Checklist di approvazione della bozza di stampa

Prima di mandare in stampa qualsiasi lavoro, verifica sei cose in quest'ordine: identità del lavoro e versione della bozza, grafica e testi, impostazione tecnica di prestampa, specifiche colore, finiture e costruzione e documentazione dell'approvazione. Procedi in questa sequenza: ogni fase presuppone che la precedente sia risolta, e controllare i testi su una bozza che si rivela la versione sbagliata è fatica sprecata.

1. Identità del lavoro e versione

1. Numero di commessa e nome del cliente corrispondono all'ordine.
2. La versione della bozza è quella attuale e ogni versione precedente è chiaramente superata.
3. La quantità sulla bozza corrisponde a quella ordinata, comprese le eventuali tolleranze concordate in più o in meno.
4. In un lavoro composto da più parti ci sono tutti i componenti: ogni codice articolo (SKU), formato, lingua e variante.
5. Data e indirizzo di consegna sono corretti, e il rilascio in produzione in questo momento consente di rispettarli.

2. Grafica e testi

1. È mostrata ogni superficie stampata: fronte, retro, tutti i pannelli e le superfici interne, se stampate.
2. I testi sono stati letti per intero, a confronto con la fonte approvata, da qualcuno che non li ha impaginati.
3. Nomi, qualifiche, indirizzi, numeri di telefono, email e indirizzi web sono aggiornati.
4. Prezzi, date, formati, pesi e volumi sono corretti e coerenti tra i pannelli.
5. I loghi sono le versioni approvate attuali, con area di rispetto e dimensione minima corrette.
6. I testi legali, normativi e di certificazione sono presenti, completi e nella posizione richiesta.
7. Codici a barre e codici QR sono corretti e leggibili, con zona di rispetto e contrasto adeguati.
8. I campi variabili o personalizzati sono mostrati come segnaposto e la fonte dei dati è confermata.

3. Prestampa tecnica

1. Tutte le immagini hanno una risoluzione sufficiente alla dimensione finale di riproduzione.
2. L'abbondanza è presente su ogni bordo di taglio, nella misura richiesta.
3. Nessun testo o elemento critico cade all'interno del margine di sicurezza.
4. I font sono incorporati o convertiti in tracciati; non ci sono state sostituzioni.
5. Lo spazio colore è corretto per il processo: nessun elemento RGB indesiderato né canali di tinte piatte non voluti.
6. Nero ricco e nero di registro sono usati in modo appropriato; i testi piccoli non sono in quadricromia.
7. Le impostazioni di sovrastampa e foratura sono volute, soprattutto sugli elementi bianchi e chiari.
8. Il trapping è adatto al processo e al supporto.
9. La copertura totale d'inchiostro rientra nei limiti per il supporto e la macchina.
10. Tracciato fustella, cordonature e perforazioni sono corretti, ciascuno sul proprio livello, e impostati come non stampabili.

4. Colore

1. La composizione degli inchiostri è dichiarata in modo esplicito: colori di quadricromia, tinte piatte con riferimento Pantone, compresa la variante per carta patinata o usomano, ed eventuali inchiostri speciali.
2. Le tinte piatte da convertire in quadricromia sono identificate, e il cliente ne è stato informato.
3. Dove conta il colore esatto del brand, è stata fornita e firmata una prova colore certificata o un campione fisico.
4. Ogni colore sulla bozza è indicato con la sua composizione CMYK o con il numero Pantone, ed è prevista una prova colore certificata per ogni corrispondenza critica per il brand.
5. Sulla bozza è stato annotato, prima dell'approvazione, come supporto e processo rendono ogni colore.

5. Finiture e costruzione

1. Supporto, grammatura e verso della fibra sono confermati e disponibili.
2. Tipo di vernice o di plastificazione e lati interessati sono specificati.
3. Le aree di vernice UV selettiva, lamina, rilievo a secco e debossing sono mostrate con la loro copertura esatta, non solo annotate.
4. Il registro tra stampa e nobilitazione è stato controllato dove interagiscono.
5. Piega, incollaggio e assemblaggio sono stati controllati su una vista assemblata, non solo in piano.
6. Le lavorazioni speciali sono confermate: finestre, inserti, nastri, magneti, perforazioni, sigilli.
7. Imballaggio e modalità di consegna sono concordati.

6. La documentazione dell'approvazione

1. Ha approvato una persona identificata e autorizzata, non un generico «il cliente».
2. L'approvazione è legata a una versione della bozza specifica, recuperabile e non modificata.
3. L'approvazione ha data e ora.
4. L'ambito dell'approvazione è dichiarato: cosa copre e, in modo esplicito, cosa non copre.
5. Tutte le modifiche richieste sono state applicate e verificate su una nuova bozza, oppure ritirate formalmente.
6. La documentazione è archiviata con il lavoro, dove chiunque ne abbia bisogno può trovarla.

Il controllo finale prima del rilascio

Un ultimo passaggio, ed è quello che le tipografie saltano più spesso sotto la pressione delle scadenze: conferma che il file che va in lastra, in macchina o in output sia esattamente il file approvato. Controlla nome del file, data e ora di modifica e indicatore di versione. Se dopo il visto si stampi è stata fatta una modifica (anche «minima»), verificala con una nuova bozza oppure registra esplicitamente che il cliente ha autorizzato quella specifica modifica. Ogni controllo qui sopra vale solo se questo è vero.

Come usare questa checklist in tipografia

Dividila per ruolo invece di farla percorrere tutta a una sola persona. La prestampa si occupa delle sezioni 3 e 5, il servizio clienti delle sezioni 1 e 6, e il cliente della sezione 2 e delle scelte di colore della sezione 4. Poi fai fare a una persona il controllo finale prima del rilascio come atto distinto e consapevole, non come parte della preparazione dei file. Separare «preparare» da «rilasciare» è un piccolo cambiamento strutturale che intercetta un numero sorprendente di errori dell'ultimo minuto.

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