Cosa deve contenere una bozza di stampa?

Una bozza PDF di stampa deve contenere tutto ciò che serve al cliente per approvare il lavoro e niente che lo confonda: ogni superficie stampata nelle proporzioni reali, le specifiche fisiche, la composizione di inchiostri e colori, le finiture, la quantità, la versione con la data e un riquadro del visto si stampi che registri chi l'ha approvata. Se manca uno di questi elementi, l'approvazione è più debole di quanto sembri.

Perché conta il contenuto della bozza PDF

Una bozza PDF svolge due compiti insieme. Primo, è uno strumento di comunicazione: deve rendere comprensibile il prodotto finito a chi non lavora nella stampa. Secondo, è un documento di riferimento: quando un lavoro va storto, la bozza PDF è il documento che entrambe le parti rileggono. Una bozza che svolge solo il primo compito è un bel PDF. Una bozza che li svolge entrambi è una protezione.

Grafica: ogni superficie che il cliente vedrà

• Fronte e retro: sempre entrambi, anche quando il retro è una sola riga di testo legale. I retro mancanti sono una causa ricorrente di ristampe.
• Ogni pannello, per astucci, fascette e cartelline: tutti i pannelli esterni, più quelli interni se vengono stampati.
• Tutte le versioni e le varianti: formati, gusti, lingue, intervalli di numerazione. Se otto codici articolo condividono un design, tutti e otto vanno nella bozza.
• Proporzioni reali: la grafica mostrata con il rapporto d'aspetto corretto, con una nota sulla scala se non è riprodotta a grandezza naturale (100%).
• Abbondanza e taglio indicati, così il cliente capisce cosa verrà rifilato.
• Tracciato fustella o linea di ingombro: mostrati in un colore distinto non stampabile e chiaramente indicati come tali.
• Vista assemblata: per qualsiasi oggetto tridimensionale, mostra il prodotto montato, non solo lo sviluppo in piano.

Specifiche: i dati fisici

È il blocco che i clienti scorrono in fretta e su cui poi fanno affidamento. Tienilo in forma di tabella e senza ambiguità.

Colore e inchiostri: cosa viene stampato davvero

Indica esplicitamente la composizione dei colori invece di lasciarla dedurre dalla grafica. Elenca i colori di quadricromia, ogni tinta piatta con il suo riferimento Pantone e la variante patinata o usomano, poi gli eventuali inchiostri speciali: metallizzati, fluorescenti, bianco coprente, di sicurezza o reattivi agli UV. Se un colore del brand viene convertito in quadricromia perché il lavoro non prevede una lastra per la tinta piatta, scrivilo nella bozza. Quella sola riga evita un'intera categoria di reclami.

Anche qui indica ogni colore: la composizione CMYK o il numero Pantone di ogni inchiostro e il supporto su cui viene stampato, così il cliente approva esattamente ciò che verrà stampato.

Finiture e nobilitazioni

Le finiture sono il punto più debole delle bozze 2D, quindi indica in modo esplicito la posizione, oltre alla presenza.

• Plastificazione o verniciatura: lucida, opaca, soft touch o antigraffio, con i lati interessati.
• Vernice UV selettiva o lucido selettivo, con un'area di copertura chiaramente segnata, non solo una nota.
• Stampa a caldo: riferimento e colore della lamina e area esatta di applicazione.
• Rilievo a secco o debossing: posizione, profondità e se è a registro con la grafica stampata.
• Fustellatura, cordonatura, perforazione: indicate sul livello del tracciato fustella.
• Costruzioni speciali: finestre, incollaggi, magneti, nastri, inserti, campi per la personalizzazione.

Poiché come note su campioni piatti si capiscono poco, è proprio qui che una bozza 3D interattiva si ripaga: il cliente vede dove si trova la lamina e come si comporta, invece di leggere che esiste.

Identificazione del lavoro e controllo delle versioni

Ogni bozza PDF ha bisogno di un'intestazione che la identifichi senza possibilità di dubbio: numero di commessa, nome del cliente, titolo del lavoro, versione della bozza, data di emissione e chi l'ha preparata. Il numero di versione deve aumentare a ogni nuova emissione, non va mai riutilizzato e deve comparire su ogni pagina. Aggiungi la data di scadenza o la data di stampa se l'approvazione ha tempi stretti: i clienti rispondono più in fretta a una scadenza che a una richiesta.

Note di produzione da includere

Includi quelle che interessano il cliente: imballaggio e modalità di consegna, indirizzo e data di consegna, tolleranze che incidono sul risultato finito (una tolleranza di taglio dichiarata, una variazione di colore ammessa, una percentuale di copie in più o in meno). Lascia fuori tutto ciò che è puramente interno: assegnazione della macchina, imposizione, numero di lastre, calcolo dei costi, accorpamento dei lavori.

Il riquadro del visto si stampi

L'ultimo elemento della bozza è quello che la rende un documento di riferimento. Deve riportare nome e ruolo di chi approva, l'azienda, data e ora, la versione esatta della bozza approvata e una dichiarazione chiara di ciò che l'approvazione autorizza: di solito, che grafica, ortografia, impaginazione, specifiche e finiture sono state controllate e che il lavoro può passare in produzione. Dai al cliente opzioni esplicite: approvato, approvato con le modifiche indicate o nuova bozza richiesta.

Quando avviene online, registrala automaticamente insieme alla versione che il revisore ha davvero visto. Così elimini l'anello più debole di un processo su carta: un foglio firmato che nessuno riesce ad abbinare a un file preciso.

Da leggere anche

Segui la checklist di approvazione della bozza di stampa prima di rilasciare un lavoro, leggi come documentare il visto si stampi del cliente per la parte di documentazione e come l'approvazione della grafica evita le ristampe per capire perché conviene. La terminologia è spiegata nel glossario.