em registro com a arte impressa.
• Corte especial, vinco e picote: mostrados na camada da faca.
• Montagem especial: janelas, colagem, ímãs, fitas, berços e campos de personalização.

Como esses detalhes ficam pouco claros em simples anotações sobre amostras de cor em uma prova 2D, é exatamente aqui que a prova 3D interativa se paga: o cliente vê onde fica o hot stamping e como ele se comporta, em vez de ler que ele existe.

Identificação do trabalho e controle de versões

Toda prova em PDF precisa de um cabeçalho que a identifique sem margem para contestação: número do pedido, nome do cliente, título do trabalho, versão da prova, data de emissão e quem a preparou. O número da versão deve aumentar a cada reemissão, nunca ser reaproveitado e aparecer em todas as páginas. Inclua o prazo ou a data de impressão se a aprovação tiver urgência: o cliente responde mais rápido a um prazo do que a um pedido.

Notas de produção que vale incluir

Inclua as que importam para o cliente: embalagem e formato de entrega, endereço e data de entrega e as tolerâncias que afetam o resultado final (uma tolerância de corte declarada, uma margem de variação de cor, um percentual de tiragem a mais ou a menos). Deixe de fora tudo o que for puramente interno: escolha da máquina, imposição, quantidade de chapas, custos e aproveitamento de folha com outros trabalhos.

O bloco de aprovação

O último elemento da prova é o que a transforma em registro. Ele deve trazer o nome e o cargo de quem aprova, a empresa, a data e a hora, a versão exata da prova que está sendo aprovada e uma declaração clara do que a aprovação autoriza: em geral, que arte, ortografia, layout, especificação e acabamento foram conferidos e que o trabalho pode seguir para a produção. Dê ao cliente opções explícitas: aprovado, aprovado com as alterações marcadas ou nova prova necessária.

Quando isso acontece online, registre a aprovação automaticamente junto com a versão que o revisor de fato viu. Isso elimina o elo mais fraco de um processo em papel: uma folha assinada que ninguém consegue associar a um arquivo específico.

Leia também

Passe pelo checklist de aprovação de prova de impressão antes de liberar um trabalho, veja como documentar a aprovação do cliente para a parte do registro e como a aprovação de arte evita reimpressões para entender por que vale a pena. Os termos estão definidos no glossário.