¿Qué debe incluir una hoja de prueba de impresión?

Una hoja de prueba de impresión debe incluir todo lo que el cliente necesita para aprobar el trabajo y nada que lo confunda: cada superficie impresa en su proporción real, las especificaciones físicas, la composición de tintas y colores, los acabados, la cantidad, la versión con su fecha y un bloque de visto bueno que deje constancia de quién lo aprobó. Si falta cualquiera de estos elementos, la aprobación es más débil de lo que parece.

Por qué importa el contenido de la hoja de prueba

Una hoja de prueba cumple dos funciones a la vez. Primero, es una herramienta de comunicación: tiene que hacer comprensible el producto terminado para alguien que no trabaja en el sector gráfico. Segundo, es un registro: cuando un trabajo sale mal, la hoja de prueba es el documento que las dos partes vuelven a leer. Una hoja que solo cumple la primera función es un PDF bonito. Una hoja que cumple las dos es una protección.

Diseño: cada superficie que verá el cliente

• Anverso y reverso: siempre los dos, aunque el reverso sea una sola línea de texto legal. Los reversos olvidados son una causa recurrente de reimpresiones.
• Todos los paneles, en cajas, fundas y carpetas: todos los paneles exteriores y también los interiores si se imprimen.
• Todas las versiones y variantes: tamaños, sabores, idiomas, rangos de numeración. Si ocho SKU comparten un diseño, los ocho deben aparecer en la prueba.
• Proporción real: el diseño con la relación de aspecto correcta y una nota de escala si no se reproduce al 100 %.
• Sangrado y corte indicados, para que el cliente entienda qué se va a recortar.
• Troquel o línea guía (keyline): en un color diferenciado que no se imprime y claramente identificado como tal.
• Vista montada: en todo lo que sea tridimensional, muestra el producto construido, no solo el plano.

Especificaciones: los datos físicos

Es el bloque que los clientes leen por encima y en el que luego se apoyan. Preséntalo en forma de tabla y sin ambigüedades.

Color y tinta: lo que realmente se imprime

Indica la composición del color de forma explícita, en lugar de dejar que se deduzca del diseño. Enumera los colores de cuatricromía, cada tinta plana con su referencia Pantone y su variante C o U (estucado o no estucado) y cualquier tinta especial: metalizada, fluorescente, blanca opaca, de seguridad o reactiva a UV. Si un color de marca se va a convertir a cuatricromía porque el trabajo no lleva plancha de tinta plana, dilo en la prueba. Esa sola línea evita toda una categoría de reclamaciones.

Indica aquí también cada color: los valores CMYK o el número Pantone de cada tinta y el material sobre el que se imprime, para que el cliente apruebe exactamente lo que se va a imprimir.

Acabados estándar y especiales

Los acabados son el punto débil de las pruebas planas, así que indica con claridad dónde van, no solo que existen.

• Laminado o recubrimiento: brillo, mate, soft touch (tacto suave), antirrayado y en qué caras.
• Barniz UV selectivo o brillo selectivo, con la zona de cobertura bien marcada, no solo una nota.
• Estampado en caliente (hot stamping): referencia y color del foil, además de la zona exacta estampada.
• Relieve o bajorrelieve: ubicación, profundidad y si va en registro con el diseño impreso.
• Troquelado, hendido y perforación: indicados en la capa del troquel.
• Construcción especial: ventanas, pegado, imanes, cintas, insertos y campos de personalización.

Como estos acabados se entienden mal con notas y muestras planas, aquí es justo donde una prueba 3D interactiva demuestra lo que vale: el cliente ve dónde va el foil y cómo se comporta, en lugar de leer que existe.

Identificación del trabajo y control de versiones

Toda hoja de prueba necesita un bloque de cabecera que la identifique sin ambigüedad: número de trabajo, nombre del cliente, título del trabajo, versión de la prueba, fecha de emisión y quién la preparó. El número de versión debe aumentar en cada nueva emisión, no reutilizarse nunca y aparecer en todas las páginas. Agrega la fecha límite o la fecha de impresión si la aprobación tiene plazo: los clientes responden antes a una fecha límite que a una petición.

Notas de producción que conviene incluir

Incluye las que importan al cliente: embalaje, formato, dirección y fecha de entrega, además de las tolerancias que afectan al resultado final (una tolerancia de corte declarada, un margen de variación de color, un porcentaje de tirada de más o de menos). Deja fuera todo lo que sea puramente interno: asignación de máquina, imposición, número de planchas, cálculo de costos, agrupación de trabajos.

El bloque de visto bueno

El último elemento de la hoja es el que la convierte en un registro. Debe recoger el nombre y el cargo de quien aprueba, la empresa, la fecha y la hora, la versión exacta de la prueba que se aprueba y una declaración clara de lo que supone la aprobación: normalmente, que el diseño, la ortografía, la maquetación, las especificaciones y los acabados están revisados y que el trabajo puede pasar a producción. Dale al cliente opciones explícitas: aprobado, aprobado con los cambios marcados o nueva prueba necesaria.

Si la aprobación se hace online, regístrala automáticamente junto a la versión que vio realmente la persona que revisó. Así se elimina el eslabón más débil de un proceso en papel: una hoja firmada que nadie puede relacionar con un archivo concreto.

Lecturas relacionadas

Repasa la lista de comprobación para aprobar pruebas de impresión antes de enviar un trabajo a producción, consulta cómo documentar el visto bueno del cliente para la parte del registro y cómo la aprobación del diseño evita reimpresiones para ver por qué compensa. La terminología se define en el glosario.