Checklist de aprovação de prova de impressão

Antes de liberar qualquer trabalho gráfico, confira seis pontos, nesta ordem: a identificação do trabalho e a versão da prova, a arte e o texto, a preparação técnica de pré-impressão, a especificação de cor, o acabamento e a estrutura e, por fim, o registro de aprovação. Siga essa sequência: cada etapa pressupõe que a anterior está resolvida, e revisar o texto em uma prova que acaba sendo a versão errada é esforço perdido.

1. Identificação do trabalho e versão

1. O número do pedido e o nome do cliente conferem com a encomenda.
2. A versão da prova é a atual, e todas as versões anteriores estão claramente marcadas como substituídas.
3. A quantidade na prova confere com a quantidade pedida, incluindo qualquer variação de tiragem para mais ou para menos que tenha sido combinada.
4. Todos os componentes de um trabalho com várias partes estão presentes: cada SKU, tamanho, idioma e variante.
5. A data e o endereço de entrega estão corretos, e o prazo é viável a partir desta liberação.

2. Arte e texto

1. Todas as superfícies impressas aparecem: frente, verso, todos os painéis e as faces internas, se forem impressas.
2. O texto foi lido por inteiro e comparado com o original aprovado, por alguém que não o diagramou.
3. Nomes, cargos, endereços, telefones, e-mails e endereços de sites estão atualizados.
4. Preços, datas, tamanhos, pesos e volumes estão corretos e coerentes entre os painéis.
5. Os logos estão nas versões aprovadas atuais, com a área de proteção e o tamanho mínimo corretos.
6. Os textos legais, regulatórios e de certificação estão presentes, completos e na posição exigida.
7. Os códigos de barras e os QR codes estão corretos e escaneáveis, com zona de silêncio e contraste adequados.
8. Os campos variáveis ou personalizados aparecem como marcadores de posição, e a fonte de dados está confirmada.

3. Pré-impressão técnica

1. Todas as imagens têm resolução suficiente no tamanho final de reprodução.
2. Há sangria em todas as bordas de corte, na medida exigida.
3. Nenhum texto ou elemento essencial invade a margem de segurança.
4. As fontes estão incorporadas ou convertidas em curvas; nenhuma fonte foi substituída.
5. O espaço de cor está correto para o processo: nenhum elemento RGB esquecido nem canal de cor especial indesejado.
6. O preto calçado e o preto de registro estão bem aplicados; textos pequenos não estão em quatro cores.
7. As configurações de sobreimpressão e vazado são intencionais, principalmente em elementos brancos e claros.
8. O trapping é adequado ao processo e ao substrato.
9. A carga total de tinta está dentro dos limites do material e da máquina.
10. As linhas de faca de corte e vinco, de vinco e de picote estão corretas, em camadas próprias e configuradas como não imprimíveis.

4. Cor

1. A composição de tintas está explícita: cores de escala, cores especiais pela referência Pantone (com a variante C ou U, coated ou uncoated) e qualquer tinta especial.
2. As cores especiais que vão ser convertidas para escala estão identificadas, e o cliente foi avisado.
3. Quando a cor exata da marca importa, uma prova contratual ou uma amostra física foi entregue e assinada.
4. Cada cor da prova está identificada pela composição CMYK ou pelo número Pantone, e há uma prova contratual agendada para qualquer cor crítica da marca.
5. O efeito do substrato e do processo sobre cada cor foi anotado na prova antes da aprovação.

5. Acabamento e estrutura

1. O substrato, a gramatura e o sentido da fibra estão confirmados e disponíveis.
2. O tipo de revestimento ou de laminação e os lados que o recebem estão especificados.
3. As áreas de verniz UV localizado, hot stamping, alto-relevo e baixo-relevo são mostradas com a cobertura exata, em vez de apenas mencionadas.
4. O registro entre a impressão e o enobrecimento foi conferido onde um encontra o outro.
5. A dobra, a colagem e a montagem foram revisadas em uma vista montada, e não só na arte planificada.
6. Os itens especiais estão confirmados: janelas, berços, fitas, ímãs, picotes, lacres.
7. A embalagem de transporte e o formato de entrega estão combinados.

6. O registro de aprovação

1. Quem aprovou foi uma pessoa identificada e com autoridade, e não um “o cliente” sem nome.
2. A aprovação está vinculada a uma versão específica da prova, que pode ser recuperada e não foi alterada.
3. A aprovação tem data e hora registradas.
4. O escopo da aprovação está declarado: o que ela cobre e, explicitamente, o que não cobre.
5. Todas as alterações pedidas foram feitas e passaram por nova prova, ou foram formalmente retiradas.
6. O registro está guardado junto com o trabalho, onde qualquer pessoa que precise dele consegue encontrá-lo.

A verificação final antes da liberação

Um último passo, e é o que as gráficas mais pulam sob pressão de prazo: confirme que o arquivo que vai para a chapa, para a máquina ou para a saída é exatamente o arquivo que foi aprovado. Confira o nome do arquivo, a data e a hora da última modificação e a marcação da versão. Se houve qualquer edição depois da aprovação (mesmo uma “mínima”), faça uma nova prova ou registre de forma explícita que o cliente autorizou aquela alteração específica. Todas as verificações acima dependem desta.

Como usar este checklist na gráfica

Divida o checklist por função, em vez de uma pessoa só fazer tudo de ponta a ponta. A pré-impressão cuida das seções 3 e 5; o atendimento, das seções 1 e 6; e o cliente, da seção 2 e das decisões de cor da seção 4. Depois, peça que uma pessoa faça a verificação final antes da liberação como um ato à parte e deliberado, e não como parte da preparação dos arquivos. Separar “preparar” de “liberar” é uma pequena mudança estrutural que pega um número surpreendente de erros de última hora.

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Use este checklist junto com o que uma prova em PDF deve conter, como aprovar arte de embalagem online e como documentar a aprovação do cliente. Para entender a lógica por trás dele, veja como a aprovação de arte evita reimpressões.