Checklist voor het goedkeuren van drukproeven

Controleer zes dingen voordat je een drukopdracht vrijgeeft, in deze volgorde: de opdrachtgegevens en de proefversie, het ontwerp en de tekst, de technische prepress, de kleurspecificatie, de afwerking en constructie, en de vastlegging van het akkoord. Loop ze in die volgorde na: elke stap gaat ervan uit dat de vorige rond is, en tekst controleren op een proef die de verkeerde versie blijkt te zijn, is verspilde moeite.

1. Opdrachtgegevens en versie

Ordernummer en klantnaam komen overeen met de bestelling.
De proefversie is de actuele, en elke eerdere versie is duidelijk vervangen.
Het aantal op de proef komt overeen met het bestelde aantal, inclusief een afgesproken meer- of minderlevering.
Alle onderdelen van een opdracht in meerdere delen zijn aanwezig: elke SKU, elk formaat, elke taal en elke variant.
Leverdatum en afleveradres kloppen en zijn haalbaar vanaf dit vrijgavemoment.

2. Ontwerp en tekst

Elk bedrukt vlak is te zien: voorkant, achterkant, alle panelen en de binnenkant als die bedrukt wordt.
De tekst is volledig tegengelezen met de goedgekeurde bron, door iemand die hem niet zelf heeft gezet.
Namen, functies, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en webadressen zijn actueel.
Prijzen, datums, maten, gewichten en inhoud kloppen en zijn op de verschillende panelen onderling consistent.
Logo's zijn de actuele goedgekeurde versies, met de juiste vrije ruimte en minimale grootte.
Juridische teksten, wettelijke vermeldingen en keurmerkteksten zijn aanwezig, volledig en staan op de vereiste plek.
Barcodes en QR-codes kloppen en zijn scanbaar, met een voldoende brede lichte zone en voldoende contrast.
Variabele of gepersonaliseerde velden staan als placeholder op de proef en de gegevensbron is bevestigd.

3. Technische prepress

Alle afbeeldingen hebben genoeg resolutie op het uiteindelijke reproductieformaat.
Op elke snijrand is de vereiste afloop aanwezig.
Er staat geen tekst of essentieel element in de veiligheidsmarge.
Lettertypen zijn ingesloten of omgezet naar contouren; er zijn geen lettertypen vervangen.
De kleurruimte past bij het drukproces: geen verdwaalde RGB of onbedoelde steunkleurkanalen.
Diepzwart en registratiezwart zijn op de juiste plek gebruikt; kleine tekst is niet in vier kleuren opgebouwd.
Instellingen voor overdruk en uitsparing zijn bewust gekozen, vooral bij witte en lichte elementen.
De trapping past bij het drukproces en het materiaal.
De totale inktdekking blijft binnen de grenzen voor het materiaal en de pers.
Lagen voor stanstekening, rillijnen en perforatie kloppen, staan op een eigen laag en zijn ingesteld als niet-drukkend.

4. Kleur

De kleuropbouw staat er expliciet bij: proceskleuren, steunkleuren met Pantone-referentie inclusief de variant voor gestreken of ongestreken papier, en alle speciale inkten.
Steunkleuren die naar proceskleuren worden omgezet, zijn benoemd en de klant is op de hoogte gebracht.
Waar de exacte merkkleur telt, is een contractproef of fysiek proefexemplaar geleverd en ondertekend.
Elke kleur op de proef staat vermeld met de CMYK-opbouw of het Pantone-nummer, en voor elke merkkritische kleur is een contractproef ingepland.
Hoe het materiaal en het drukproces elke kleur weergeven, is vóór de goedkeuring op de proef genoteerd.

5. Afwerking en constructie

Materiaal, gewicht en looprichting zijn bevestigd en leverbaar.
Soort lak of laminaat en de zijden zijn gespecificeerd.
Vlakken met spot-UV, folie, preeg en verdiepte preeg zijn met hun exacte dekking weergegeven, niet alleen vermeld.
De pasnauwkeurigheid tussen druk en veredeling is gecontroleerd waar die op elkaar aansluiten.
Vouwen, lijmen en montage zijn beoordeeld op een gemonteerde weergave, niet alleen op het platte vel.
Speciale onderdelen zijn bevestigd: vensters, inlegvellen, linten, magneten, perforaties, sluitzegels.
Verpakking en leveringsvorm zijn afgesproken.

6. De vastlegging van het akkoord

Een persoon met naam en bevoegdheid heeft goedgekeurd, niet een naamloze “de klant”.
De goedkeuring hoort bij een specifieke, terug te vinden, ongewijzigde proefversie.
De goedkeuring heeft een tijdstempel.
De reikwijdte van de goedkeuring staat vermeld: wat die dekt, en uitdrukkelijk wat niet.
Alle gevraagde wijzigingen zijn doorgevoerd en met een nieuwe proef gecontroleerd, of formeel ingetrokken.
De vastlegging is bij de opdracht opgeslagen, vindbaar voor iedereen die haar nodig heeft.

De laatste controle vóór vrijgave

Een laatste stap, en juist die slaan drukkerijen onder tijdsdruk het vaakst over: controleer of het bestand dat naar de plaat, de pers of de output gaat precies het bestand is dat is goedgekeurd. Controleer de bestandsnaam, het tijdstempel van de laatste wijziging en de versieaanduiding. Is er na het akkoord nog iets aangepast (ook iets “piepkleins”), maak dan een nieuwe proef of leg uitdrukkelijk vast dat de klant die specifieke wijziging heeft goedgekeurd. Elke controle hierboven staat of valt met deze.

Zo gebruik je deze checklist in een drukkerij

Verdeel hem per rol, in plaats van dat één persoon hem van begin tot eind afwerkt. De prepress is verantwoordelijk voor de onderdelen 3 en 5, de klantenservice voor 1 en 6, en de klant voor 2 en de kleurbeslissingen in 4. Laat daarna één persoon de laatste controle vóór vrijgave doen, als een aparte, bewuste handeling en niet als onderdeel van het voorbereiden van de bestanden. “Voorbereiden” scheiden van “vrijgeven” is een kleine structurele verandering die verrassend veel late fouten opvangt.

Verder lezen

Gebruik dit samen met wat er op een drukproef moet staan, hoe je verpakkingsontwerpen online goedkeurt en hoe je het akkoord van je klant vastlegt. De redenering erachter lees je in hoe ontwerpgoedkeuring herdrukken voorkomt.

Wie loopt deze checklist na: de drukkerij of de klant?

Allebei, op verschillende momenten. De prepress loopt de technische helft na voordat de proef de deur uitgaat; de klant loopt de inhoudelijke helft na vóór de goedkeuring. De laatste controle vóór vrijgave is aan de drukkerij, direct voordat de platen worden gemaakt of het bestand wordt uitgevoerd.

Hoe lang duurt een volledige controle?

Voor een eenvoudige enkelzijdige opdracht tien tot vijftien minuten. Voor verpakkingen of een opdracht met meerdere versies reken je op een uur. Het duurt altijd korter dan een herdruk.

Mogen we bij een herhaalorder stappen overslaan?

Inkorten, niet overslaan. Herhaalorders zijn gevaarlijk juist omdat ze veilig voelen: de gebruikelijke fouten zijn een gewijzigd adres, een vernieuwd logo, een aangepaste juridische regel of een materiaal dat niet meer op voorraad is. Controleer altijd de versie en de specificaties, ook als het ontwerp “hetzelfde” is.

Moet één persoon de hele controle doen?

Nee. Tekst moet worden gelezen door iemand die hem niet heeft geschreven of gezet. Vertrouwdheid is de vijand van corrigeren: wie de tekst heeft gezet, leest wat de bedoeling was, niet wat er staat.

Wat controleer je als laatste vóór de vrijgave?

Dat het bestand dat naar de plaat gaat byte voor byte de versie is die is goedgekeurd. Elke andere controle is waardeloos als er achteraf toch nog een wijziging tussen is geglipt.