Afloop in Word: geen instelling, dus maak de pagina groter

Microsoft Word heeft geen instelling voor afloop, dus je bouwt de afloop in de pagina in: stel een aangepast papierformaat in dat gelijk is aan het eindformaat plus twee keer de afloop, en laat de achtergrond doorlopen tot de rand van die grotere pagina. Bij 3 mm afloop tel je dus 6 mm op bij de breedte en 6 mm bij de hoogte, bijvoorbeeld 216 x 303 mm in plaats van A4. Exporteer als PDF in afdrukkwaliteit en laat de drukker weten dat de afloop al in het bestand zit.

Hoef je niet per se in Word te werken? Dan hebben Illustrator en Canva echte instellingen voor afloop, en is Photoshop de keuze voor een losse afbeelding. Achtergrond bij de term: wat is afloop bij drukwerk.

Stap 1: zet de pagina op eindformaat plus afloop

Open “Indeling → Formaat → Meer papierformaten”. Kies op het tabblad “Papier” voor “Aangepast formaat” en typ de breedte en hoogte: het eindformaat plus telkens 6 mm (of 0,25 inch). Word accepteert millimeters als je “mm” achter het getal typt, ook als de liniaal in inches staat. Pas de instelling toe op het hele document.

Eindformaat (na het snijden)	Afloop	Aangepast papierformaat in Word
A4, 210 x 297 mm	3 mm	216 x 303 mm
A5, 148 x 210 mm	3 mm	154 x 216 mm
US Letter, 8,5 x 11 inch	0,125 inch	8,75 x 11,25 inch
Kaart of flyer van 5 x 7 inch	0,125 inch	5,25 x 7,25 inch
Visitekaartje, 85 x 55 mm	3 mm	91 x 61 mm
Visitekaartje, 3,5 x 2 inch	0,125 inch	3,75 x 2,25 inch

De rekensom is voor elk formaat hetzelfde: tel de afloop twee keer op bij elke zijde. Drukkers verschillen, dus vraag na welke afloop ze willen; sommige vragen meer dan 3 mm. Voor visitekaartjes: zie afloop bij visitekaartjes.

Stap 2: stel marges in die als veiligheidsmarge dienen

Open “Indeling → Marges → Aangepaste marges”. Je tekst moet een paar millimeter binnen de snijlijn blijven, en de snijlijn zelf ligt al één afloopbreedte binnen de rand van de pagina. Stel daarom elke marge in op minstens de afloop plus 3 mm: 6 mm bij 3 mm afloop (of 0,25 inch bij 0,125 inch). Neem meer als je een ruimere opmaak wilt. Buiten de marges mag alleen achtergrond komen.

Stap 3: laat achtergronden en afbeeldingen over de paginarand lopen

Hier werkt Word tegen, omdat het inhoud normaal binnen de marges houdt. Gebruik een vorm of afbeelding in plaats van de instelling “Paginakleur”, die Word standaard niet afdrukt.

Gekleurde achtergrond. Kies “Invoegen → Vormen → Rechthoek”. Zet onder “Vormopmaak” de “Tekstterugloop” op “Achter tekst”. Zet in “Vormopmaak → Positie → Meer indelingsopties” de horizontale en verticale positie op 0 ten opzichte van “Pagina”, en het formaat op de volle pagina (216 x 303 mm in het A4-voorbeeld). Verwijder de omtrek.
Foto die tot de rand moet lopen. Voeg de afbeelding in, zet de “Tekstterugloop” op “Achter tekst”, plaats de afbeelding op 0 ten opzichte van “Pagina” en gebruik “Bijsnijden” om de hele pagina te vullen zonder vervorming. Gebruik een afbeelding die groot genoeg is om de pagina bij 300 ppi te vullen; zie resolutie van afbeeldingen voor drukwerk.
Tekst. Laat die binnen de marges uit stap 2.

Omdat de pagina al eindformaat plus afloop is, bevat een achtergrond die precies op de pagina past vanzelf de afloop.

Stap 4: exporteer de PDF

Kies “Bestand → Opslaan als” (of “Exporteren → PDF-/XPS-document maken”) en zet het bestandstype op PDF. Kies in Windows “Standaard (online publiceren en afdrukken)”; op een Mac kies je de optie die het beste is voor afdrukken. Open “Opties” en vink Voldoet aan ISO 19005-1 (PDF/A) uit: dat is een archiefformaat dat kan veranderen hoe lettertypen en kleuren worden opgeslagen. Laat de lettertypen ingesloten. Gebruik geen “Minimale grootte”. Word kan geen snijtekens toevoegen, dus de PDF is de hele pagina zonder tekens; vermeld dat als je het bestand verstuurt.

Open de geëxporteerde PDF en kijk bij “Bestand → Eigenschappen”. Het paginaformaat moet eindformaat plus afloop zijn, zoals 216 x 303 mm. Laat je drukker daarna weten: “Het bestand heeft 3 mm afloop aan elke kant; het eindformaat is 210 x 297 mm.”

Wat er misgaat met afloop in Word

De waarschuwing over het afdrukgebied. Bij het afdrukken waarschuwt Word dat de marges buiten het afdrukgebied liggen. Dat geldt alleen voor een kantoorprinter die niet tot de rand van het vel kan printen. Een PDF of de drukpers van een drukkerij heeft er geen last van, dus negeer de waarschuwing bij het exporteren.
Afbeeldingen worden opnieuw gecomprimeerd. Word kan de beeldkwaliteit verlagen bij het opslaan of exporteren. Vink in “Bestand → Opties → Geavanceerd”, onder “Grootte en kwaliteit van afbeelding”, Afbeeldingen in bestand niet comprimeren aan en zet de standaardresolutie op de hoogste waarde die je kunt kiezen (330 ppi in recente versies).
Een dunne witte lijn aan een rand. Een vorm die net iets kleiner is dan de pagina laat een smalle rand vrij. Maak de vorm aan elke kant 0,5 mm groter dan de pagina en houd de positie op 0 of net daarbuiten.
“Paginakleur” als achtergrond. Die wordt misschien niet afgedrukt of geëxporteerd zoals je verwacht. Gebruik een rechthoek.

Al een PDF zonder afloop geëxporteerd?

Sleep hem naar de tool Afloop en veiligheidsmarge berekenen. De tool voegt een afloopmarge toe rond de pagina die je aanlevert (standaard 3 mm, in millimeters of inches) en laat het ontwerp op basis van het ontwerp zelf voorbij de rand doorlopen, naar keuze door de randen te spiegelen of de randpixels door te trekken. Je downloadt een PDF met afloop, snijlijn en snijtekens op lagen met een naam, of een eenvoudige versie waarin alleen de afloop is toegevoegd. De tool draait in je browser en er wordt niets geüpload. De tool trekt door wat al aan elke rand staat, dus de afloop bestaat uit je eigen ontwerp, en tekst of kaders dicht bij de snijlijn verdienen nog één laatste blik; voor egale kleuren en foto's die precies tot de rand moeten doorlopen, is de methode met het paginaformaat hierboven de snelste route.

Verder lezen

Zie ook afloop toevoegen in Photoshop, afloop toevoegen in Illustrator, afloop toevoegen in Canva, wat is afloop bij drukwerk en afloop bij visitekaartjes.

Heeft Microsoft Word een instelling voor afloop?

Nee. Word heeft marges, kopteksten en een afdrukgebied, maar geen veld voor afloop en geen snijtekens. Voor afloop maak je de pagina zelf groter dan het eindformaat (met de afloop aan beide kanten erbij), laat je de achtergrond doorlopen tot de rand van de pagina en exporteer je een PDF.

Hoe stel ik een Word-pagina in voor 3 mm afloop?

Open “Indeling → Formaat → Meer papierformaten” en vul de breedte en hoogte van het eindformaat in, elk plus 6 mm. Een A4-flyer wordt 216 x 303 mm. Stel daarna onder “Indeling → Marges → Aangepaste marges” marges in van minstens 6 mm (3 mm afloop plus 3 mm veiligheidsmarge), zodat tekst uit de buurt van de snijlijn blijft.

Waarom waarschuwt Word dat de marges buiten het afdrukgebied liggen?

Die waarschuwing gaat over je kantoorprinter, die niet tot helemaal aan de rand van een vel kan printen. Een PDF-export houdt ze niet tegen, en ze doet er niet toe als een drukkerij je PDF op een groter vel drukt en daarna bijsnijdt. Negeer de waarschuwing en exporteer.

Kan ik afloop toevoegen aan een Word-document dat ik al als PDF heb geëxporteerd?

Ja. Sleep de PDF naar de gratis tool Afloop en veiligheidsmarge berekenen van Proofscene, vul de afloop in en download een PDF met de afloop rond de pagina. De tool laat het ontwerp voorbij de rand doorlopen, dus de afloop bestaat uit je eigen ontwerp; tekst en kaders dicht bij de snijlijn verdienen nog één laatste blik voordat je het bestand verstuurt. Voor een document waaraan je nog werkt, krijg je hetzelfde resultaat rechtstreeks uit Word door de afloop in het paginaformaat op te nemen.

Waarom zien de afbeeldingen in mijn PDF uit Word er onscherp uit?

Word comprimeert afbeeldingen bij het opslaan of exporteren. Zet dat uit in “Bestand → Opties → Geavanceerd”, onder “Grootte en kwaliteit van afbeelding”, door “Afbeeldingen in bestand niet comprimeren” aan te vinken en de hoogste standaardresolutie te kiezen. Exporteer daarna met de standaardkwaliteit (voor afdrukken), niet met minimale grootte.

Moet ik bij het exporteren “Voldoet aan ISO 19005-1 (PDF/A)” aanvinken?

Nee, laat die optie voor drukwerk uit. PDF/A is een archiefformaat en een drukker heeft het niet nodig. Kies de kwaliteit “Standaard” of de optie die het beste is voor afdrukken, en zorg dat de lettertypen zijn ingesloten.